Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mà bạn cần phái lưu ý

Cách hủy hóa đơn điện tử là nội dung được nhiều người dùng quan tâm bởi trong quá trình sử dụng, việc sai sót khi lập và gửi hoá đơn là khó tránh khỏi. Hóa đơn điện tử sẽ phải hủy do lập sai hoặc đơn vị ngừng hoạt động. Hãy tham khảo bài viết sau đây để biết cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định và nhanh chóng. 

1. Cách hủy hóa đơn điện tử chưa ký số (chưa phát hành)

Hủy hóa đơn điện tử chưa ký số (chưa phát hành hay hóa đơn nháp) khá đơn giản. Bạn sẽ phải hủy hóa đơn nháp này mà không thể chỉnh sửa trong trường hợp: hóa đơn đã lập nháp nhưng do doanh nghiệp thay đổi thông tin như: địa chỉ, tên… (do thay đổi giấy phép kinh doanh) mà bạn chưa cập nhật lại thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử. Khi đó, bạn phải hủy hóa đơn nháp và cập nhật thông tin mới trên phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó, xuất hóa đơn mới thay thế để các thông tin trên hóa đơn đúng theo giấy phép kinh doanh mới.

Để hủy hóa đơn trong trường hợp này, người lập thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Người dùng mở phần mềm hóa đơn điện tử. 
• Bước 2: Sau đó, chọn vào hóa đơn điện tử chờ ký và chọn “Xóa bỏ” để hủy tất cả những hóa đơn chưa thay đổi thông tin là hoàn thành. 

2. Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành (đã ký số) và gửi cho bên mua hàng

Trong trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và đã gửi cho bên mua hàng thì cần thực hiện nhiều thủ tục hơn so với hóa đơn nháp. Đồng thời, cần xem xét từng trường hợp hóa đơn đã kê khai hay chưa để thực hiện hủy cho đúng quy định. 

2.1. Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa và chưa kê khai 

Đây là trường hợp: bên bán đã lập hóa đơn, đã ký số và gửi qua cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa/dịch vụ và cả 2 bên chưa kê khai. Khi đó mới phát hiện sai sót về thông tin đơn vị mua hàng, số lượng hàng, đơn giá hàng hóa.

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn trong trường hợp kê khai hoặc thiếu thông tin số lượng hàng, đơn giá, số tiền thì cần hủy bỏ hóa đơn và lập biên bản thu hồi hóa đơn. Trong biên bản thu hồi cần thể hiện rõ được nguyên nhân thu hồi hóa đơn và 2 bên cùng ký xác nhận, mỗi bên lưu 1 bản. Sau đó, lập hóa đơn mới thay thế theo quy định.

Các bước hủy hóa đơn trong trường hợp này:

Bước 1: Xóa bỏ hóa đơn điện tử lập sai trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế

Người dùng vào danh mục “Hóa đơn” chọn “Lập hóa đơn” và chọn dải hóa đơn cần lập.

Sau đó chọn “Thêm (F4)” và tiến hành các bước lập như: điền thông tin công ty, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất…để lập hóa đơn thay thế.

Bước 3: Lập biên bản xác nhận xóa bỏ hóa đơn. Trong biên bản cần thể hiện được số hóa đơn xóa bỏ, lý do xóa bỏ. 

2.2. Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa/dịch và 2 bên đã thực hiện kê khai

Trường hợp này bên lập hóa đơn không thể thực hiện thao tác hủy hóa đơn cũ và thay thế hóa đơn mới mà bắt buộc phải thực hiện “Điều chỉnh hóa đơn”.

Bởi theo căn cứ tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, có quy định trong trường hợp hóa đơn lập sai nhưng 2 bên đã thực hiện kê khai thì cần lập biên bản điều chỉnh có xác nhận của 2 bên. Trong biên bản điều chỉnh cần ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh. Sau đó, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để (tăng, giảm) số lượng hàng, giá bán cho đúng.

• Trường hợp 1: Điều chỉnh tăng – Điều chỉnh tăng số lượng, đơn giá hàng hóa

Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh tăng” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh. 

Bước 2: Chọn hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh tăng.

Bước 3: Điền thông tin về văn bản điều chỉnh, nêu ngắn gọn lý do điều chỉnh và thông tin về đơn giá, số lượng cần tăng. 

Cuối cùng bạn ấn “Lưu” và hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn mới ở trạng thái “Điều chỉnh tăng”, hóa đơn cũ là “Bị điều chỉnh” là hoàn thiện. 

• Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm – Điều chỉnh giảm số lượng, đơn giá hàng hóa

Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh giảm” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh. 

Bước 2: Chọn hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm

Bước 3: Điền thông tin về văn bản điều chỉnh, nêu ngắn gọn lý do điều chỉnh giảm và thông tin về đơn giá, số lượng cần giảm. Rồi bấm “Lưu” là hoàn thành. 

• Trường hợp 3: Sai các thông tin khác như đơn vị mua hàng, tên hàng hóa 

Bước 1: Vào phân hệ “Chức năng” chọn “Điều chỉnh khác” sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh. 

Bước 2: Điền các thông tin về văn bản, lý do điều chỉnh chi tiết rồi bấm “Lưu” là hoàn thành. 

3. Cách hủy hóa đơn theo Thông tư cũ còn tồn hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. 

Theo khoản 3, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể như sau: “Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này”.

Như vậy, các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đều phải hủy bỏ toàn bộ hóa đơn cũ và sử dụng sang hóa đơn mới theo Thông tư 78.

Các bước hủy hóa đơn theo Thông tư cũ còn tồn

Bước 1: Vào ứng dụng hóa đơn điện tử (ứng dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng) chọn mục “Đăng ký phát hành hóa đơn” và chọn “Thông báo hủy”.

Bước 2: Chọn phương pháp hủy hóa đơn bằng phương pháp điện tử. 

Bước 3: Lựa chọn số hóa đơn cần hủy (lưu ý cần chọn toàn bộ số hóa đơn còn lại chưa sử dụng). 

Bước 4: Đính kèm quyết định hủy và biên bản hủy.

Bước 5: Lưu lại thông báo hủy hóa đơn điện tử dưới dạng file XML. 

Bước 6: Sau đó, người dùng vào trang Thuế điện tử để gửi thông báo tới cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp như việc nộp các tờ khai thông thường là hoàn thành. 

4. Cách huỷ hoá đơn điện tử MobiFone Invoice

Mobifone Invoice được người dùng đánh giá là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng, giao diện thân thiện và có độ bảo mật cao. Chính vì vậy, ứng dụng điện tử này được sử dụng khá nhiều tại các đơn vị/doanh nghiệp. Sau đây là các bước hủy hóa đơn điện tử trên ứng dụng Mobifone Invoice để người dùng tham khảo.

Bước 1: Người dùng đăng nhập vào ứng dụng hóa đơn điện tử Mobifone Invoice rồi vào phân hệ “Chức năng” chọn “Xóa bỏ” và kích vào hóa đơn cần hủy. 

Bước 2: Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị một biên bản xóa bỏ và người dùng điền các thông tin như: văn bản thống nhất hủy hóa đơn, ngày lập văn bản hủy và lý do hủy hóa đơn. Sau đó nhấn “Lưu”. 

Bước 3: Khi bạn đã thực hiện hủy hóa đơn thì trạng thái của hóa đơn mà bạn hủy ở trạng thái “Xóa bỏ”.

Bước 4: Người lập hóa đơn gửi biên bản hủy hóa đơn cho bên mua để ký xác nhận. Biên bản hủy hóa đơn được tích hợp sẵn trên hệ thống và bạn chỉ cần in ra để 2 bên cùng ký xác nhận. 

Bước 5: Tùy vào nguyên nhân hủy hóa đơn để bạn lập thêm hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm cho phù hợp. 

Bạn có thể tham khảo thêm các bước lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế tại đây.

Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn biết cách hủy hóa đơn điện tử và hoàn thiện các thủ tục hủy hóa đơn theo đúng quy định. Hãy sử dụng những phần mềm giao diện thân thiện, dễ sử dụng như MobiFone Invoice để thực hiện các thao tác lập, hủy hóa đơn nhanh chóng, đơn giản.

Để được tư vấn thêm về các bước hủy hóa đơn điện tử bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.