Chứng thư số là gì? Từ A-z thông tin quy định về chứng thư số

Chứng thư số là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy chứng thư số là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tất tần tật những thông tin liên quan đến chứng thư số dành cho doanh nghiệp, ngay dưới đây nhé!

1. Tìm hiểu về chứng thư số

Chứng thư số là một trong những thông tin bắt buộc cần phải có nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Chứng thư số cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ thông qua phần mềm điện mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức như phương pháp truyền thống.

Chứng thư số là gì?

Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử, được cung cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số. Hiểu một cách đơn giản, chứng thư số giống như giấy chứng minh nhân dân của doanh nghiệp, chuyên dùng trong môi trường điện tử.

Dữ liệu trên chứng thư số bao gồm các thông tin sau: tên thuê bao, số hiệu chứng thư số, thời hạn hiệu lực của chứng thư số và tên tổ chức chứng thực, chữ ký số của tổ chức chứng thực, thư hạn chế mục đích và phạm vi sử dụng, hạn chế về trách nhiệm của tổ chức chứng thực cùng các nội dung cần thiết khác.

Số chứng thư số của cơ quan tổ chức cá nhân là gì?

Theo quy định của pháp luật về sử dụng chữ kỹ số cho văn bản điện tử được ban hành, số chứng thư số của cơ quan, tổ chức, cá nhân chinhs là số chứng thư số do tổng chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cấp cho cá nhân là người đứng đầu cơ quan tổ chức.

Khác biệt giữa chứng thư số và chữ ký số

Nhiều người thường nhầm lẫn với khái niệm chữ ký số. Vậy thực chất giữa chứng thư số và chữ ký số có sự khác biệt như thế nào.

Chữ ký số do chính người sử dụng tạo ra sau khi được cung cấp dịch vụ chứng thư số. Hiểu một cách đơn giản đó là việc đưa khóa bí mật vào phần mềm, giúp tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp hay dữ liệu nào đó của doanh nghiệp. Chữ ký số an toàn nên được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số hiệu lực đó.

2. Cách đăng ký chứng thư số

Để thực hiện đăng ký chứng thư số, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn xin cấp chứng thư số theo mẫu của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Bản sao hợp lệ thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương
• Văn bản ủy quyền cho người thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục này nếu không phải là người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một cặp khóa bí mật và khóa công khai. Doanh nghiệp có thể tự tạo hoặc đưa ra văn bản yêu cầu tổ chức chứng thực chữ ký số tạo cặp khóa cho mình.

Trong một số trường hợp, khi ký tờ khai trên trang thuế điện tử thì gặp báo lỗi “chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế”. Làm thế nào để giải quyết những lối phát sinh này?

3. Hướng dẫn xử lý lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế

Nguyên nhân gây ra lỗi này đó là do bạn mới gia hạn chữ ký số hoặc chuyển đổi chữ ký số sang đơn vị khác nhưng chưa tiến hành cập nhật thông tin số seri trên hệ thống. Các bước thay đổi như sau:

• Gắn token mới vào máy tính
• Đăng nhập hệ thống eTax và thay đổi thông tin dịch vụ trên form Nộp thuế điện tử và form Khai thuế điện tử.

4. Quy trình tham gia đấu thầu chứng thư số đấu thầu qua mạng

• Chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu: đơn đăng ký của bên mời thầu và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập doanh nghiệp và giấy tờ liên quan khác

• Đăng ký hệ thống đấu thầu qua mạng

– Bước 1: Đăng ký nhận thông tin
– Bước 2: Nhận mã phê duyệt và nhận số tham chiếu
– Bước 3: Nhận chứng thư số
– Bước 4: Đăng ký người đại diện sử dụng chứng thư số

• Xử lý hồ sơ đăng ký tham gia đấu thầu qua mạng trong thời hạn tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ

5. Chứng thư số đấu thầu qua mạng hết hạn phải làm thế nào?

Chứng thư số có thời hạn hiệu lực 1 năm. DO vậy trước khi chứng thư số hết hạn, doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn ngay trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

• Đăng nhập hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
• Chọn Quản lý chứng thư số và chọn gia hạn chứng thư số
• Chọn tiếp chứng thư số cần gia hạn và nhấp OK
• Điền các thông tin được yêu cầu và nhấp OK

6. Cách giải quyết khi mất chứng thư số đấu thầu/ không tìm thấy chứng thư số

Trong trường hợp này, cách tốt nhất là bạn nên đăng ký xin cấp lại chứng thư số.

Đăng ký xin cấp lại Chứng thư số (CTS) và mật khẩu đăng nhập vào hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (muasamcong.mpi.gov.vn)

7. Cách khắc phục lỗi chứng thư số không hợp lệ BHXH

• Truy cập website https://rootca.gov.vn/, tải thông tin chứng thư số tương ứng với nhà cung cấp chữ ký số của doanh nghiệp
• Chọn tương ứng chữ ký số và tải chứng thư số
• Cài đặt thông tin chứng thư số

Sau khi tiến hành tự khắc phục các lỗi phát sinh liên quan đến chứng thư số nhưng thực hiện lại vẫn chưa hết lỗi. Các bạn có thể liên hệ tới tổng đài tư vấn của Mobiphone để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất!