Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhanh gọn, đúng pháp luật

Khi sử dụng hoá đơn điện tử, việc sự cố sai sót địa chỉ là điều không tránh khỏi. Vậy làm cách nào để xử lý hoá đơn điện tử sai địa chỉ một cách nhanh chóng và đúng pháp luật? Bài viết sau đây, MobiFone sẽ gợi ý giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề này. 

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Hoá đơn điện tử bị sai địa chỉ được chia ra thành các trường hợp và hướng giải quyết khác nhau. 

Chưa gửi cho khách hàng: Những hóa đơn điện tử có lỗi sai địa chỉ mà chưa kịp gửi khách hàng thì có thể giải quyết đơn giản. 

Doanh nghiệp có thể huỷ bản hoá đơn điện tử lỗi này và ghi rõ lý do huỷ trên phần mềm hoá đơn điện tử mà công ty/doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi đã huỷ, doanh nghiệp tiến hành lập lại một hoá đơn mới mà không cần phải thông báo cho khách hàng. 

Đã gửi cho khách hàng: Với những hóa đơn đã gửi cho khách hàng lại chia ra thành 2 trường hợp: 

• Chưa kê khai thuế: Doanh nghiệp ngay lập tức lập biên bản huỷ hoá đơn và thông báo cho bên mua. Sau khi khách hàng đã nắm rõ thì lập hoá đơn điện tử mới và gửi cho khách hàng. 
• Đã kê khai thuế: Hoá đơn đã kê khai thuế thì giải quyết sẽ phức tạp hơn một chút. Doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh và sau đó xuất hoá đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Ngày tháng, nội dung điều chỉnh phải rõ ràng và chi tiết.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ cho từng trường hợp cụ thể

Hoá đơn điện tử khi bị sai địa chỉ được chia thành nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách giải quyết khi doanh nghiệp gặp phải một cách chi tiết và đúng quy định của pháp luật.   

2.1. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua

Với trường hợp hoá đơn điện tử sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua, công ty/doanh nghiệp có thể giải quyết bằng cách: huỷ hoá đơn đã lập và lập hoá đơn điện tử mới.

Căn cứ vào khoản 1 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ- CP hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử lập sai, như sau: 

“Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế”.

Các bước cần thực hiện với bên bán (người lập hóa đơn)

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử đã lập

• Đăng nhập để truy cập phần mềm/website quản lý hóa đơn điện tử.
• Tiến hành thao tác “Hủy hóa đơn”: Thực hiện các thao tác để huỷ hoá đơn sai địa chỉ 
• Nhập lý do hủy: Khi huỷ, hoá đơn điện tử sẽ yêu cầu nhập lý do huỷ đơn để lưu lại theo nghiệp vụ kế toán.

Bước 2: Lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. 

• Mẫu thông báo huỷ hoá đơn có thể sử dụng cho 1 hoặc nhiều hoá đơn mắc lỗi sai địa chỉ.
• Thời hạn nộp: Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế tiến hành thông báo và đưa ra kết quả.  

Lưu ý: nếu hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế thì người lập có thể bỏ qua bước này. 

Bước 3: Lập hoá đơn điện tử thay thế đúng địa chỉ. 

Hoá đơn thay thế này vẫn phải đảm bảo quy định của pháp luật: có ký số, ký điện tử và được cơ quan thuế kiểm duyệt. 

2.2. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ đã gửi cho người mua 

Với trường hợp hoá đơn điện tử sai địa chỉ khi đã gửi cho người bán được chia thành hai tình huống. Hoá đơn điện tử chỉ sai địa chỉ công ty và hoá đơn điện tử sai địa chỉ và các thông tin khác. 

2.2.1. Hóa đơn chỉ sai địa chỉ công ty 

Hoá đơn điện tử sai địa chỉ công ty khi đã gửi cho người mua. Công ty/doanh nghiệp cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế ngay khi phát hiện lỗi sai. Trong trường hợp này bên bán không cần phải lập hoá đơn thay thế.

Điểm a khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cách xử lý trường hợp này như sau: 

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bản phát hiện có sai sót thì xử lý như sau: 

1. a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế”.

Cách thực hiện chi tiết:

• Bước 1: Khi bên bán phát hiện lỗi sai, ngay lập tức gửi thông báo hoá đơn sai cho bên mua thông qua email. Sau khi bên mua đã xác nhận, bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoá đơn theo mẫu sau

Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, tiếp tục thực hiện các bước: 

• Bước 2: Bên bán lập thông báo hoá đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Bước 3: Sau khi cơ quan thuế đã phê duyệt và xác nhận, bên bán gửi cho bên mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót trong hoá đơn. 

2.2.2. Hóa đơn sai địa chỉ, tên công ty và các thông tin khác

Trường hợp chưa được kê khai thuế

Ở hoá đơn sai địa chỉ, tên công ty và các thông tin khác mà chưa kê khai thuế có hướng giải quyết như sau:

Công ty/doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn viết sai. Sau khi đã huỷ thành công, lập hoá đơn mới theo đúng quy định của pháp luật và chính xác thông tin. 

Cách thực hiện: 

• Bước 1: Sau khi kiểm tra được lỗi sai, người bán và người mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
• Bước 2: Sau khi xác nhận cả ở 2 bên, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày … tháng … năm…” để xác định được đâu là hoá đơn đã chỉnh sửa.

Trường hợp đã được kê khai thuế

Giải pháp cho hoá đơn điện tử sai đã được kê khai thuế. Bên bán tiến hành điều chỉnh hoá đơn.

Căn cứ vào điểm b khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ- CP về trường hợp này được pháp luật quy định chi tiết như sau: 

“b) Trường hợp có sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bản lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chia cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… sổ… ngày … tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người ta có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… sổ… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Các bước thực hiện khi gặp phải trường hợp này như sau: 

• Bước 1: Bên bán và bên mua tiến hành thỏa thuận và phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót. 

• Bước 2: Sau khi thống nhất được biên bản điều chỉnh hoá đơn, bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai sót bắt buộc có dòng chữ “thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hoá đơn mới thay thế sau khi lập xong sẽ được gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới để gửi cho bên mua.  

Lưu ý: 

• Hóa đơn điện tử viết sai giá trị hàng hóa có thể thay thế hoặc điều chỉnh. 
• Hóa đơn điều chỉnh đã được cơ quan thuế cấp mã thì không được hủy.

3. Một số câu hỏi thường gặp khi hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Câu hỏi 1: Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?

Căn cứ tại Khoản 4, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo nghị định này. Hoá đơn điện tử đã huỷ không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ phục vụ tra cứu.”

Câu hỏi 2: Cách gửi mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi cần xử lý sai sót Hóa đơn và hủy hóa đơn điện tử như thế nào?

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử. Vì thế, mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. 

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm  M-Invoice, ngay sau khi điền đầy đủ mẫu và đặt lệnh gửi, phần mềm sẽ tự động gửi đến cơ quan thuế.

Câu hỏi 3: Hoá đơn thay thế thì kê khai tại kỳ phát hành hoá đơn thay thế hay kê khai tại kỳ hoá đơn gốc?

Với những hóa đơn đã được lập mới thay thế, công ty/doanh nghiệp tiến hành kê khai tại kỳ lập hoá đơn gốc.

Trên đây là những trường hợp và các bước giải quyết khi gặp các hoá đơn điện tử sai địa chỉ. Thông qua bài viết này, chúng tôi hy vọng công ty/doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cách giải quyết khi hóa đơn điện tử sai địa chỉ. 

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử và ý kiến đóng góp về MobiFone Invoice, doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ tới số Hotline 0936 110 116 của MobiFone để được hỗ trợ nhanh nhất!