Ký hợp đồng bằng chữ ký số được không | 5 điều cần biết 

Chữ ký số được hầu hết các doanh nghiệp/tổ chức sử dụng để thực hiện các giao dịch điện tử nhanh chóng, tiện lợi. Vậy ký hợp đồng bằng chữ ký số được không?  Điều này là hoàn toàn có thể, chữ ký số sẽ giúp bạn ký hợp đồng với sự bảo mật, an toàn cao và vẫn đảm bảo giá trị pháp lý. Cùng tìm hiểu cụ thể hơn vấn đề này với bài viết sau đây.

1. Ký hợp đồng bằng chữ ký số được không?

Chữ ký số hiện nay đã trở nên quen thuộc và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức. Bạn CÓ thể ký hợp đồng bằng chữ ký số mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý cho cả 2 bên và có giá trị như chữ ký và dấu mộc truyền thống. 

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền sử dụng chữ ký số để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch. Tuy nhiên, chữ ký số phải được cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng được Pháp luật cấp phép hoạt động. Chỉ khi đó chữ ký số ký trên văn bản mới có giá trị pháp lý.

Như vậy, các doanh nghiệp/tổ chức hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng nhằm rút ngắn thời gian thực hiện cam kết giao dịch, tiết kiệm chi phí đi lại để giao kết hợp đồng. 

2. Quy định khi sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng

Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng là điều có thể nhưng bạn cũng cần hiểu rõ những quy định khi sử dụng chữ ký số. Cụ thể:

Để đảm bảo giá trị pháp lý để ký hợp đồng điện tử thì theo Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại điều 9 của Nghị định này.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại điều 9 của Nghị định này”.

Hay nói một cách dễ hiểu, để đảm bảo giá trị pháp lý thì chữ ký số cần thay thế được cả chữ ký và dấu của đơn vị/doanh nghiệp lập hợp đồng. Đồng thời, chữ ký đó phải đảm bảo an toàn và được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền. Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện tối thiểu này, chữ ký số đó không được công nhận và người dùng có nguy cơ gặp rủi ro về mặt pháp lý. 

3. Lợi ích khi ký hợp đồng bằng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng mang lại rất nhiều lợi ích cho người sử dụng. Cụ thể: 

• Nhanh chóng: Với phương pháp truyền thống, 2 bên đối tác phải mất thời gian gặp mặt để trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc gửi chuyển phát nhanh để ký và đóng dấu. Chữ ký số sẽ rút ngắn thời gian hoàn thiện cam kết, việc ký kết sẽ được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.
• Tiết kiệm chi phí: Giúp các đơn vị/doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại, gửi chuyển phát nhanh để ký kết hợp đồng.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Việc kết thúc ký kết hợp đồng sớm giúp bạn sớm hoàn thành hợp đồng, có thêm nhiều cơ hội hợp tác mới. Ngoài ra, sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng còn tạo được sự thiện cảm và nâng cao tính chuyên nghiệp khi hợp tác với các đối tác.
• Tính bảo mật cao: Chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng và tạo chữ ký số riêng cho doanh nghiệp. Người ký sở hữu 1 mã PIN duy nhất có khả năng xác thực lệnh ký số, nếu không có mã PIN thì không thể ký được. Vì vậy, ký hợp đồng bằng chữ ký số đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao và không lo bị giả mạo.

4. Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số

Để hoàn thiện một bản hợp đồng được ký kết bằng chữ ký số thì yếu tố cần là cả hai bên đối tác đều sở hữu chữ ký số. Quy trình ký kết sẽ được thực hiện theo từng bước như sau:

Bước 1: Bên làm hợp đồng gửi cho đối tác bản hợp đồng nháp để tham khảo và 2 bên thống nhất các điều khoản để có 1 bản hợp đồng cuối cùng.

Bước 2: Khi đã có một bản hợp đồng thống nhất thì bên làm hợp đồng sử dụng chữ ký số để ký trước.

Bước 3: Sau khi ký xong bên làm hợp đồng gửi lại cho bên đối tác để thực hiện ký bằng chữ ký số.

Bước 4: Sau khi bên đối tác ký thì cần lưu lại bản hợp đồng khi đã có chữ ký đầy đủ của 2 bên và gửi lại email cho bên làm hợp đồng. Bởi đây mới là văn bản cuối cùng có giá trị pháp lý và ràng buộc quyền lợi, nghĩa vụ của 2 bên.

Bước 5: Mỗi bên có thể in ra một bản để lưu trữ hồ sơ và sử dụng khi có thanh tra, kiểm tra.

5. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng

Sau đây là các bước chi tiết cách sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng giúp người dùng có thể dễ dàng thực hiện.

Bước 1: Mở file hợp đồng PDF cần ký bằng Adobe Reader, Tải Adobe Reader tại đây.

Bước 2: Chọn vào biểu tượng Sign ở trên thanh công cụ.

Bước 3: Chọn phần “Place Signature” để chọn vị trí đặt chữ ký số trên văn bản.

Bước 4: Chọn “Use a certificate” để sử dụng chữ ký số ký hợp đồng. Rồi sau đó bấm “Next” để thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 5: Tạo khung chứa chữ ký, khi màn hình hiển thị chọn “Drag New Signature Rectangle” và di chuột vào vùng đặt chữ ký số.

Bước 6: Chọn đúng chứng thư số để ký và chọn “Sign”.

Bước 7: Sau khi đã ký thành công thì người dùng lưu file hợp đồng có chữ ký vào ổ D hoặc C hoặc E sao cho thuận tiện và dễ nhớ.

Bước 8: Nhập mã pin token và nhấn “Đăng nhập” để hoàn tất việc ký số hợp đồng.

Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc gặp mặt hay gửi chuyển phát nhanh để ký và đóng dấu theo phương pháp truyền thống.

Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc ký hợp đồng bằng chữ ký số được không? Ngoài ký số các bảng kê để gửi thuế, bảo hiểm, hải quan thì chữ ký số còn được sử dụng để ký hợp đồng nhanh chóng, tiện lợi và nâng cao tính chuyên nghiệp của các tổ chức/doanh nghiệp hiệu quả.