Chứng thư số bị thu hồi: Nguyên nhân và cách giải quyết?

Chứng thư số bị thu hồi gây ra nhiều ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động giao dịch điện tử, kê khai thuế, thông tin doanh nghiệp của các cá nhân tổ chức/doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những cách giải quyết trong trường hợp chứng thư số bị thu hồi. Theo dõi ngay bạn nhé!

1. Các trường hợp chứng thư số bị thu hồi và cách giải quyết

Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp chứng thư số bị thu hồi để tránh bị ảnh hưởng bởi việc này. Theo thông tư 08/2016/TT-BQP, các trường hợp sau chứng thư số sẽ bị thu hồi:

1 – Đối với mọi loại chứng thư số:

• Thu hồi khi thời hạn sử dụng đã hết.
• Khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ.
• Thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc.
• Thiết bị lưu khóa bí mật bị hỏng.

Giải pháp:

• Trường hợp chứng thư số hết hạn có thể khắc phục bằng cách gia hạn chứng thư số với với các nhà cung cấp.
• Các trường hợp còn lại cần liên hệ với nhà cung cấp để đảm bảo chứng thư số cũ đã được thu hồi và đăng ký chứng thư số mới.

2 – Đối với chứng thư số cá nhân:

• Các trường hợp quy định tại mục Đối với mọi loại chứng thư số.
• Cá nhân thay đổi vị trí công tác mà thông tin về vị trí công tác mới không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
• Cá nhân nghỉ hưu, thôi việc hoặc từ trần.

Giải pháp:

• Trường hợp các cá nhân thay đổi vị trí công tác có thể thực hiện thay đổi thông tin trong chứng thư số theo hướng dẫn của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu chính phủ.
• Các trường hợp còn lại có thể đăng ký lại chứng thư số mới nếu cần.

3 – Đối với chứng thư số của cá nhân có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, người có chức danh nhà nước:

• Các trường hợp quy định tại mục Đối với mọi loại chứng thư số và Đối với chứng thư số của cá nhân.
• Cá nhân thay đổi thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, thay đổi chức danh nhà nước.

Giải pháp: Trường hợp này các cá nhân có thể giải quyết bằng cách thay đổi thông tin trong chứng thư số theo hướng dẫn của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.

4 – Đối với chứng thư số của cơ quan, tổ chức:

• Các trường hợp quy định tại mục Đối với mọi loại chứng thư số.
• Cơ quan, tổ chức giải thể, đổi tên hoặc địa chỉ hoạt động mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.

Giải pháp: Cơ quan, tổ chức đổi tên hoặc địa chỉ hoạt động mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số có thể khắc phục bằng cách đăng ký thay đổi thông tin trong chứng thư số hoặc đăng ký mới.

5 – Đối với chứng thư số của thiết bị, dịch vụ, phần mềm trong trường hợp:

• Các trường hợp quy định tại mục Đối với mọi loại chứng thư số.
• Thiết bị, dịch vụ, phần mềm ngừng hoạt động, đổi tên mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.

Giải pháp: Trường hợp thiết bị, dịch vụ, phần mềm đổi tên có thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số, nhà cung cấp của các sản phẩm này có thể đăng ký chứng thư số mới hoặc thay đổi thông tin trong chứng thư số đang sử dụng.

2. Cách giải quyết khi gặp lỗi “Không thể kiểm tra tình trạng thu hồi của chứng thư số”

Khi thực hiện khai thuế trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế, một số người gặp phải lỗi “Không thể kiểm tra tình trạng thu hồi của chứng thư số”. Lỗi này có thể xuất phát từ 1 trong 2 nguyên nhân:

• Chứng thư số bị thu hồi bởi nhà cung cấp.
• Do phần mềm đọc tờ khai XML – iTaxViewer của Tổng cục Thuế của học là phiên bản cũ không tương thích.

Lỗi do từng nguyên nhân sẽ có cách khắc phục khác nhau. Cụ thể:

1 – Lỗi do nguyên nhân chứng thư số bị thu hồi: Cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp sử dụng chứng thư số cần liên hệ với nhà cung cấp để hoàn thiện các hồ sơ theo yêu cầu và được cấp bù chứng thư số mới. Thời hạn của chứng thư số bị thu hồi sẽ được cấp bù sang chứng thư số mới.

2 – Lỗi do phần mềm đọc tờ khai XML – iTaxViewer: Thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1 – Gỡ phần mềm iTaxViewer trên máy tính: Truy cập vào Control Panel. Trong mục Programs chọn “Uninstall a program” và tìm đến ứng dụng iTaxViewer. Nhấp chuột phải để gỡ cài đặt phần mềm này trên máy tính.

Bước 2 – Cài đặt phần mềm iTaxViewer phiên bản mới nhất: Truy cập vào trang web http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Chọn “Ứng dụng đọc hồ sơ thuế XML – iTaxViewer” và tải phần mềm đọc tờ khai về máy tính. Sau đó giải nén file vừa tải về. Trong thư mục iTaxViewer, tìm và chạy file setup để cài đặt phần mềm.

Bước 3 – Mở lại tờ khai XML và xem kết quả.

3. Cách khắc phục lỗi “Chứng thư số bị thu hồi, chứng thư số hết hạn” của MobiFone

Để khắc phục tình trạng chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi khi sử dụng dịch vụ chứng thư số NewTel-CA của MobiFone, các khách hàng đăng ký cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khách hàng hoàn thành phiếu yêu cầu/hồ sơ đăng ký gia hạn dịch vụ chứng thư số NewTel-CA và gửi hồ sơ cho giao dịch viên (GDV).

Bước 2: GDV sẽ tiếp nhận hồ sơ và xác minh thông tin với khách hàng để sửa đổi và hoàn chỉnh hồ sơ.

Bước 3: GDV sẽ đăng nhập vào tài khoản được cấp theo đường link https://ra.newtel-ca.vn. Tại đây GDV sẽ tạo giao dịch và đính kèm hồ sơ yêu cầu/gia hạn dịch vụ.

Bước 4: Kiểm duyệt viên (KDV) RA và CA sẽ đăng nhập vào tài khoản được cấp theo đường link https://ra.newtel-ca.vn. KDV sẽ kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của:

• Thông tin khách hàng.
• Hồ sơ đính kèm trên trang bán hàng.
• Hiệu lực của chứng thư số khách hàng đang sử dụng (trong trường hợp gia hạn).

Bước 5: KDV RA/CA thực hiện phê duyệt giao dịch khi các thông tin trên yêu cầu và hồ sơ của khách hàng là chính xác và hợp lệ.

Bước 6: Khách hàng sẽ được GDV hướng dẫn gia hạn/tạo chứng thư số mới. Khi gia hạn chứng thư số, khách hàng còn có thể thực hiện qua ultraviewer/teamviewer theo hướng dẫn của GDV.

Bước 7: GDV sẽ bàn giao token cho khách hàng theo đúng mẫu đơn/hợp đồng/hoá đơn/… và hướng dẫn khách hàng sử dụng/cập nhật thông tin chứng thư số trên các phần mềm, trang dịch vụ công đang sử dụng. Hồ sơ sẽ được hoàn thiện và gửi về nhà cung cấp (MobiFone) để lưu trữ.

4. Cách nộp hồ sơ cho dịch vụ thu hồi chứng thư số

Để nộp hồ sơ cho dịch vụ thu hồi chứng thư số, các doanh nghiệp, tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin ca.gov.vn và đăng nhập theo tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, nhấn vào mục “BẢNG ĐIỀU KHIỂN” và chọn tiếp mục “ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ”.

Bước 3: Nhấn vào hình ảnh phía bên phải của dịch vụ “05-Thu hồi chứng thư số” ở cột “Chuẩn bị hồ sơ”

Bước 4: Nhập thông tin của công văn đề nghị thu hồi chứng thư số và thông tin người tiếp nhận chứng thư số. Các ô có dấu sao (*) sẽ phải nhập vào, không được để trống.

Bước 5: Chọn danh sách chứng thư số và nhập thông tin thu hồi. Nhấn vào “Chọn chứng thư số”.

Bước 6: Danh sách các chứng thư “đang hoạt động” của cơ quan, tổ chức được hiển thị. Nhập thông tin “Lý do thu hồi” tại chứng thư số cần nộp hồ sơ và tích vào ô vuông trước chứng thư số đó. Sau đó nhấn vào “Chọn chứng thư số”.

Bước 7: Nhấn vào hình thùng rác màu đỏ ở phía bên phải của chứng thư số nếu muốn xóa thông tin đăng ký thu hồi chứng thư số đó.

Bước 8: Nhập đầy đủ các thông tin và chọn vào ô vuông “Cam kết những nội dung đăng ký đúng với khai báo của đơn vị”. Sau đó, nhấn vào “Bước tiếp”.

Bước 9: Tải văn bản đề nghị có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp. Nếu chưa có văn bản đề nghị:

• Nhấn “Xuất file đơn đăng ký” sẽ hiển thị đơn đã nhập ở các bước trên ra file PDF.
• Nhấn “Xuất file Word” sẽ hiển thị đơn đã nhập ở các bước trên ra file Word.
• Nếu nội dung đơn không chính xác thì nhấn “Sửa lại đơn đăng ký”.

Sau đó nhấn vào “Tải văn bản đã ký” để tải file công văn lên.

Bước 10: Nhấn “Nộp hồ sơ” để gửi hồ sơ cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Hồ sơ đã hoàn tất và ở trạng thái “Hồ sơ chờ tiếp nhận”. Nếu nhấn vào “Lưu lại và nộp sau”, hồ sơ đã nhập sẽ được lưu lại và ở trạng thái “Dự thảo”. Trang hiển thị sẽ đi tới mục “Danh sách hồ sơ” và hiển thị hồ sơ vừa nộp.

Như vậy, chứng thư số là một công cụ quan trọng cho các cá nhân, tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn tìm ra được nguyên nhân và cách giải quyết hợp lý nhất cho chứng thư số bị thu hồi để công việc luôn được tiến hành trơn tru, thuận lợi.