Chữ ký số điện tử là gì? Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Khi xu hướng internet hóa diễn ra ngày càng mạnh mẽ ở tất cả mọi lĩnh vực thì sự phát triển của chữ ký số khiến doanh nghiệp đã kịp thời bắt nhịp kịp cùng với cuộc đua này. Vậy chữ ký số là gì? Có quy định nào về chữ ký số trên hóa đơn điện tử hay không?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử, hay còn được biết đến là Token USB. Thiết bị này đã được mã hóa toàn bộ các dữ liệu và thông tin của cá nhân hay tổ chức. Thay vì phải ký trực tiếp lên các văn bản hay tài liệu, giờ đây doanh nghiệp có thẻ sử dụng chữ ký số để thực hiện công việc này. Theo quy định của pháp luật hiện hành, chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý và giá trị như chữ ký tay của cá nhân hay tổ chức.

2. Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

Hầu hết các giao dịch hiện nay đều được thực hiện thông qua internet. Do vậy, việc sử dụng chữ ký số đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong các giao dịch này. Có thể kể đến một số công dụng của chữ ký số như:

• Kê khai thuế qua internet và nộp thuế điện tử
• Kê khai thuế hải quan
• Thực hiện các giao dịch điện tử với ngân hàng
• Thực hiện các giao dịch chứng khoán điện tử
• Giao dịch với cổng thông tin một cửa quốc gia hay các cơ quan hành chính khách
• Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử

3. Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử và chữ ký số hoàn toàn có thể dùng thay thế cho chữ ký tay truyền thống và được ứng dụng nhiều trong các giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử có thể là bất kỳ một biểu tượng, hình ảnh hay quy trình nào đó, được đính kèm tin nhắn hoặc tài liệu với mục đích thể hiện danh tính của người ký.

Tuy nhiên, loại chữ ký này không sử dụng mã hóa và hoàn toàn không phụ thuộc vào bất cứ tiêu chuẩn nào. Cơ chế xác thực thông tin thông qua địa chỉ email hoặc mã PIN điện thoại. Chữ ký điện tử rất dễ bị giả mạo nên trong nhiều trường hợp không đem lại giá trị pháp lý.

Chữ ký điện tử thực sự không phải là giải pháp tuyệt vời danh cho doanh nghiệp trong mọi trường hợp.

Trong khi đó, chữ ký số sử dụng các phương pháp mã hóa mật mã, giúp đảm bảo danh tính người dung, tính toàn vẹn của tài liệu và văn bản đã ký. Cơ chế bảo mật dựa vào ID kỹ thuật số nên hoàn toàn không xảy r tình trạng bị sao chép, giả mạo hoặc thay đổi bất hợp pháp.

3. Cách ký chữ ký số

Chữ ký số là sản phẩm điện tử không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên thì không phải ai cũng biết cách ký chữ ký số. Dưới đây, mobiphone sẽ hướng dẫn bạn cách ký chữ ký số vào file hợp đồng với phần mềm Foxit reader và ký chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử.

3.1 Cách ký chữ ký số vào file hợp đồng doanh nghiệp

Để tiến hành ký chữ ký số vào file văn bản này, bạn cần chuẩn bị: Phần mềm đọc định dạng file .PDF, chữ ký số Token USB. Các bước thực hiện như sau:

• Mở file hợp đồng ở định dạng PDF và phần mềm Foxit reader
• Chọn Protect, chọn Sign & Certify, chọn tiếp Place Signature để tiến hành ký chữ ký số lên văn bản
• Chọn nơi hiển thị chữ ký số
• Xuất hiện form mẫu chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign
• Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ, chọn Save
• Xuất hiện hộp thoại yêu cầu truy xuất đến Token USB, nhập mật khẩu và nhấn đăng nhập là đã hoàn tất
• Kiểm tra lại thông tin chữ ký số token vừa được ký vào văn bản ở biểu tượng cây viết menu bên trái

3.2 Cách ký chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

• Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, kê khai thông tin hóa đơn bao gồm: mã số thuế, địa chỉ người mua/người bán, mã hàng, số lượng, thuế suất…
• Kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin được kê khai và chọn ô Xuất hóa đơn
• Phần mềm sẽ hiện thông báo yêu cầu cắm Token USB. Đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp là đã có thể tiến hành ký số lên văn bản.

4. Phần mềm chữ ký số MobiCA giá rẻ

Với nhu cầu sử dụng chữ ký số ngày càng lớn như hiện nay, Mobiphone đã triển khai dịch vụ phần mềm chữ ký số MobiCA. Hệ thống này chuyên cung cấp dịch vụ ký số, xác thực điện tử và mã hóa các giao dịch cho khách hàng. MobiCA ký số trên Token USB, ký số qua SIM PKI cho các giao dịch điện tử. Ưu điểm của dịch vụ ký số MobiCA:

• Tính bảo mật cao
• Tính xác thực hoàn hảo
• Sử dụng mọi lúc, mọi nơi, với mọi thiết bị điện thoại di động
• Tiết kiệm thời gian và chi phí cho chính doanh nghiệp

Khách hàng quan tâm đến dịch vụ chữ ký số MobiCA, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline để được tư vấn chính xác nhất!