Chữ ký số để làm gì? 7+ Công dụng và lợi ích trong thời kỳ công nghệ số

Trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0, chữ ký số đang được sử dụng rộng rãi nhờ tính thuận tiện của nó. Tuy vậy, vẫn có nhiều người thắc mắc không biết chữ ký số để làm gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn làm rõ hơn về những công dụng và lợi ích của chữ ký số.

Theo khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dùng mật mã không đối xứng để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu và khóa công khai của người ký sẽ được xác định chính xác.

1. Công dụng của chữ ký số

Chữ ký số mang lại rất nhiều công dụng hữu ích với người dùng. Cụ thể:

1.1. Thay thế cho chữ ký tay

Hiện nay, chữ ký số đã được dùng để thay thế cho chữ ký tay khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số. Các loại giao dịch được pháp luật cho phép sử dụng chữ ký số là ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm,…

Đối với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.

1.2. Dùng để ký trong các giao dịch điện tử

Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt và đặc biệt hữu ích khi 2 công ty có khoảng cách địa lý lớn. Vai trò của chữ ký số lúc này là ký các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư.

Trước đây, các giao dịch điện tử phổ biến như đầu tư chứng khoán, mua bán hàng trực tuyến, thanh toán online và chuyển tiền trực tuyến thường được thực hiện thông qua các các tài khoản VISA, Master. Các dịch vụ này hiện nay tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ bị đánh cắp tiền hay các thông tin cá nhân. Do đó, sử dụng chữ ký số với độ bảo mật cao giúp hỗ trợ các cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch nói trên một cách an toàn nhất.

1.3. Thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp

Các thủ tục hành chính hiện nay cũng đang được phát triển trên nền tảng Internet, hỗ trợ người dân và các doanh nghiệp mà không cần phải đi tới các trụ sở hành chính. Vì vậy, một dấu ấn/mã số đặc trưng, đảm bảo về mặt pháp lý cho từng người dân hoặc doanh nghiệp như chữ ký số là điều cần thiết.

Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản, giúp đảm bảo sự thống nhất và đơn giản hóa các thủ tục hành chính.

1.4. Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử

Khi thực hiện các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phải làm rất nhiều thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước cho từng hoạt động riêng lẻ. Nếu phải thực hiện từng bước tại trụ sở các cơ quan hành chính, sẽ gây mất rất nhiều thời gian.

Sử dụng chữ ký số sẽ hạn chế được tình trạng này. Theo sự phát triển của thời đại, các cơ quan nhà nước cũng từng bước được cập nhật và trong tương lai sẽ làm việc hoàn toàn trực tuyến và một cửa. Đồng thời, chữ ký số đã được cấp phép để sử dụng với các ứng dụng chính phủ điện tử, vì thế bạn sẽ chỉ cần khai vào mẫu và ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin một xác nhận của cơ quan nhà nước.

1.5. Sử dụng để kê khai trực tuyến

Chữ ký số cũng được dùng để thực hiện các hoạt động kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hay khai báo với cơ quan hải quan, thực hiện các giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử.

Việc kê khai bằng chữ ký số sẽ giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho các cơ quan nhà nước khi đánh giá và xác nhận các thông tin được kê khai. Ngoài ra, khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kê khai trực tuyến bằng chữ ký số sẽ không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu của công ty và hạn chế thiếu sót giấy tờ, thông tin làm chậm quá trình kê khai.

2. Lợi ích của chữ ký số

Có thể thấy chữ ký số được áp dụng trong nhiều hoạt động đa dạng trên nền tảng trực tuyến. Vậy lợi ích nào của chữ ký số giúp nó được áp dụng nhiều như vậy?

2.1. Tính bảo mật và chính xác cao

Chữ ký số điện tử là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao. Quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) và sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Công nghệ này có lợi ích:

• Giúp những người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác thông tin của người ký. Việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi, do đó người nhận không phải lo lắng về việc bị giả mạo hay lừa đảo.
• Đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng và thông tin của văn bản hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ 3.

Không chỉ giúp bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, các hồ sơ trực tuyến với chữ ký số còn được công nhận về mặt pháp lý tương đương các hồ sơ bản cứng (có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của tổ chức/doanh nghiệp). Chính vì thế, trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Từ đó giúp cá nhân/cơ quan/tổ chức yên tâm hơn khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Chữ ký số cũng là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký khi có tranh chấp xảy ra, và đảm bảo các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung/thông điệp trong tài liệu đã ký.

2.2. Trao đổi dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng

Với các tài liệu giấy, phải mất thời gian, công sức để in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch. Chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những bất cập đó.

Chữ ký số giúp giúp việc trao đổi dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị… Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua Internet ở mọi thời điểm, bằng mọi thiết bị điện tử đủ chức năng mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp. Bên cạnh đó, loại chữ ký số này còn có khả năng thiết lập luồng ký kết, phân quyền sử dụng giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty, làm giảm thời gian di chuyển, in ấn, hay chờ tới lượt ký.

Chữ ký số ngày càng được phổ biến nhờ những công dụng và lợi ích tuyệt vời của nó. Hy vọng bài viết “chữ ký số để làm gì?” sẽ giúp bạn có thêm thông tin để biết cách sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và tiện lợi cho các hoạt động thương mại trong thời đại công nghệ 4.0.
Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin về chủ đề trên, vui lòng liên hệ Hotline 0936 110 116 để có thông tin chi tiết nhất nhé!