Top 06 tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone

Giải pháp văn phòng điện tử Smart Office MobiFone đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Điều này là nhờ các tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả và toàn diện trên nhiều lĩnh vực. 

1. Lợi ích của giải pháp Smart Office MobiFone

Giải pháp văn phòng điện tử Smart Office MobiFone giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành các hoạt động văn phòng và nghiệp vụ hành chính một cách hiệu quả và nhanh chóng. Cụ thể, Smart Office MobiFone đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

• Xử lý công việc mọi lúc mọi nơi: Công việc có thể được xử lý trực tiếp trên các thiết bị điện tử cá nhân (máy tính, điện thoại, tablet), hạn chế các rào cản về không gian, thời gian. Từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hoá hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động vận hành và kinh doanh.
• Ký số tiện lợi, an toàn: Smart Office MobiFone tích hợp ký số tiện lợi nhờ sử dụng công nghệ SIM PKI, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn bảo mật EAL 4+ (MobiFone, Vinaphone, Viettel,…). Nhờ vậy, các tài liệu, văn bản và giao dịch được phê duyệt kịp thời, đẩy nhanh tốc độ và hiệu quả công việc. 
• Tìm kiếm công việc nhanh chóng: Với các tính năng của giải pháp Smart Office đang được áp dụng công nghệ Elastic Search cho phép tìm kiếm với tốc độ nhanh và theo nội dung văn bản, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất công việc và tăng hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
• Bảo mật dữ liệu tuyệt đối: Với Smart Office MobiFone, dữ liệu được mã hóa và watermark khi kết xuất ra ngoài. Đồng thời, hệ thống bảo mật nhiều lớp cùng với tính năng chống xâm nhập, tấn công DDOS, Antivirus,… giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, giảm rủi ro mất mát thông tin cho doanh nghiệp. 
• Quy trình linh hoạt: Khi sử dụng MobiFone Smart Office, doanh nghiệp có thể lựa chọn và thanh toán cho các tính năng theo nhu cầu. Từ đó, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, kiểm soát ngân sách tốt hơn để tập trung vào mục tiêu phát triển công ty.
• Dễ dàng sử dụng trên đa nền tảng: Giải pháp hỗ trợ trên nhiều nền tảng website và ứng dụng mobile (iOS và Android). Từ đó, doanh nghiệp tạo được kết nối đồng bộ, giúp xử lý công việc mọi lúc mọi nơi và tiết kiệm được chi phí cơ sở vật chất.

2. 06 Tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone

Smart Office MobiFone với 6 tính năng nổi bật được phát triển thành các hệ thống ứng dụng tương ứng, giúp đáp ứng mọi yêu cầu về vận hành doanh nghiệp. Cụ thể:

2.1. Quản lý toàn diện quy trình làm việc bằng MobiFone eOffice

MobiFone eOffice giúp quản lý toàn diện công việc cùng các quy trình và nghiệp vụ hành chính. MobiFone eOffice bao gồm các tính năng sau:

Quản lý văn bản: 

Đây là tính năng của giải pháp Smart Office giúp doanh nghiệp quản lý, tổ chức và luân chuyển văn bản trong nội bộ một cách khoa học, nhanh chóng và tiện lợi.

Các chức năng trong quản lý văn bản: quản lý văn bản đến và đi; ký số và chuyển xử lý văn bản; theo dõi lịch sử tác động lên văn bản; tương tác trên văn bản như trao đổi, upload file và comment trên văn bản; báo cáo và thống kê.

Quản lý công việc: 

Giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi, phối hợp các công việc một cách hiệu quả. Các cá nhân cũng dễ dàng lập kế hoạch thực hiện, báo cáo tiến độ công việc kịp thời và nhanh chóng.

Các chức năng trong quản lý công việc: Giao việc; đăng ký công việc; quản lý công việc được giao; theo dõi tiến độ thực hiện công việc; nhắc việc,…

Quản lý hành chính: Giúp số hóa các luồng nghiệp vụ hành chính của doanh nghiệp, hỗ trợ giải quyết các tác nghiệp hành chính một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Các chức năng trong quản lý hành chính: Đăng kí phòng họp, đăng kí điều xe, lịch tuần, đăng kí vé máy bay, khách sạn; theo dõi các quy trình xử lý rõ ràng, tường minh; phê duyệt các yêu cầu; phân loại và tìm kiếm yêu cầu, 

Quản lý lịch họp: 

Giúp quản lý chi tiết thông tin cuộc họp, hỗ trợ điều hành cuộc họp.

Các chức năng trong quản lý lịch họp: Tổ chức các cuộc họp, theo dõi tiến độ và hỗ trợ điều hành cuộc họp, lưu trữ thông tin cuộc họp,…

Quản lý tài liệu: 

Đây là tính năng của giải pháp Smart Office giúp doanh nghiệp quản lý và tổ chức kho dữ liệu một cách khoa học; giúp nhân viên tìm kiếm, tham khảo, cộng tác xử lý dữ liệu dễ dàng và thuận tiện hơn.

Các chức năng trong quản lý tài liệu: Sắp xếp, lưu trữ các tài liệu mẫu, văn bản, quy trình trong hoạt động của doanh nghiệp,…

Số hóa để quản lý quy trình làm việc: 

Giúp doanh nghiệp số hóa, xây dựng và tối ưu các quy trình nghiệp vụ sao cho linh động, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

Các chức năng trong quản lý quy trình làm việc: xây dựng quy trình làm việc, quy trình phòng họp,… 

2.2. Quản trị mọi hoạt động của nhân sự trên MobiFone eHRM

Trong bộ tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone, MobiFone eHRM là giải pháp quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình tuyển dụng, quản lý, đào tạo và ánh giá nhân sự chuyên nghiệp. MobiFone eHRM bao gồm các tính năng:

• Quản lý thông tin nhân sự: Quản lý, thiết lập và kết xuất hồ sơ nhân sự, khai báo, cập nhật hồ sơ, báo cáo/xem báo cáo thông tin nhân sự, thông báo sinh nhật, thông báo hết hạn hợp đồng lao động,…
• Quản lý chấm công: tự động hóa việc chấm công nhân viên, kết nối với hệ thống quản lý nhân sự để hiển thị thông tin chấm công và phục vụ việc tính lương.
• Quản lý tính lương một cách chuyên nghiệp, tự động hóa tính lương và phân tích hệ thống lương trong doanh nghiệp.
• Quản lý tuyển dụng: Thiết lập quy trình tuyển dụng, báo cáo tình hình tuyển dụng và tiếp nhận của các đơn vị.
• Quản lý KPI: Hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt thông tin nhanh chóng về tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên.
• Đào tạo nội bộ trực tuyến: Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và đào tạo trực tuyến cho cán bộ công nhân viên.

2.3. Truyền thông nội bộ hiệu quả với MobiFone eCollaboration

MobiFone eCollaboration là giải pháp truyền thông nội bộ, giúp doanh nghiệp giao tiếp nội bộ nhanh, dễ dàng và hiệu quả hơn. MobiFone eCollaboration bao gồm các tính năng sau:

• Truyền thông nội bộ: thông báo, phổ biến và truyền thông các sự kiện, tin tức trong nội bộ nhanh chóng.
• Quản lý sự kiện: tổ chức các sự kiện nội bộ và sự kiện bên ngoài một cách tiện lợi, hiệu quả.
• Giao tiếp nội bộ: Tạo kênh tương tác, trao đổi thông tin giữa các nhân viên, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

2.4. Quản lý tài sản dễ dàng, an toàn với MobiFone eAsset

MobiFone eAsset là giải pháp quản lý tài sản, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hữu hình và tài sản vô hình một các khoa học, hiệu quả và tiện lợi. MobiFone eAsset bao gồm các tính năng sau:

• Quản lý thông tin tài sản: Giúp doanh nghiệp quản lý các tài sản cố định, thông tin khấu hao, thông tin sửa chữa, nâng cấp, thanh lý…
• Quản lý dự án: Giúp doanh nghiệp tổ chức, giám sát tiến độ và đánh giá chất lượng của toàn bộ dự án.

2.5. Giải pháp hội nghị trực tuyến thông minh

MobiFone Meeting và MobiFone eCabinet là 2 giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến vô cùng mạnh mẽ trong bộ tính năng của giải pháp Smart Office. Đây là 2 giải pháp điều hành cuộc họp trên nền tảng điện toán đám mây, tích hợp giải pháp Polycom, hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Từ đó giúp cho việc trao đổi công việc, tương tác một cách hiệu quả, mọi lúc mọi nơi.

MobiFone Meeting

Giải pháp này bao gồm các tính năng sau:

• Truyền hình: Cung cấp đầy đủ tính năng hội nghị truyền hình giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trực tuyến một cách dễ dàng, trơn tru. Tiêu biểu: Tạo các cuộc họp cố định, không cố định với chất lượng hình ảnh HD, chia sẻ màn hình, ghi âm, giơ tay, chat, chia sẻ link youtube… 
• Quản lý tương tác, thể hiện, trao đổi nội dung, công việc và điều hành cuộc họp hiệu quả hơn. Tiêu biểu: Quản lý cuộc họp, quản lý tài khoản, tắt tiếng tất cả thành viên, thay đổi nội dung phòng họp, thay đổi phông nền, gửi lời mời qua email, thay đổi chất lượng video kick out thành viên ra khỏi cuộc họp, tạo người quản trị.
• Mở rộng tích hợp: MobiFone eMeeting có khả năng tích hợp dễ dàng với các sản phẩm khác, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
• Sử dụng đa nền tảng: MobiFone eMeeting được phát triển và hỗ trợ làm việc trên nhiều nền tảng (trình duyệt web, app,…), nhiều thiết bị giúp các cuộc họp. Nhờ đó doanh nghiệp giải quyết kịp thời các công việc, nâng cao hiệu quả làm việc.

MobiFone eCabinet

Giải pháp này có tính năng chính là điều hành các cuộc họp trực tuyến cho doanh nghiệp, bao gồm các chức năng: Đăng ký cuộc họp, duyệt cuộc họp/tài liệu họp, lên lịch và gán người tham gia, điểm danh, quản lý phòng hợp, phát biểu, trả lời biểu quyết,…

2.6. Công cụ lưu trữ, quản lý, bảo mật dữ liệu hoàn thiện MobiFone Drive

MobiFone Drive là phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý lưu trữ dữ liệu trực tuyến, quản lý, tìm kiếm, chia sẻ và backup file trên nền tảng cloud của MobiFone. Công cụ này có các tính năng sau đây:

• Lưu trữ, quản lý dữ liệu
• Chia sẻ dữ liệu
• Backup (sao lưu) dữ liệu

Trên đây là thông tin về các tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone. Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được tính năng phù hợp để áp dụng vào điều kiện thực tế của mình, giúp quản trị doanh nghiệp và chuyển đổi số hiệu quả.

Khách hàng có thắc mắc hoặc ý kiến đóng góp về giải pháp Smart Office MobiFone xin vui lòng liên hệ tới số Hotline 0936 110 116 của MobiFone để được hỗ trợ chi tiết.