Top 06 ưu điểm của giải pháp Smart Office – Quản lý dễ dàng, Tối ưu hiệu suất

Nhận ra được nhiều ưu điểm của giải pháp Smart Office, ngày càng nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng vào vận hành văn phòng. Tuy nhiên, tổ chức, doanh nghiệp có cần thiết phải ứng dụng các giải pháp Smart Office? Cùng MobiFone đi tìm đáp án ngay nhé!

1. Smart Office là gì?

Smart Office là thuật ngữ mới, có nội dung rộng:

• Quản lý vận hành, thiết bị, cơ sở vật chất bao gồm: ứng dụng quản lý thông minh, nội thất thông minh, hệ thống quản lý tòa nhà thông minh và Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực.
• Quản lý hoạt động, quy trình nghiệp vụ như: văn phòng điện tử eOffice, quản trị nhân sự eHRM, giải pháp cộng tác eCollaboration và quản lý tài sản eAsset. 
• Quản lý khách hàng chuyên nghiệp như trải nghiệm, phân tích đánh giá của khách hàng,… 

2. Top 06 ưu điểm của giải pháp Smart Office

Việc áp dụng Smart Office có thể giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và bền vững. Vậy các giải pháp Smart Office mang lại lợi ích cụ thể gì? 

2.1. Tăng hiệu suất làm việc

Trong thời đại yêu cầu nhân sự cần có năng suất làm việc cao để gia tăng sức cạnh tranh, Smart Office là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu tăng hiệu suất của nhân viên, đây cũng là ưu điểm của giải pháp Smart Office được đánh giá cao.

Đặc điểm, những tính năng của Smart Office giúp tăng hiệu suất làm việc.

• Quy trình tối ưu, mượt mà giúp nhân viên phối hợp nhịp nhàng, nâng cao năng suất làm việc.
• Thao tác nhanh chóng: giảm bớt nhiều thao tác thủ công, nhân viên có thể tiếp cận nội dung sử dụng ngay lập tức và đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc trước thời hạn. 
• Sắp xếp dữ liệu khoa học, dễ truy xuất và sử dụng. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu truyền thống khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian tìm kiếm làm cho hiệu quả công việc cũng có thể bị giảm. 
• Nhiều công cụ hỗ trợ: quản lý thời gian, theo dõi – đánh giá – phân tích hiệu suất,… hỗ trợ nhân viên dễ dàng quản lý lượng công việc và tăng hiệu suất một cách đáng kể.

2.2. Tối ưu chi phí quản lý, vận hành

Tối ưu chi phí quản lý, vận hành góp phần tối đa hóa lợi nhuận cũng như tăng nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp. Chính vì thế, Smart Office có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 35% chi phí các khoản như: tiền điện, tiền văn bản, kho lưu trữ,… 

Ưu điểm của giải pháp Smart Office này đến từ tính năng tự động quản lý, tối ưu hoạt động của các thiết bị. Cụ thể:

• Chiếu sáng thông minh: Hệ thống chiếu sáng thông minh sẽ quản lý được việc bật/tắt thông qua chiếc Smartphone. Ngoài ra, hệ thống đèn thông minh có thể kiểm soát việc bật/tắt thông qua sự di chuyển của nhân viên. 
• Kiểm soát an ninh: Hệ thống an ninh cao cấp có tính năng nhận diện khuôn mặt, giám sát việc đóng/mở của cửa và dễ dàng phát hiện trường hợp cháy, khói,…
• Tiết kiệm năng lượng: Smart Office giúp bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian bật/tắt của quạt, đèn, điều hòa,… Ngoài ra, chức năng cảm biến của đèn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng điện năng lớn.
• Lọc không khí: Các thiết bị như máy lọc không khí, máy đo nhiệt độ,… có thể tự động lọc, điều hòa không khí đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ thoải mái. Ngoài ra, các thiết bị cảm biến có thể phát hiện và cảnh báo nguy hiểm sức khỏe tới điện thoại thông minh. 

2.3. Kiến tạo môi trường làm việc thoải mái 

Môi trường làm việc thoải mái tạo ra năng lượng tích cực. Điều đó giúp nhân viên hứng khởi và sẵn sàng cống hiến hết mình cho công ty. Vì thế, một doanh nghiệp muốn tăng năng suất làm việc cần có một môi trường, không gian làm việc tốt. 

Đặc điểm, tính năng của Smart Office mang lại ưu điểm này: 

• Thiết kế văn phòng: Một văn phòng được trang trí đẹp, rộng rãi, bắt mắt sẽ kích thích cảm hứng sáng tạo và truyền động lực để nhân viên bứt phá trong công việc.
• Tiện ích văn phòng sử dụng dễ dàng, đầy đủ tiện nghi như bàn ghế, khu giải trí, quầy bar,… mang tới cảm giác chuyên nghiệp, thư thái và không bị gò bó. Bên cạnh đó, việc đầy đủ tiện nghi thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với nhân viên.  

2.4. Thu hút và giữ chân nhân tài

Vai trò của nhân sự đối với sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp là nhân tố quan trọng tạo nên sự thành công và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc thu hút và giữ chân nhân tài luôn là những yêu cầu cấp thiết với bất kỳ công ty nào. Ưu điểm của giải pháp Smart Office giúp tăng chất lượng nhân sự nhờ mang đến nhiều lợi ích.

Đối với nhân viên

• Nhân viên có thể quản lý thời gian, sắp xếp các công việc dễ dàng như: tính năng lập kế hoạch,  điều phối công việc cá nhân,… 
• Nhân viên có thể lập kế hoạch làm việc, nghỉ ngơi một cách khoa học và hợp lý thông qua Smartphone.
• Thông qua việc lập kế hoạch dễ dàng, nhân viên tiết kiệm thời gian để có thể học hỏi thêm nhiều điều mới. Từ đó, nhân viên có thể thỏa sức sáng tạo, giữ vững đam mê và không cảm thấy nhàm chán. 
• Doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhiều nguyện vọng của nhân viên nhờ Smart Office. 
• Nhân viên chủ động làm việc vì môi trường làm việc thoải mái, thiết bị hiện đại và việc quản lý thời gian. 

Đối với quản lý

• Quản lý nhân viên dễ dàng hơn thông qua các tính năng của Smart Office: tính năng chấm công, phân chia công công việc cho từng nhân viên, tiến độ làm việc của nhân viên,…
• Cấp quản lý dễ dàng nắm bắt công việc nhanh chóng để nắm bắt được vấn đề của công việc, vấn đề mà nhân viên gặp phải và hỗ trợ nhân viên kịp thời.
• Đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và chính xác giúp khẳng định được năng lực của quản lý. Từ đó, nhân viên sẽ tin tưởng và kính trọng quản lý hơn. 
• Từ việc nắm bắt công việc nhanh mà việc lên chiến lược, kế hoạch và phân công công việc dễ dàng hơn, hợp lý. Điều này chứng minh được sự quan tâm của quản lý, khả năng nắm bắt điểm mạnh điểm yếu ở nhân viên. Nhờ vậy, nhân viên ủng hộ và luôn luôn bị thu hút.

2.5. Tạo đà phát triển nhanh, bền vững

Với tất cả những ưu điểm của giải pháp Smart Office đã nêu trên, doanh nghiệp có thể tăng tốc phát triển bứt phá. Việc thiết kế văn phòng, tòa nhà làm việc được xây dựng theo hướng tự động hóa chính là một trong những điều tạo nên lợi thế cạnh tranh lớn so với đối thủ.

So với các công ty truyền thống, các công ty ứng dụng Smart Office có hiệu suất làm việc của nhân viên cao hơn. Khả năng sáng tạo của nhân viên cũng như văn hóa doanh nghiệp tại những công ty ứng dụng Smart Office tốt đẹp, hòa thuận và tích cực hơn.

2.6. Tiết kiệm thời gian

Với những Ưu điểm của giải pháp Smart Office giúp nhân viên, quản lý có thể tiết kiệm thời gian. Nhờ các tính năng của Smart Office, nhân viên có thể sắp xếp công việc, lập kế hoạch hợp lý để có thể nghỉ ngơi và thời gian cho cá nhân mà không làm ảnh hưởng tới kết quả công việc. Quản lý dễ dàng kiểm soát nhân viên, tiếp nhận công việc nhanh chóng, rút ngắn thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc cao. 

3. Ưu điểm vượt trội của MobiFone Smart Office 

MobiFone Smart Office là giải pháp số hóa quản trị giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành các công việc nội bộ thông minh hơn, hiệu quả hơn. 

MobiFone Smart Office chủ yếu ở trong lĩnh vực quản lý hoạt động và quy trình nghiệp vụ. MobiFone Smart Office hỗ trợ quản lý văn bản, số hóa các công tác văn phòng, quản lý nhân sự, giải pháp hỗ trợ công tác nội bộ và quản lý đầu tư, mua sắm và tài sản của công ty. 

Ưu điểm của MobiFone Smart Office: 

• Hiệu quả: MobiFone Smart Office giúp số hóa toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất công việc. 
• Đồng bộ: Việc kết nối đồng bộ đảm bảo lượng dữ liệu và thông tin luôn luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. 
• Tiện lợi: MobiFone Smart Office hỗ trợ qua internet hoặc ứng dụng trên điện thoại nên có thể dễ dàng truy cập. 
• Ký số sim PKI: MobiFone Smart Office cho phép khách hàng thực hiện ký số di động. Khách hàng có thể ký số mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có gắn sim PKI. 
• Bảo mật: Kho dữ liệu, hệ thống dùng chung luôn được lưu trữ và sắp xếp khoa học, đảm bảo tính bảo mật cao, tránh rủi ro mất mát thông tin. 
• Thân thiện: Giao diện của MobiFone Smart Office thân thiện, quen thuộc và dễ dàng sử dụng. 
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chi phí hợp lý với những tính năng phù hợp giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Khách hàng có thể thanh toán những tính năng thích hợp mà không cần phải mua combo.

Ưu điểm của giải pháp Smart Office mang lại cho doanh nghiệp nhiều hữu ích nhất là trong thời kỳ công nghệ hóa như hiện nay. MobiFone luôn sẵn sàng lắng nghe và luôn luôn hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi. Nếu có nhu cầu tìm hiểu MobiFone Smart Office, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 1800.1090 để được nhân viên hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất.

Bạn có thể tham khảo thêm: Top 06 tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone