Hội nghị trực tuyến là gì | Tổng hợp 5 thông tin cần biết

Hội nghị trực tuyến là gì mà lại được đông đảo các cơ quan/doanh nghiệp sử dụng? Đây chính là giải pháp giúp người dùng triển khai các cuộc họp online nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để có được những thông tin tổng quan về giải pháp hội nghị trực tuyến và lựa chọn giải pháp phù hợp, tin cậy. 

1. Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến là giải pháp công nghệ cho phép những người tham gia nói chuyện và trao đổi thông qua hình ảnh, âm thanh mặc dù ở nhiều nơi cách xa nhau về vị trí địa lý. Cách thức hoạt động của hội nghị trực tuyến là thông qua các ứng dụng, web hội nghị truyền hình hay các thiết bị thông minh có Internet để kết nối nhiều người cùng tham gia vào một cuộc hội thoại và trao đổi thông tin với nhau.

Hội nghị trực tuyến là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Giải pháp này giúp các đơn vị/doanh nghiệp triển khai các cuộc họp nhanh chóng hoặc các trường học có thể học tập trực tuyến đơn giản hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp thì giải pháp hội nghị trực tuyến lại càng phát huy vai trò, ý nghĩa để các cơ quan/doanh nghiệp không bị gián đoạn công việc, học tập. Hội nghị trực tuyến cũng sẽ giúp người dùng tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại so với các cuộc họp trực tuyến. 

Xem chi tiết: Hội nghị trực tuyến là gì? Giải pháp hội thảo trực tuyến Mobifone Meeting

2. Hội nghị trực tuyến được sử dụng khi nào?

Phía trên chúng ta đã hiểu hội nghị trực tuyến là gì thì ở phần này sẽ giải thích hội nghị trực tuyến được sử dụng những lúc như nào. Hội nghị trực tuyến được nhiều đơn vị như doanh nghiệp, nhà trường, bệnh viện… sử dụng trong các trường hợp sau:

• Tổ chức cuộc họp khi người tham gia có khoảng cách về địa lý: Khi cần triển khai một cuộc họp mà những người tham gia ở cách xa nhau về mặt địa lý, hội nghị trực tuyến là giải pháp tối ưu trong trường hợp này. Dù ở xa nhau nhưng vẫn có thể tham gia họp bàn, trao đổi một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Khi muốn trao đổi với nhiều người tham dự cùng lúc: Giải pháp hội nghị trực tuyến có thể kết nối rất nhiều người cùng tham gia vào cuộc họp. 
• Các đơn vị/doanh nghiệp cần triệu tập các cuộc họp thường xuyên: Nếu đơn vị/doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải thực hiện các cuộc họp thì hội nghị trực tuyến là vô cùng lý tưởng. Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai cuộc họp một cách thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với thực hiện các cuộc họp truyền thống. 
• Khi cần triển khai các cuộc họp gấp: Khi doanh nghiệp cần triển khai cuộc họp gấp, bạn nên lựa chọn giải pháp hội nghị trực tuyến để tập hợp mọi người nhanh nhất. 
• Phù hợp với trường học khi cần học trực tuyến: Trong trường hợp dịch bệnh, hầu hết nhà trường sẽ lựa chọn học trực tuyến để các em học sinh, sinh viên không bị gián đoạn lịch trình học tập mà vẫn đảm bảo sức khoẻ cho các em.

3. Tính năng cần có của một hội nghị trực tuyến

Để đáp ứng nhu cầu của người dùng thì hội nghị trực tuyến cần có các tính năng cần thiết sau:

• Tạo cuộc họp: Người quản lý sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng hội nghị trực tuyến để mọi người có thể tham gia thông qua đường link, tài khoản đăng nhập…
• Chia sẻ màn hình: Giải pháp hội nghị trực tuyến cần có tính năng chia sẻ màn hình để người tham gia có thể dễ dàng theo dõi nội dung cuộc họp, hoặc các em học sinh có thể ghi chép và theo dõi bài giảng. 
• Chat, giơ tay: Tính năng này sẽ giúp người lãnh đạo cuộc họp, giáo viên biết ai đang muốn phát biểu và yêu cầu người đó nêu ý kiến. 
• Quản lý mic và camera của các điểm cầu: Giúp người chủ trì cuộc họp có thể quản lý việc tham gia cuộc họp của mọi người một cách thuận lợi và dễ dàng.  
• Phát trực tiếp cuộc họp: Nhằm phục vụ cho các sự kiện, hội thảo với quy mô lớn. Khi phát trực tiếp cuộc họp, đông đảo người dùng có thể theo dõi sự kiện, giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng/đối tác. 
• Đổi hình nền điểm cầu: Tính năng này giúp thay đổi hình nền điểm cầu phù hợp với từng nội dung cuộc họp hoặc phù hợp với thời điểm tổ chức cuộc họp như: kỷ niệm thành lập công ty, ngày lễ, Tết…
• Cài đặt nhắc nhở ngày giờ, lịch họp: Giúp người tổ chức cuộc họp không mất thời gian, công sức thông báo lịch họp tới từng cá nhân tham gia. Mọi người sẽ được nhắc lịch để vào họp đúng giờ. 
• Quản lý người dùng, thành phần tham dự: Quản lý người tham dự là một tính năng quan trọng để người lãnh đạo bảo mật thông tin cuộc họp khi cần thiết. 
• Gửi lời mời qua email: Tính năng gửi lời mời qua email sẽ giúp người tổ chức cuộc họp mời các thành viên tham gia nhanh chóng và thuận tiện. 
• Tạo người quản trị: Đây là tính năng cài đặt người lãnh đạo/quản lý cuộc họp. Những người này sẽ có nhiều quyền hạn hơn so với người tham gia như: quản lý mic, camera tại các điểm cầu, tạo cuộc họp…
• Kích out thành viên ra khỏi cuộc họp: Tính năng này sẽ được sử dụng khi người quản lý cuộc họp muốn loại bỏ một số thành viên không liên quan ra khỏi cuộc họp. 

4. Lợi ích của hội nghị trực tuyến

Khi đã hiểu được hội nghị trực tuyến là gì thì hãy cùng Mobifone tìm hiểu lợi ích của hội nghị trực tuyến Với nhiều tính năng ưu việt, hội nghị trực tuyến đã mang lại nhiều lợi ích lớn cho người dùng. Cụ thể: 

• Kết nối nhanh, chính xác với người tham dự có khoảng cách về địa lý: Hội nghị trực tuyến sẽ thông qua các ứng dụng công nghệ, thiết bị kết nối internet để kết nối nhiều người ở cách xa nhau về mặt địa lý. Khi đó, những người cần tham gia sẽ có thể kết nối với nhau thuận tiện. 
• Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả: So với các cuộc họp truyền thống thì hội nghị trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp/đơn vị triển khai cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả. 
• Tiết kiệm chi phí, thời gian di chuyển: Nếu họp mặt trực tiếp nhiều người cùng phải di chuyển tới một địa điểm và chờ đợi nhau để gặp mặt, trao đổi. Giải pháp hội nghị trực tuyến sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển tới địa điểm họp. 
• Trao đổi thông tin, xử lý vấn đề kịp thời: Tính năng tổ chức cuộc họp nhanh, kết nối nhiều người ở cách xa nhau về mặt địa lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai họp bàn, trao đổi thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh nhanh, kịp thời.
• Nâng cao sự hợp tác với khách hàng, đối tác: Doanh nghiệp có thể thường xuyên tổ chức các cuộc họp, buổi tọa đàm với khách hàng, đối tác trực tuyến để tăng thêm sự gắn kết. Từ đó, tạo ra mối quan hệ thân thiết với các đối tác để thuận lợi hơn trong kinh doanh. 
• Ứng dụng được tại nhiều đơn vị, doanh nghiệp với quy mô khác nhau: Hội nghị trực tuyến có thể kết nối cuộc họp tại 2 hoặc nhiều điểm cầu khác nhau. Cùng với những tính năng riêng biệt sẽ giúp người dùng lựa chọn được giải pháp hội nghị trực tuyến phù hợp. 
• Đào tạo chuyên môn dễ dàng, hiệu quả: Việc đào tạo chuyên môn cho nhân viên là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc. Tại những doanh nghiệp/đơn vị có nhiều cơ sở, việc đào tạo chuyên môn cho nhân viên sẽ trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn với hội nghị trực tuyến. 

5. Những giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều những giải pháp hội nghị trực tuyến được sử dụng. Dựa vào các tiêu chí như: công nghệ, quy mô, hình thức mà chúng ta sẽ phân chia giải pháp hội nghị trực tuyến thành nhiều loại khác nhau. Cụ thể: 

5.1. Phân loại theo công nghệ

Có 3 công nghệ chính được ứng dụng vào các giải pháp hội nghị trực tuyến là video conference, Audio conference hay Voice conference, web conference… Mỗi giải pháp sẽ cần các thiết bị và có cách thức hoạt động riêng.  Video conference: Là cuộc họp trực tuyến qua video giữa các điểm cầu cách xa nhau về vị trí địa lý. Các thành viên có thể nói chuyện và nhìn thấy nhau qua màn hình.

• Các thiết bị được sử dụng: Đầu tiên người dùng cần sở hữu phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống mạng Internet và các thiết bị có thể xem và gọi video (laptop, smartphone, tablet…).
• Cách hoạt động: Người tổ chức sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng hội nghị trực tuyến. Sau đó, thông qua máy chủ của mình thực hiện cuộc gọi video tới các thành viên tham gia thông qua những thiết bị thông minh có thể xem và gọi video. Sau khi được kết nối với nhau, mọi người trong cuộc họp có thể trò chuyện, thấy hình ảnh của nhau và nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản,…) một cách dễ dàng.

Audio conference hay Voice conference: Đây là hình thức hội nghị trực tuyến với cách gọi thoại, các thiết bị có khả năng nhận và gửi âm thanh. Do đó, các thành viên tham gia sẽ trao đổi với nhau bằng giọng nói mà không thể nhìn thấy nhau hay chia sẻ hình ảnh, file tài liệu.

• Các thiết bị sử dụng phổ biến nhất: Ứng dụng có tính năng gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, hệ thống mạng Internet.
• Cách hoạt động: Người tổ chức cuộc họp sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng và gửi link cuộc họp cho những người tham gia. Các thành viên sẽ tham gia cuộc họp và nghe thấy những ý kiến trao đổi của các thành viên. 

Web conference: Web conference là hình thức tổ chức cuộc họp trên nền tảng website. Mọi người có thể trao đổi các thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản,…) và chia sẻ các file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf,…) một cách trực tiếp.

• Các thiết bị có trong hệ thống web conference bao gồm: LCD/PC/Laptop, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet.
• Cách hoạt động: Thông qua nền tảng website, người tổ chức tạo phòng họp  và các thành viên cùng truy cập vào website và tham gia họp trực tuyến.

5.2. Phân loại theo quy mô

Theo quy mô có 3 hình thức hội nghị truyền hình trực tuyến đó là:

• Hội nghị trực tuyến cá nhân (personal): Đây là cuộc họp quy mô nhỏ giữa 2 cá nhân với nhau. Các thiết bị có trong hệ thống bao gồm: phần mềm có chức năng tổ chức họp hội nghị trực tuyến, trang thiết bị hỗ trợ khác như tai nghe, webcam,…
• Hội nghị trực tuyến Studio (Middle Class): Nếu bạn cần tổ chức cuộc họp với quy mô vừa, áp dụng cho một nhóm người, một phòng ban thì hội nghị trực tuyến Studio là sự lựa chọn phù hợp. Các thành viên tham gia cần sở hữu các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ như: camera, micro, phần mềm họp trực tuyến và hệ thống mạng internet.
• Hội nghị trực tuyến quy mô rộng (Classroom): Nếu áp dụng ở các doanh nghiệp, tổ chức quy mô lớn, nhiều người tham gia thì nên ưu tiên lựa chọn hội nghị trực tuyến quy mô rộng. Người dùng sẽ dễ dàng triển khai các hội nghị, cuộc họp có quy mô lớn. Người dùng cần số lượng trang thiết bị nhiều hơn, phần mềm họp trực tuyến đa điểm và quy mô rộng hơn.

5.3. Phân loại theo hình thức

Theo hình thức có 2 loại hội nghị truyền hình đó là:

• Hội nghị trực tuyến điểm – điểm (point – to – point): Là hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của 2 điểm cầu.
• Hội nghị trực tuyến đa điểm (Multipoint): Là hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của số lượng điểm cầu lớn, ở cách xa nhau.

Trong các giải pháp hội nghị trực tuyến trên thì Video conference là giải pháp tối ưu vì chỉ cần phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống mạng Internet, thiết bị có thể xem và gọi video là có thể sử dụng mà không cần trang bị quá nhiều máy móc. Đồng thời các giải pháp hội nghị trực tuyến Video conference quy mô rộng, đa điểm chính là sự lựa chọn tuyệt vời cho người dùng. 

Và một trong những giải pháp hội nghị trực tuyến đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên là MobiFone Meeting. Hãy cùng tìm hiểu phần tiếp theo sau đây để hiểu thêm về hội nghị trực tuyến ưu việt này. 

6. Giải pháp hội nghị trực tuyến ưu việt MobiFone Meeting

MobiFone Meeting là giải pháp dành riêng cho các cá nhân, doanh nghiệp hay những tập đoàn lớn có nhu cầu tiến hành cuộc họp hay hội nghị trực tuyến trên nhiều địa điểm khác nhau. Lựa chọn MobiFone Meeting sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp nội bộ, trao đổi với đối tác – khách hàng qua vài thao tác đơn giản mà không phải cài đặt bất kỳ một phần mềm nào khác. Tính năng của MobiFone Meeting:

• Tính năng hội nghị trực tuyến: Nhằm đảm bảo có thể giúp các điểm cầu khác nhau trao đổi và chia sẻ thông tin, chia sẻ file dữ liệu. 
• Tạo và chia sẻ cuộc họp với đối tác và khách hàng: Cho phép người dùng tạo các cuộc họp, buổi trao đổi với đối tác, khách hàng nhanh chóng và thuận tiện. 
• Công cụ quản lý đầy đủ: Bao gồm các tính năng như: cài đặt mic, camera tại các điểm cầu, mời thêm thành viên tham gia, gửi lời mời tham gia…giúp tạo và triển khai cuộc họp nhanh chóng, dễ dàng.  
• Bảo mật: Thông tin về cuộc họp, nội dung trao đổi trong cuộc họp sẽ được bảo mật cao, những người không tham gia sẽ không thể truy cập được. 
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Tính năng này giúp việc trao đổi giữa doanh nghiệp với các đối tác nước ngoài được thuận lợi và đơn giản hơn. 

Ưu điểm

• Chất lượng hình ảnh, âm thanh tốt: Với video/Audio chất lượng HD 720p cho hình ảnh rõ nét và âm thanh tốt với yêu cầu băng thông thấp.  
• An toàn và bảo mật cao: Với hệ thống máy chủ được đặt trong lớp mạng riêng, hoàn toàn là server trong nước có đầy đủ tính năng bảo mật server, bảo mật đường truyền, bảo mật ứng dụng. Nên người dùng sẽ hoàn toàn yên tâm khi sử dụng. 
• Dễ dàng sử dụng: Bạn có thể dễ dàng sử dụng trên nền tảng web, app mà không cần cài đặt phức tạp. Đồng thời, ứng dụng này có thể sử dụng mà không cần các thiết bị phần cứng chuyên dụng đắt tiền. MobiFone Meeting hỗ trợ với hầu hết các thiết bị như điện thoại di động, máy tính bảng, PC… trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, iOS, Android.
• Chi phí hợp lý: Với rất nhiều những tính năng tuyệt vời nhưng mức phí để sử dụng ứng dụng MobiFone Meeting lại rất hợp lý. Cùng với việc không phải đầu tư nhiều thiết bị phần cứng chuyên dụng giải pháp hội nghị trực tuyến này sẽ giúp người dùng tiết kiệm chi phí hiệu quả. 

Với bài viết trên, mong rằng các bạn đã hiểu được hội nghị trực tuyến là gì? Với việc triển khai các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, tiết kiệm hội nghị trực tuyến chính là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số. Hãy lựa chọn những giải pháp hội nghị trực tuyến đa tính năng, nhiều lợi ích như MobiFone Meeting để sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về giải pháp hội nghị trực tuyến MobiFone Meeting, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 0936 110 116 để được tư vấn cụ thể.

Có thể bạn chưa biết: 08 Lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến phổ biến nhất