Đối tượng sử dụng chứng thư số & Những điều cần biết 

Việc sử dụng chứng thư số hiện nay là rất phổ biến khi thực hiện các giao dịch điện tử. Hiểu đúng đối tượng sử dụng chứng thư số sẽ giúp bạn đánh giá được dịch vụ này liệu có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp của mình hay không. Hãy theo dõi bài viết sau đây để có thông tin chi tiết. 

1. Chứng thư số là gì? 

Chứng thư số đi kèm với chữ ký số là không thể thiếu để thực hiện các giao dịch điện tử và đảm bảo tính pháp lý của giao dịch đó. Theo Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác”.

Hay nói cách khác, chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm xác định thông tin định danh cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đó được coi như “chứng minh thư” của các cơ quan, tổ chức cá nhân nhằm thể hiện danh tính của người ký số. Giúp bên nhận giao dịch điện tử xác định được người gửi hồ sơ điện tử.

Hiện nay có 3 khái niệm về chứng thư số bạn cần nắm rõ: chữ ký số có hiệu lực, chữ ký số công cộng, chữ ký số nước ngoài. Trong đó:

• Chứng thư số có hiệu lực: Là chứng thư số vẫn có thể sử dụng chưa bị hết hạn/tạm dừng hay thu hồi.
• Chứng thư số công công: Là chứng thư số được cung cấp bởi tổ đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng.
• Chứng thư số nước ngoài: Được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp.

Các cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp muốn ký các giao dịch điện tử thì phải có chứng thư số. Thông qua chứng thư số sẽ xác minh được chủ thể thực hiện ký giao dịch điện tử.

2. Đối tượng sử dụng chứng thư số 

Hiện nay có 2 nhóm đối tượng chính sử dụng chứng thư số. Đó chính là cá nhân độc lập hoặc tổ chức/doanh nghiệp. 

2.1. Các cá nhân độc lập, không thuộc Tổ chức, doanh nghiệp

Thông thường nhóm đối tượng này sử dụng chứng thư số không thực sự phổ biến. Chủ yếu là các cá nhân có nhiều giao dịch điện tử cần ký số như: chủ quán, chủ cửa hàng kinh doanh…

Khi sử dụng chứng thư số và chữ ký số sẽ thực hiện thay thế chữ ký tay truyền thống. Đồng thời thông qua chứng thư số mang lại cho người dùng nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian di chuyển, gửi thư để ký kết các hóa đơn mua bán lẻ, hợp đồng mua hàng,….
• Thể hiện được tính chuyên nghiệp trong công việc.
• Giúp thực hiện cam kết các giao dịch nhanh chóng và tiện lợi. 

2.2. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Chứng thư số được sử dụng phổ biến nhất là tại các tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, các cơ quan thuế, bảo hiểm, hải quan đều yêu cầu sử dụng hoàn toàn giao dịch điện tử để nộp tờ khai hay 100% các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử, việc sử dụng chứng thư số là điều bắt buộc tại các doanh nghiệp.

Chứng thư số và chữ ký số sẽ thay thế cho con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật với giá trị pháp lý tương đương. Khi sử dụng chứng thư số sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho các đối tượng sử dụng. Cụ thể: 

Các doanh nghiệp sử dụng chứng thư số để kê khai và nộp tờ khai thuế, bảo hiểm, hải quan (nộp tờ khai thuế, bảo hiểm, ký hóa đơn điện tử, tờ khai hải quan…)

• Giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
• Hạn chế được những thủ tục hành chính rườm rà.
• Thực hiện nhanh chóng, tiện lợi mọi lúc mọi nơi để đảm bảo thực hiện nộp các tờ khai theo đúng thời hạn quy định.
• Khi sử dụng chứng thư số và chữ ký số để ký hóa đơn điện tử thì sẽ giúp việc xuất hóa đơn được đơn giản, hạn chế làm giả hóa đơn.
• Nâng cao tính bảo mật và an toàn cho các giao dịch điện tử. 

Doanh nghiệp, đơn vị ngân hàng sử dụng chứng thư số để giao dịch ngân hàng, thương mại điện tử

• Giúp các đơn vị đẩy nhanh thời gian hoàn thiện được các giao dịch.
• Nắm bắt nhiều cơ hội kinh doanh mới trên thị trường thương mại điện tử.

Các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng chứng thư số để ký số trên các văn bản phần mềm nội bộ doanh nghiệp như: lịch họp, nội dung công việc hàng tuần….

• Giúp toàn bộ các phòng ban nắm bắt thông tin sớm nhất.
• Giải quyết mọi công việc nội bộ một cách linh hoạt và chủ động.

Các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng chứng thư số để ký trên các dịch vụ hành chính công

• Hiện nay các đơn vị hành chính công như: Sở kế hoạch đầu tư, Địa chính, Bộ Lao động thương binh xã hội…luôn khuyến khích người dùng sử dụng chứng thư số, ký điện tử và gửi hồ sơ điện tử. 
• Giúp các tổ chức/doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh, đúng thời hạn.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển đến các cơ sở dịch vụ hành chính công.
• Thực hiện các thủ tục minh bạch và thuận tiện.

Xem thêm: 5 bước đăng ký chứng thư số cực nhanh chóng và đơn giản | MobiCA

 3. Quy định về chứng thư số

Theo quy định để đảm bảo tính pháp lý thì chứng thư số sau khi được các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số cấp phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Đây chính là tên của bên bán chứng thư số.
• Tên của thuê bao: Tùy theo từng đơn vị cung cấp chứng thư số sẽ thể hiện tên thuê bao khác nhau:.
• Số hiệu chứng thư số: Theo quy định của bên cung cấp chứng thư số.
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số: Thời hạn này sẽ do người mua chứng thư số lựa chọn gói với thời hạn 12 tháng, 24 tháng, 36 tháng….
• Khóa công khai của thuê bao.
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Khi cung cấp chứng thư số cần kèm chữ ký số để đảm bảo thực hiện và thể hiện tính toàn vẹn thông tin của giao dịch điện tử. .
• Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.
• Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Thuật toán mật mã.
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chỉ khi nào chứng thư số đảm bảo đầy đủ các nội dung trên thì mới có giá trị pháp lý và giúp giao dịch điện tử được thực hiện thành công.

Đối tượng sử dụng chứng thư số là các cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các giao dịch điện tử. Người dùng cần nắm rõ những quy định về chứng thư số và sử dụng phù hợp, đúng pháp luật để đảm bảo các giao dịch có giá trị pháp lý.

Nếu tìm hiểu thêm về đối tượng sử dụng chứng thư số MobiCa của MobiFone, các bạn vui lòng liên hệ qua hotline 0936 110 116 để có thông tin chi tiết nhất nhé.