eCabinet của MobiFone – Giải pháp phòng họp không giấy tờ tốt nhất 2022

Mô hình phòng họp “không giấy tờ” đang là xu hướng thiết yếu của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân hiện nay. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, eCabinet của MobiFone là một giải pháp cho việc tổ chức hội nghị trực tuyến, họp online với công nghệ tiên tiến, tiện dụng, tiết kiệm tối ưu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng hữu ích của MobiFone eCabinet trong bài viết dưới đây.

1. Giải pháp MobiFone eCabinet là gì?

MobiFone eCabinet là giải pháp tổ chức, điều hành cuộc họp không cần giấy tờ tiên tiến và hiện đại nhất hiện nay. 

Tổ chức họp, hội nghị qua Ecabinet nhằm mục đích giảm thiểu các loại giấy tờ, văn bản trong phòng họp, tăng hiệu suất làm việc. Ngoài ra quy trình tạo và tham gia phòng họp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác.

Sự kết hợp giữa eCabinet và MobiFone Meeting mang đến giải pháp họp, hội nghị trực tuyến toàn diện. Tạo ra một môi trường chia sẻ thông tin, tài liệu online, tương tác và trao đổi đa chiều, phản hồi dễ dàng. Nhờ đó, mọi công việc, vấn đề sẽ được xử lý minh bạch, nhanh chóng, hiệu quả.

2. Lợi ích của MobiFone eCabinet với tổ chức, doanh nghiệp

Khi sử dụng giải pháp eCabinet của MobiFone các tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:

2.1. Tiết kiệm chi phí

Khi tổ chức cuộc họp “không giấy tờ” trên eCabinet, các doanh nghiệp, tổ chức có thể giảm thiểu các chi phí trong việc tạo và tham gia cuộc họp online, chia sẻ thông tin, tài liệu,… Cụ thể chi phí được tối ưu:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức, di chuyển, đi lại.
• Chi phí in ấn văn bản, photo tài liệu,… 
• Chi phí bảo dưỡng, mua sắm các thiết bị photo, máy in,… 
• Chi phí chuyển phát nhanh các giấy tờ, bưu kiện,… 

2.2. Tối ưu thời gian, hiệu quả

Các tính năng đặt lịch cuộc họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết, tương tác đa chiều trên eCabinet của MobiFone giúp tiết kiệm thời gian tổ chức, điều hành cuộc họp hiệu quả.

• Giảm thời gian tham gia các phiên họp.
• Giảm thời gian chuẩn bị, phát tài liệu, văn bản giấy.
• Rút ngắn thời gian biểu quyết, lấy ý kiến.

2.3. Quản lý phiên họp dễ dàng

Với eCabinet quy trình tổ chức khép kín, các khâu quản lý trước – trong- sau cuộc họp đơn giản, dễ dàng giúp nâng cao hiệu suất công việc.

• Chia sẻ tài liệu online, tối ưu công tác chuẩn bị giấy tờ, in ấn.
• Quản lý số lượng, thành viên tham gia cuộc họp đơn giản.
• Biểu quyết, đóng góp ý kiến dễ dàng.
• Lưu trữ bản ghi cuộc họp.

2.4. Khả năng phục vụ các cuộc họp lớn

Các mô hình hệ thống tổ chức phòng họp của eCabinet có khả năng đáp ứng các buổi hội nghị quy mô lớn, số lượng thành viên đông, quy trình cuộc họp chuyên nghiệp. Các vai trò, nhiệm vụ của các thành viên được phân chia rõ ràng hỗ trợ công tác tổ chức phục vụ cho cuộc họp lớn:

• Admin đơn vị: Quản lý phòng họp, cài đặt cấu hình đơn vị, gán vai trò user, phân quyền, hỗ trợ.
• Người quản lý cuộc họp: Đăng ký lịch họp, chỉnh sửa/ duyệt lịch họp, duyệt tài liệu họp.
• Chủ trì cuộc họp: Điều hành, điểm danh, lựa chọn người phát biểu, khởi tạo biểu quyết, xin ý kiến, phê duyệt tài liệu, kết luận cuộc họp.
• Thư ký: Hỗ trợ điều hành cuộc họp, điểm danh, hỗ trợ chỉ định phát biểu, phê duyệt tài liệu, hỗ trợ tạo kết luận cuộc họp.
• Khách mời, người tham gia cuộc họp: Tiếp nhận lịch họp, phát biểu ý kiến, biểu quyết, xem tài liệu, ghi chú.

2.5. Triển khai linh hoạt, phù hợp với nhiều tổ chức

eCabinet của MobiFone phù hợp với nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong nhiều lĩnh vực hoạt động. Nhờ các chức năng tiện ích vượt trội, thao tác đơn giản mà việc khởi tạo, tổ chức cuộc họp không giấy tờ đơn giản, linh hoạt, phục vụ tốt cho các nhu cầu của nhiều khách hàng khác nhau.

3. Tiện ích vượt trội của eCabinet của MobiFone

Để mang lại những ưu điểm, lợi ích tuyệt vời trên, eCabinet được trang bị nhiều tính năng tiện dụng cho người dùng thực hiện tổ chức cuộc họp, hội nghị mà không cần giấy tờ, cụ thể:

3.1. Tạo cuộc họp, đặt lịch họp

Tính năng tạo cuộc họp, đặt lịch họp, phòng họp giúp người tổ chức và tham gia thống nhất thời gian cụ thể. Từ đó có thể chuẩn bị nội dung, tài liệu cần thiết cho cuộc họp.

Để tạo cuộc họp, đặt lịch họp, người quản lý cuộc họp cần thực hiện:

• Điền thông tin tiêu đề chung, loại phiên họp, nội dung/ chương trình họp.
• Lên lịch ấn định thời gian, địa điểm phòng họp.

Đối với các cá nhân, đơn vị được mời tham gia cuộc họp:

• Xác định thông tin chi tiết về thời gian họp.
• Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.
• Tham gia vào cuộc họp.

3.2. Thông báo thời gian cuộc họp

MobiFone eCabinet có thể tổ chức cuộc họp, hội nghị quy mô lớn theo thời gian linh hoạt, và địa điểm không cố định. Để dễ dàng theo dõi và tham gia cuộc họp, eCaninet cung cấp các tính năng:

• Đối với người tổ chức, quản lý: theo dõi danh sách cuộc họp theo thời gian, theo dõi thông tin các đơn vị cá nhân, người được mời tham gia.
• Đối với người tham gia: tính năng thông báo nhắc nhở thời gian cuộc họp được tổ chức để tham gia đúng lịch hẹn. 

3.3. Quản lý, điều hành cuộc họp

Khi tổ chức một cuộc họp, người quản lý, điều hành cần bao quát hết các hoạt động, nội dung truyền tải, ý kiến của thành viên tham gia. Để thực hiện được điều đó thì các tính năng hỗ trợ quản lý hiệu quả của eCabinet bao gồm:

• Sơ đồ phòng họp: giúp người quản lý, điều hành, người tham gia dễ dàng theo dõi cuộc họp.
• Tính năng đăng ký phát biểu, yêu cầu phát biểu: người tham gia có thể đóng góp ý kiến trong cuộc họp thông qua tính năng này.
• Tiện ích xem thông tin cuộc họp: tài liệu cuộc họp, ghi chú,… 

3.4. Xin ý kiến biểu quyết

Các cuộc họp, hội nghị thường diễn ra các công đoạn biểu quyết, xin ý kiến từ những người tham gia. Để giảm thiểu hình thức biểu quyết bằng giấy tờ thông thường thì giải pháp cuộc họp không giấy thực hiện hoạt động này thông qua tính năng xin ý kiến biểu quyết. 

Các tính năng bao gồm:

• Xin ý kiến, trả lời biểu quyết: Người tham gia sẽ điền ý kiến, thắc mắc lên mục “đăng ký phát biểu”
• Xem kết quả biểu quyết: Các thành viên trong cuộc họp tham gia biểu quyết và theo dõi kết quả biểu quyết trực trực tiếp.

4. Quy trình điều hành cuộc họp bằng eCabinet

Hệ thống eCabinet của MobiFone giúp hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tạo cuộc họp, tham gia thảo luận, phát biểu, biểu quyết,… thông qua các bước sau:

5. Sử dụng MobiFone eCabinet với giá tốt nhất 2022

Khách hàng đăng ký sử dụng MobiFone eCabinet có giá cước dựa vào số user, chu kỳ thanh toán và đăng ký mới hay gia hạn. 

• Ưu điểm: linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu.
• Hình thức thanh toán: trả trước.

Lưu ý: Sản phẩm không chịu thuế VAT

Bảng giá cho khách hàng mới

Bảng giá cho khách hàng mua thêm

Lưu ý: Giá combo với các dịch vụ riêng lẻ khác trong bộ giải pháp MobiFone Smart Office khách hàng vui lòng liên hệ đội ngũ chăm sóc khách hàng của MobiFone để được tư vấn chi tiết nhất.

eCabinet của MobiFone – giải pháp hỗ trợ họp trực tuyến không giấy tờ tiên tiến, hiện đại nhất hiện nay. Hãy đăng ký sử dụng dịch vụ để nhận được nhiều lợi ích trong việc xử lý công việc, tổ chức cuộc họp, lấy ý kiến đóng góp, biểu quyết trực tiếp trên thiết bị thông minh.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về mô hình giải pháp eCabinet của MobiFone hãy liên hệ đến hotline 0936110116 hoặc nhắn tin tới trang web MobiFone eCabinet để được tư vấn, đăng ký dịch vụ tiện ích này nhé!

Có thể bạn chưa biết: 

• Giải pháp số hóa văn bản của MobiFone – Có nên sử dụng hay không?
• Hợp đồng số (điện tử) là gì? Khác hợp đồng truyền thống ở điểm nào?