Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Ngày nay, có nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đã lựa chọn hình thức họp trực tuyến để thay thế cho cho các phương thức gặp mặt trực tiếp. Vậy lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến là gì mà những ứng dụng này ngày càng phát triển và trở thành một xu hướng tất yếu. Hãy cùng MobiFone tìm hiểu 8 lợi ích mà ứng dụng họp trực tuyến đem lại trong bài viết sau đây!
1. Tiết kiệm thời gian
Việc họp trực tuyến chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet để kết nối truyền tải âm thanh, hình ảnh, dữ liệu. Do đó người dùng có thể tiến hành cuộc họp bất cứ thời gian nào.
Với việc sử dụng ứng dụng tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được quỹ thời gian thông qua:
- Đối với người tổ chức: có thể tổ chức cuộc họp linh hoạt trong các thời điểm trong ngày.
- Đối với người tham gia họp: tiết kiệm thời gian di chuyển đến địa điểm họp.
Các ứng dụng họp trực tuyến là một công cụ tuyệt vời trong việc quản lý, tối ưu quỹ thời gian. Những thành viên tham dự không cần phải mất thời gian di chuyển, chờ đợi đến cuộc họp gặp mặt trực tiếp.
2. Xóa bỏ khoảng cách địa lý
Một trong những lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến là khả năng kết nối cùng một lúc với nhiều người, ở nhiều địa điểm khác nhau. Cuộc họp có thể diễn ra có thể diễn ra cực kỳ nhanh chóng chỉ với các thao tác trên ứng dụng.
Các tính năng chia sẻ màn hình, trình chiếu slide, gọi video, âm thanh, chia sẻ tài liệu,… sẽ giúp truyền tải thông tin cụ thể, rõ ràng cho dù người tham gia cuộc họp ở bất cứ đâu có kết nối internet.
3. Tiết kiệm chi phí tổ chức và di chuyển
Với lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến, việc tổ chức cuộc họp sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều cho doanh nghiệp, cá nhân. Để tham gia cuộc họp, người dùng chỉ cần một thiết bị đã cài đặt ứng dụng và có kết nối internet.
So với hình thức họp gặp mặt trực tiếp thì tổ chức họp trực tuyến qua ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức và di chuyển như:
- Đối với đơn vị tổ chức: tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, thiết bị, chi phí điện nước,…
- Đối với người tham gia: tiết kiệm công sức, chi phí di chuyển, đi lại nơi họp.
Đặc biệt với các cuộc họp khẩn cấp thành viên có thể tham dự nhanh chóng dù đang ở vị trí nào. Ngoài ra, việc giảm thiểu hình thức tổ chức họp mặt, giảm quá trình di chuyển đi lại của nhân viên giúp tiết kiệm tài nguyên, góp phần bảo vệ môi trường.
4. Thông tin cuộc họp được bảo mật an toàn
Tổ chức cuộc họp trực tuyến có thể dễ dàng tham gia vậy thì việc bảo mật thông tin cho cuộc họp có được đảm bảo hay không? Với các lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến từ các nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về độ bảo mật thông tin của ứng dụng.
Mức độ bảo mật, an toàn thông tin được thể hiện ở thống máy chủ, các sever, đường truyền, ứng dụng bảo mật. Người tổ chức có thể cài đặt mật khẩu cho cuộc họp, chia sẻ link, mời người tham gia. Khi đó, các mối lo ngại về rò rỉ thông tin cuộc họp sẽ được giải quyết.
Các cuộc họp quan trọng về chiến lược phát triển, ký kết hợp đồng,… sẽ được giữ kín, bảo mật tuyệt đối. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thuận lợi triển khai kế hoạch và phát triển vượt bậc.
5. Chia sẻ thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu suất
Các tính năng khởi tạo cuộc họp, chia sẻ tài liệu, thông tin dữ liệu, thời gian diễn ra,… cho người dùng trong phòng họp hỗ trợ việc truyền tin nhanh chóng giữa các nhân viên, bộ phận.
Các loại file có thể tải lên ứng dụng và chia sẻ đa dạng như file Microsof Word, PDF, PowerPoint, ảnh,… Các tệp dữ liệu được lưu trữ trong các mục, file giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm sử dụng, nâng cao hiệu suất làm việc.
Người điều hành sẽ không phải lo lắng về chất lượng chữ in, lỗi in cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian chuyển phát tài liệu,… Hơn nữa, tài liệu họp được gửi nhanh chóng qua email, tin nhắn,… để người tham gia nghiên cứu trước.
6. Lưu trữ cuộc họp để sử dụng khi cần
Tính năng record của ứng dụng họp trực tuyến là một chức năng hỗ trợ ghi lại video, âm thanh và lưu trữ cuộc họp. Thời gian ghi và lưu trữ có thể tùy thuộc theo cài đặt người tổ chức cuộc họp, rất tiện dụng cho việc lưu trữ lại cuộc họp khi cần thiết. Nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng xem lại bản ghi sau khi cuộc họp kết thúc.
7. Dễ dàng quản lý, giám sát nhân viên
Bên cạnh đó, lợi ích ứng dụng họp trực tuyến đem đến nhiều ứng dụng trong thực tế như các tính năng giám sát, công cụ báo cáo, cài đặt lịch hẹn, theo dõi thành viên tham gia cuộc họp. Đây là những tính năng giúp người quản lý, người tổ chức cuộc họp dễ dàng trao đổi, giám sát, nắm bắt tiến trình hoạt động của nhân viên.
Nhờ đó, dù nhân viên tham gia cuộc họp ở bất kỳ địa điểm nào người điều phối cũng có thể dễ dàng khắc phục khoảng cách về địa lý và đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.
8. Dễ dàng sử dụng, vận hành
Ứng dụng họp trực tuyến có thể cài đặt được ở các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính. Giao diện ứng dụng thân thiện, dễ dàng sử dụng. Cách tổ chức và tham gia cuộc họp:
- Đối với người tổ chức: Cài đặt ứng dụng, tạo tài khoản, đặt lịch hẹn, khởi tạo phòng họp, chia sẻ link cuộc họp.
- Đối với người tham gia: Tham gia cuộc họp đã được tổ chức hoặc người tham gia có thể không cần cài đặt ứng dụng hay tạo tài khoản mà chỉ tham gia qua link đã được chia sẻ.
Nhờ sự tiện lợi, dễ dàng sử dụng này mà hình thức họp trực tuyến đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân với nhiều lĩnh vực khác nhau.
Cùng với những lợi ích ứng dụng họp trực tuyến đem lại, MobiFone Meeting là một giải pháp được MobiFone thiết kế cho các tập đoàn, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân,… để tiến hành cuộc họp, hội nghị trực tuyến tại nhiều địa điểm khác nhau.
MobiFone Meeting cung cấp nhiều giá trị và khắc mọi lo lắng khi triển khai họp trực tuyến của người dùng:
- Dễ dàng triển khai, lắp đặt: MobiFone Meeting hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị điện tử: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy tính bàn,… với các hệ điều hành Android/Mac OS/ iOS/Windows.
- Chi phí cạnh tranh: các gói cước có nhiều mức giá và kỳ hạn cho người dùng dễ dàng lựa chọn.
Sử dụng giải pháp MobiFone Meeting khánh hàng không chỉ nhận được những lợi ích cơ bản kể trên mà ứng dụng còn được phát triển nhiều tính năng tuyệt vời như:
- Tính năng hội nghị trực tuyến: Tạo cuộc họp với chất lượng HD, phát trực tiếp, chia sẻ màn hình, đổi hình nền,…
- Tạo và chia sẻ cuộc họp với khách hàng/ đối tác: Chia sẻ link tham gia, mời đối tác, khách hàng vào cuộc họp mà không cần tạo tài khoản.
- Công cụ quản lý đầy đủ: Cài đặt ngày, giờ họp, thông báo nhắc nhở, quản lý người tham gia, công cụ báo cáo,…
- Bảo mật: Hệ thống máy chủ được bảo vệ trong lớp mạng riêng, sever trong nước, bảo mật đường truyền và ứng dụng.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Các ngôn ngữ phổ biến được hỗ trợ trong giao diện: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung, Tiếng Nga, Tiếng Đức, Tiếng Nhật,…
Tổ chức họp trực tuyến là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay. Hy vọng những lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến được đề cập trong bài đã giúp doanh nghiệp hiểu hơn và có những lựa chọn tốt nhất cho việc tổ chức cuộc họp trong công việc, lĩnh vực kinh doanh. Trở thành khách hàng của MobiFone ngay hôm nay!
Bạn có thể xem ngay:
