Chữ ký số doanh nghiệp – 3 điều bắt buộc cần biết trước khi sử dụng

Xu hướng chuyển đổi số và hội nhập quốc tế khiến chữ ký số ngày càng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vậy chữ ký số doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. Theo dõi ngay!

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì? 

Chữ ký số doanh nghiệp giúp việc thực hiện các giao dịch điện tử và quản lý giấy tờ của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, việc hiểu rõ các đặc điểm và vai trò của chữ ký số doanh nghiệp là rất cần thiết.

1.1. Khái niệm chữ ký số doanh nghiệp

Theo khoản 6, điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Có thể hiểu ngắn gọn chữ ký số doanh nghiệp là dạng chữ ký điện tử và là dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp trong các giao dịch và thủ tục trực tuyến. 

Chứng thư số cũng được sử dụng trong các trường hợp tương tự như chữ ký số khiến nhiều người lầm tưởng chúng có vai trò giống nhau. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại:

• Chứng thư số có vai trò xác nhận danh tính của doanh nghiệp khi tham gia các giao dịch điện tử.
• Chữ ký số có vai trò xác thực nội dung các văn bản, hợp đồng, giao dịch và hoá đơn điện tử, thay thế cho con dấu và chữ ký tay.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp phổ biến nhất là 2 loại chữ ký số: chữ ký số doanh nghiệp và chữ ký số của cá nhân thuộc doanh nghiệp. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại chữ ký phù hợp cho mục đích sử dụng.

1.2. Cấu tạo chữ ký số doanh nghiệp

Cấu tạo chữ ký số doanh nghiệp có thể chia thành 2 phần chính như sau:

• Phần cứng: Thiết bị có dạng như một chiếc USB, gọi là USB Token dùng để tạo cặp khóa của chữ ký số, được bảo mật bằng mật khẩu là mã PIN.
• Phần mềm: Chứng thư số chứa tất cả các dữ liệu đã được mã hoá của doanh nghiệp. 

Chữ ký số được tạo ra nhờ công nghệ mã hoá khoá công khai RSA. Với công nghệ này, chữ ký số sẽ bao gồm một cặp khoá thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: 

• Khoá công khai (Public key) dùng để thẩm định, kiểm tra chữ ký số và xác thực người dùng.
• Khoá bí mật (Private key) dùng để tạo chữ ký số.

1.3. Mục đích của chữ ký số

Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương như cho con dấu hoặc chữ ký tay của cá nhân khi thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính của doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến. Các trường hợp cụ thể:

• Kê khai thuế 
• Xuất hóa đơn
• Khai hồ sơ BHXH
• Khai báo Thống kê
• Nộp thuế
• Dịch vụ công online của Kho bạc Nhà nước
• Hải quan
• Giao dịch ngân hàng 
• Đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Mua bán, thanh toán qua mạng, thương mại B2B trực tuyến
• Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, văn bản online
• Xác nhận chứng từ trong giao dịch nội bộ. Chẳng hạn: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, báo cáo quản trị…

Xem thêm ngay: Chữ ký số để làm gì? 7+ Công dụng và lợi ích trong thời kỳ công nghệ số

2. Quy định pháp luật về chữ ký số doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần nắm chắc những quy định sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả và đúng quy định để chữ ký số được phát huy công dụng một cách hợp pháp và an toàn.

2.1. Giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương con dấu của doanh nghiệp và chữ ký tay của các cá nhân thuộc doanh nghiệp đó trên nền tảng số. Theo Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

• Khi pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký: thông điệp dữ liệu cần được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
• Khi pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức cần được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.

2.2. Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số giúp giải quyết nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục đăng ký theo quy định của Nhà nước và đơn vị cung cấp.

Hồ sơ đăng ký chữ ký số sẽ bao gồm bản sao của các giấy tờ sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, các doanh nghiệp cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp lựa chọn.

Lưu ý:

• Cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số của doanh nghiệp có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do các tổ chức được Nhà nước cấp phép cung cấp.

Các tổ chức, đơn vị có quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (DV CT CKS) là:

• Đơn vị cung cấp DV CT CKS quốc gia.
• Đơn vị cung cấp DV CT CKS chuyên dùng Chính phủ.
• Đơn vị cung cấp DV CT CKS công cộng.
• Đơn vị cung cấp DV CT CKS chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

2.3. Quy định đối với người ký và người nhận dữ liệu ký số

Pháp luật đã có những quy định chi tiết cho việc sử dụng chữ ký số. Cụ thể:

Đối với người ký

Điều 78, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số là phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức đã cấp chứng thư số đó.
• Nếu chứng thư số được cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Nếu kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì người ký được thực hiện ký số. Ngược lại, nếu có 1 trong 2 trường hợp trên không có hiệu lực thì người ký không được thực hiện ký số.

Đối với người nhận dữ liệu ký số

Điều 79 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số và chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số.

Người nhận phải kiểm tra các thông tin sau trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký:

• Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký.
• Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký.

Quy trình kiểm tra của người nhận được thực hiện như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó. Có thể kiểm tra trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp hoặc Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Khi kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì chữ ký trên thông điệp dữ liệu sẽ có hiệu lực pháp lý. 

Người nhận thông điệp dữ liệu được ký số sẽ phải chịu trách nhiệm khi:

• Không tuân thủ các quy định tại các khoản của điều 79, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Người nhận đã biết hoặc được thông báo về sự mất tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký.

3. Cách sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Sau khi nhận được chữ ký số dưới dạng USB Token từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để sử dụng chữ ký số.

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHỮ KÝ SỐ

• Bước 1: Cắm thiết bị phần cứng USB token vào máy tính.
• Bước 2: Cài đặt phần mềm sử dụng chữ ký số vào máy (mỗi nhà cung cấp có phần mềm khác nhau) và thực hiện cài đặt theo hướng dẫn.
• Bước 3: Chữ ký số đã được cài đặt và thông tin chữ ký số được hiển thị ở góc phải màn hình.

HƯỚNG DẪN KÝ CHỮ KÝ SỐ

• Bước 1: Chọn biểu tượng của đơn vị bạn đăng ký chữ ký số và chọn “Chứng thư số”.
• Bước 2: Nhập mã pin, chọn thông tin của doanh nghiệp và kiểm tra lại thông tin một lần nữa.
• Bước 3: Thực hiện ký chữ ký trên hợp đồng và chuyển file qua mail cho khách hàng.

CÁCH QUẢN LÝ CHỮ KÝ SỐ AN TOÀN

• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký: Điều này sẽ giúp tránh việc chữ ký số bị kiểm soát trái phép. 
• Đổi tên: Doanh nghiệp/cá nhân đổi tên nhưng vẫn muốn giữ nguyên chữ ký số có thể truy cập vào cấu hình đổi tên Token PKI, chọn mục “đổi tên”, sau đó nhập lại tên mới và chọn “Chấp nhận”.
• Đổi mật khẩu: Cần đổi mật khẩu chữ ký số để bảo vệ dữ liệu trong chứng thư số và tránh việc sử dụng chữ ký số không hợp pháp khi mật khẩu có dấu hiệu bị lộ ra ngoài. Để đổi mật khẩu, hãy truy cập vào cấu hình đổi tên Token PKI, chọn mục “đổi tên”. Sau đó nhập lại tên mới và chọn nút “Chấp nhận” là hoàn thành. 
• Kiểm tra gia hạn: Cần kiểm tra thời hạn của chữ ký số để gia hạn và tránh bị gián đoạn khi đang sử dụng chữ ký số trong cách giao dịch và hoạt động trực tuyến. Hãy mở giao diện của Usb Token, vào mục chứng thư số, nhập mã pin, chọn tên doanh nghiệp và thời hạn còn lại của chữ ký số sẽ được hiển thị.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Mỗi nhà cung cấp sẽ có phần mềm quản lý chữ ký số riêng giúp các doanh nghiệp sử dụng một cách thuận tiện và đảm bảo tính an toàn cao cho mọi giao dịch điện tử.

4. Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số doanh nghiệp

Dưới đây là giải đáp một số câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số.

4.1. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số không? 

Tại thời điểm hiện tại, pháp luật không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. 

Theo khoản 3, Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số:

• Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. 
• Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.
• Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019: Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử.

Tuy vậy, trong thời đại công nghệ số hóa phát triển, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sở hữu chữ ký số do công cụ này đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

• Thủ tục nhanh gọn: Chữ ký số thay thế cho chữ ký tay trong tất cả các giao dịch có thể thực hiện trực tuyến mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
• Tiết kiệm thời gian gặp gỡ, đi lại: Ký số thực hiện qua hệ thống Internet giúp giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau và hạn chế trở ngại về khoảng cách địa lý.
• An toàn, bảo mật: Chữ ký số được mã hoá với độ bảo mật cao nên khó làm giả và là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết, các bên không có cơ sở phủ nhận chữ ký của mình khi đã thực hiện việc ký số. 

4.2. Có nên giao chữ ký số cho kế toán? 

Chữ ký số có rất nhiều ứng dụng trong các hoạt động nộp thuế, phí dịch vụ, hải quan, thanh toán hoá đơn, thu chi trong công ty. Do đó, việc giao chữ ký số cho kế toán là điều cần thiết.

Chữ ký số giúp:

• Tiết kiệm thời gian ký kết các văn bản, việc ký kết có thể diễn ra bất kỳ đâu, bất cứ khi nào và giúp việc giải ngân, thu chi được nhanh chóng, thuận tiện hơn.
• Ngăn chặn gian lận và các hoạt động bất hợp pháp nhờ khả năng bảo mật cao, khả năng xác thực các văn bản và nội dung được ký kết.
• Theo dõi quá trình sử dụng dễ dàng từ những người có quyền truy cập, từ đó giúp theo dõi sát sao việc thu chi trong doanh nghiệp, hỗ trợ việc cân đối thu chi và phòng ngừa thất thoát ngân sách.
• Giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay giúp đảm bảo ràng buộc về mặt pháp lý. 

4.3. Mua chữ ký số doanh nghiệp ở đâu uy tín? 

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số với chất lượng và giá cả đa dạng. Tuy nhiên, ký số là hoạt động cần độ bảo mật và an toàn cao, vì thế các doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị có uy tín và đã được cấp giấy phép dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. 

Đến từ thương hiệu MobiFone giàu kinh nghiệm và có ưu thế công nghệ và mạng lưới phủ rộng toàn quốc, MobiCA là hệ thống cung cấp dịch vụ ký số hàng đầu hiện nay. MobiCA đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số cho các hoạt động của mình nhờ: 

• Tính bảo mật, xác thực cao: MobiCA có nền tảng công nghệ hiện đại từ MobiFone với hệ thống bảo mật tiên tiến, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. MobiCA còn đảm bảo xác thực người đang thực hiện ký số là chủ nhân/người được ủy quyền sử dụng chứng thư số, xác minh quyền hạn và trách nhiệm trong mỗi văn bản ký số.
• Sử dụng mọi lúc, mọi nơi ngay trên thiết bị di động: Cơ sở hạ tầng tốt với mạng lưới phủ sóng rộng khắp của MobiFone giúp các dịch vụ MobiCA có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi và hỗ trợ nhiều thiết bị di động.
• Hỗ trợ ký số qua USB Token và qua SIM PKI: Khách hàng có thể lựa chọn ký số với USB Token và máy tính hoặc thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng) với sim PKI, giúp đáp ứng mọi nhu cầu ký số từ doanh nghiệp. 
• Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại: Với MobiCA, doanh nghiệp có thể ký số từ xa, không cần trực tiếp ký tay. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, công sức xử lý giấy tờ và chi phí đi lại trong trường hợp ký kết các giao dịch hợp đồng với đối tác ở xa.
• Dịch vụ chăm sóc tận tâm: MobiCA có đội ngũ CSKH luôn thường trực giúp giải quyết mọi vấn đề trong quá trình sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp như không ký được, máy không nhận chữ ký số, chữ ký số bị lỗi, chữ ký số bị khoá,… 

Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin về chứng thư số, bạn hãy liên hệ ngay đến Hotline của MobiFone 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Trên đây là những thông tin chi tiết giải đáp về chủ đề chữ ký số doanh nghiệp. Hy vọng thông qua những hướng dẫn trên đây, các doanh nghiệp sẽ biết cách sử dụng và quản lý chữ ký số sao cho hiệu quả nhất để hỗ trợ các hoạt động trên nền tảng số của mình. 

Xem ngay: Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số | Ứng dụng của mỗi loại