Hóa đơn điện tử có hủy được không? 4 bước hủy đơn giản, nhanh chóng

Hiện nay, hoá đơn điện tử có ưu điểm tiện lợi và tránh được nhiều sai sót hơn so với hoá đơn giấy. Vậy khi có trường hợp sai sót hoá đơn điện tử có huỷ được không? Huỷ như thế nào? Theo dõi ngay bài viết sau đây của Mobifone để được hướng dẫn từ A đến Z cách huỷ hoá đơn điện tử chi tiết cho từng trường hợp.

1. Hoá đơn điện tử có huỷ được không? Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử? 

Hoá đơn điện tử có đặc thù trong việc tạo lập và phát hành nên việc xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong quá trình lập hoá đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Việc huỷ hoá đơn điện tử hoàn toàn có thể thực hiện được và là một trong những nghiệp vụ thường gặp. 

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết về việc huỷ hoá đơn. Theo đó, các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như sau:

• Hóa đơn điện tử đã được tạo lập và gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn khi chưa thực hiện giao hàng hoá/dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành và gửi cho người mua nhưng cả người mua lẫn người bán chưa thực hiện kê khai thuế.

Xem thêm chi tiết tại: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã xuất theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123 trên PM EFY-iHOADON

Ngoài ra, theo điểm b, khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp trước khi giải thể, ngừng kinh doanh.

Xem thêm chi tiết tại: Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp

2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử với 4 bước nhanh chóng

Căn cứ theo Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp cần làm các thủ tục huỷ hoá đơn điện tử theo các bước sau:

2.1. Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn 

Doanh nghiệp khi huỷ hoá đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn của doanh nghiệp phải có:

• Đại diện của ban lãnh đạo. 
• Đại diện bộ phận kế toán. 

Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn có trách nhiệm trước pháp luật và vai trò thực hiện các hoạt động sau:

• Tạo Bảng kiểm kê hóa đơn điện tử cần hủy.
• Thực hiện hủy hóa đơn và tạo biên bản hủy hóa đơn điện tử.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử.

2.2. Lập Bảng kiểm kê 

Bảng kiểm kê hoá đơn cần huỷ sẽ do Hội đồng huỷ hoá đơn tạo lập, ký xác nhận và tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy. Theo quy định của pháp luật, Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết các mục sau: 

• Tên hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
• Ký hiệu hóa đơn điện tử
• Số lượng hóa đơn bị hủy (từ số… đến số… hoặc liệt kê chi tiết số của từng hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liền nhau).

2.3. Hội đồng ký biên bản hủy hóa đơn điện tử

Sau khi đã kiểm kê các hoá đơn cần huỷ, doanh nghiệp và khách hàng sẽ phải lập biên bản huỷ hoá đơn để Hội đồng xét duyệt và ký xác nhận tiến hành huỷ các hoá đơn này. Cụ thể:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn.

• Biên bản huỷ hóa đơn phải bao gồm: lý do huỷ hóa đơn, thông tin của hoá đơn, chữ ký, đóng dấu của hai bên mua, bán và của Hội đồng. Hội đồng sẽ xét duyệt và ký biên bản này để tiến hành thực hiện huỷ hoá đơn điện tử.
• Bên bán sẽ lưu trữ hoá đơn lập sai, thực hiện tạo lập hoá đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Yêu cầu hoá đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày… tháng… năm…”.
• Thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử cấp bởi đơn vị bán dịch vụ.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua. Tuy nhiên, người mua và người bán vẫn chưa kê khai thuế.

Trường hợp này lập biên bản và thực hiện huỷ hoá đơn điện tử tương tự như trường hợp 1.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp trước khi giải thể, ngừng kinh doanh. 

• Trường hợp này doanh nghiệp cần thực hiện huỷ toàn bộ hoá đơn của công ty. Biên bản huỷ hoá đơn tương tự các trường hợp trên.
• Thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử cấp bởi đơn vị bán dịch vụ.

2.4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi tiến hành huỷ hoá đơn, doanh nghiệp cần điền thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Thông báo này phải bao gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy,…

Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn sẽ được tạo 02 bản: một bản lưu tại doanh nghiệp và một bản xuất ra file XML gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. 

3. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm MobiFone Invoice 

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm MobiFone Invoice, các hoá đơn có sai sót trong kỳ kê khai sẽ bị huỷ bỏ và có thể thực hiện thay thế đồng thời bằng hóa đơn mới độc lập với hoá đơn cũ. Các bước huỷ bỏ hoá đơn trên phần mềm MobiFone Invoice: 

3.1. Xóa bỏ hóa đơn

Để xoá bỏ hoá đơn, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hoá đơn sai cần xóa bỏ, nhấn “Chức năng” và chọn “Xoá bỏ”. 

Bước 2: Biên bản Xoá bỏ sẽ xuất hiện và người dùng cần điền các thông tin sau:

• Số văn bản: là số theo nguyên tắc quản lý của đơn vị BBXB001/06/2019
• Ngày văn bản: là ngày thực hiện thao tác
• Ghi chú: lý do sai sót

Sau đó nhấn “Lưu (F10)” để xác nhận.

Lúc này hoá đơn đã được xoá bỏ và đã hiện trạng thái “Xoá bỏ” trên danh mục các hoá đơn. 

Khi xem in hoá đơn, hoá đơn sẽ có 2 đường gạch chéo đỏ và biên bản Xoá bỏ đi kèm.

3.1. Thay thế hóa đơn

Thay thế hoá đơn điện tử mới cũng có thể thực hiện đồng thời với huỷ hoá đơn cũ trong trường hợp hoá đơn có sai sót trong kỳ kê khai. 

Để thực hiện hoá đơn, doanh nghiệp cần thực hiện như sau: 

Bước 1: Chọn hoá đơn cần thay thế, nhấn “Chức năng” và chọn “Thay thế”.

Bước 2: Lúc này, một biểu mẫu chứa nhiều thông tin xuất hiện. Người dùng cần điền thông tin văn bản, lý do làm thay thế và thông tin của hóa đơn mới. Sau đó nhấn “Lưu (F10)” để xác nhận.

Lúc này hoá đơn cũ đã được xoá bỏ và thay thế bằng một hoá đơn mới. Trên danh mục các hoá đơn, hoá đơn cũ sẽ hiện trạng thái “Bị thay thế” trong khi hoá đơn mới sẽ ở trạng thái “Thay thế”. 

Khi xem in hoá đơn, hoá đơn Bị thay thế sẽ có 2 đường gạch chéo đỏ như Xoá bỏ, còn hoá đơn mới sẽ có tiêu đề Thay thế cho hóa đơn…..ngày tháng…mẫu số…ký hiệu… 

4. Một số câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử 

Dưới đây là phần giải đáp những thắc mắc thường gặp của doanh nghiệp khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử:

4.1. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không? 

Trường hợp doanh nghiệp huỷ hoá đơn điện tử không đúng theo các quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt. Cụ thể:

• Hủy hóa đơn điện tử khi chưa hết thời hạn lưu trữ: Theo Điều 13, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ của hoá đơn điện tử là 10 năm. Nếu doanh nghiệp huỷ bỏ hoá đơn trong thời gian này sẽ bị phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng.
• Thời hạn tiêu hủy hóa đơn: Theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn huỷ hoá đơn không còn giá trị sử dụng là trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan Thuế và 10 ngày từ khi được Cơ quan Thuế thông báo. Doanh nghiệp không huỷ hoá đơn đúng theo thời hạn sẽ bị phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng.

4.2. Hủy hóa đơn điện tử cần lưu ý gì? 

Khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Đối với các hoá đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật: Trong trường hợp không có yêu cầu nào khác từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: Cơ quan Thuế), người đại diện đơn vị kế toán của doanh nghiệp theo pháp luật được phép ra quyết định tiêu huỷ.
• Mỗi doanh nghiệp sẽ có điều kiện cụ thể để thực hiện tiêu huỷ các hoá đơn điện tử sao cho phù hợp (ví dụ: sử dụng các phần mềm Dịch vụ hoá đơn điện tử riêng).

Trên đây là hướng dẫn cách thức và các lưu ý cụ thể khi huỷ hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết “Hoá đơn điện tử có huỷ được không?” sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp được các vướng mắc trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử và thực hiện đầy đủ theo các quy định của pháp luật.

Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin về hóa đơn điện tử MobiCA, khách hàng hãy liên hệ ngay đến Hotline của MobiFone 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!