Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Hiện nay, xu hướng số hóa môi trường làm việc ở các doanh nghiệp đang dần phổ biến. Các giải pháp văn phòng thông minh là một lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý, vận hành hoạt động hiệu quả và toàn diện. Hãy cùng tìm hiểu thông tin cơ bản của giải pháp văn phòng thông minh Smart Office trong bài viết sau đây.
1. Thế nào là văn phòng thông minh Smart Office?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là thuật ngữ mới, để chỉ việc đưa công nghệ vào môi trường văn phòng. Hệ thống hoạt động dựa trên nền tảng kỹ thuật số để quản lý môi trường, quy trình làm việc.
Những khía cạnh của Smart Office – giải pháp quản lý công việc của Mobifone bao gồm: quản lý cơ sở, vật chất, thiết bị, quản lý hoạt động, vận hành, quản lý khách hàng,… Như vậy, không chỉ hướng tới một không gian làm việc hiện đại, nội thất thông minh mà Smart Office còn hỗ trợ quy trình làm việc hiệu quả, thuận tiện.
Xu hướng của mô hình văn phòng thông minh hiện nay bao gồm:
- Số hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp vận hành, quản lý quy trình, nhân sự một cách hiệu quả, nhanh chóng.
- Truyền thông nâng cao bằng hình thức giao tiếp trực tuyến, áp dụng các công nghệ kết nối có tốc độ cao, bảo mật.
- Sử dụng Công nghệ Internet of Things (IoT): sử dụng các thiết bị đo lường, theo dõi, các yếu tố trong môi trường làm việc như: nhiệt độ, cảm biến bật – tắt đèn, giám sát thiết bị cung cấp nước,… giúp tạo điều kiện tối ưu, thoải mái cho nhân viên làm việc.
- Không gian làm việc linh hoạt được điều chỉnh dựa theo thói quen và sự thuận tiện cho nhân viên.
- Tự động hóa các dữ liệu về không gian làm việc như: vị trí trống, lịch trình làm việc, an ninh, phát hiện thiết bị lỗi,… giúp tiết kiệm chi phí, thời gian cho phép nhân viên có thể tập trung vào hoạt động chính.
- Tối ưu hóa không gian văn phòng bằng cảm biến nhiệt độ, giúp thu thập thông tin số người hiện diện, và xác định vị trí còn trống nhằm tối đa hóa việc sử dụng không gian làm việc.
- Vận hành văn phòng bền vững thông qua công nghệ thông minh trong quản lý việc sử dụng năng lượng, giảm lượng khí thải CO2, kiểm soát lịch trình vệ sinh, giảm tiêu hao tài nguyên,…
- Không gian làm việc “khỏe mạnh” nhờ các thiết bị kiểm soát, điều chỉnh và duy trì không gian lành mạnh giúp thu hút nhân viên làm việc, giảm tình trạng vắng mặt, cải thiện hiệu suất làm việc.
2. 05 lợi ích khi ứng dụng giải pháp văn phòng thông minh
Thông qua hoạt động hỗ trợ điều hành, quản lý hoạt động văn phòng hiệu quả, nhanh chóng. Việc áp dụng giải pháp văn phòng thông minh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Số hóa doanh nghiệp quản lý quy trình làm việc bằng bằng công nghệ: ký số, tương tác trên văn bản, theo dõi tiến độ công việc, tổ chức cuộc họp, lưu trữ thông tin,…
- Cải thiện Chi phí & Hiệu quả công việc thông qua công cụ lưu trữ trực tuyến, chia sẻ dữ liệu nhanh chóng, sao lưu dữ liệu,…
- Tăng cường hợp tác, hiệu quả công việc bằng hoạt động trực tuyến đa nền tảng bao gồm các tính năng: tạo cuộc họp, chia sẻ màn hình, chat, ghi âm, tương tác,… với chất lượng hình ảnh HD, kết nối ổn định.
- Tăng cường bảo mật thông tin với hệ thống đồng bộ được quản lý khoa học, đảm bảo tính bảo mật cao, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, thông tin.
- Quản trị nhân viên hiệu quả thông qua tính năng: quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng, chấm công, quản lý KPI, tính lương, đào tạo nội bộ trực tuyến,…
3. Giải pháp văn phòng thông minh được chia làm mấy loại?
Giải pháp văn phòng thông minh được chia làm 3 phân loại từ quản lý, vận hành cơ sở vật chất đến quản lý – phối hợp công việc:
- Quản lý, sắp xếp không gian văn phòng giúp tối ưu không gian, cơ sở vật chất bằng cách quản lý và sắp xếp khéo léo các hệ thống chiếu sáng, bàn, ghế, máy in, văn phòng phẩm,…
- Kiểm soát môi trường văn phòng bao gồm nhiệt độ, ánh sáng, số vị trí, văn phòng trống,… bằng cách sử dụng cảm biến nhiệt, CCTV để điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng, giám sát và quản lý các hoạt động trong văn phòng.
- Quản lý công việc, tác vụ làm việc của nhân viên thông qua các hệ thống báo cáo thông tin, hồ sơ online, tiêu chí, chỉ tiêu KPI của nhân viên, quy trình tuyển dụng, đào tạo,…
4. Phần mềm số hóa văn phòng tốt nhất hiện nay – MobiFone Smart Office
MobiFone Smart Office là một bộ giải pháp điều hành doanh nghiệp tiên tiến nhất hiện nay. MobiFone Smart Office tích hợp tất cả các giải pháp văn phòng thông minh cần thiết cho các thao tác làm việc văn phòng của doanh nghiệp trên một nền tảng hợp nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý, điều hành các hoạt động doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhanh chóng.
4.1. Số hóa các tác vụ làm việc bằng eOffice
Các hoạt động trong văn phòng liên quan nhiều đến hồ sơ, giấy tờ, văn kiện,… Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn kém thêm về chi phí, nhân sự, không gian lưu trữ,… Không chỉ vậy, quy trình hoạt động, làm việc trực tiếp dần biểu hiện các nhược điểm về tiêu tốn thời gian, sức lực,…
eOffice là giải pháp văn phòng thông minh có khả năng khắc phục hoàn toàn những bất lợi trên. Trên nền tảng kỹ thuật số hiện đại, quy trình làm việc, họp bàn được xây dựng linh hoạt, các tài liệu văn bản được quản lý khoa học, lưu trữ trực tuyến,…
Tính năng trong giải pháp số hóa tác vụ làm việc bằng eOffice:
- Quản lý văn bản
- Hội nghị trực tuyến
- Điều hành cuộc họp
- Quản lý công việc
- Quản lý hành chính
- Quản lý quy trình
- Quản lý tài liệu
4.2. Quản trị nhân sự thông minh với eHRM
Quản trị nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận và là yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của công ty. Công tác này luôn là một bài toán khó cho các doanh nghiệp.
Phần mềm quản trị nhân sự thông minh eHRM hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý thông tin nhân sự, đào tạo, tuyển dụng,… Các hoạt động được thiết lập, kết nối với hệ thống điều hành chung, giúp các nhà quản lý nắm bắt được thông tin, tình hình chỉ tiêu, kết quả làm việc cùng nhiều hoạt động khác trong quản trị nhân sự nhanh chóng, dễ dàng.
Các tính năng trong quản trị nhân sự thông minh của eHRM:
- Quản lý nhân sự
- Quản lý chấm công
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý tính lương
- Quản lý KPI
- Đào tạo nội bộ
4.3. Cộng tác hiệu quả với eCollaboration
Hoạt động truyền thông nội bộ nhanh chóng, hiệu quả giúp đem lại trạng thái hoạt động đồng nhất, thuận lợi trong môi trường doanh nghiệp.
eCollaboration là giải pháp giải pháp quản lý công việc của Mobifone giúp các doanh nghiệp tạo kênh tương tác, giao tiếp, trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng. Các thông báo, truyền thông, sự kiện được thông tin nhanh chóng giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Không chỉ vậy các hoạt động sự kiện bên ngoài cũng được quản lý và xây dựng hoạt động hiệu quả.
Các tính năng của eCollaboration bao gồm:
- Truyền thông nội bộ
- Quản lý sự kiện
- Giao tiếp nội bộ
Xem ngay: Top 06 tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone
Hy vọng bài viết về “Giải pháp văn phòng thông minh” đã cung cấp được nhiều thông tin cho doanh nghiệp. Lựa chọn Smart Office MobiFone là một giải pháp phù hợp để chuyển đổi số hóa và xây dựng văn phòng thông minh thích ứng với xu hướng hiện nay.
Khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào về giải pháp Smart Office MobiFone vui lòng liên hệ tới số Hotline 0936 110 116 của MobiFone để được giải đáp và tư vấn chi tiết.
