Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Giải pháp số hoá văn bản của MobiFone là lựa chọn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp khi tìm kiếm các giải pháp công nghệ để thực hiện số hoá văn bản – khâu quan trọng đầu tiên của quá trình chuyển đổi số. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu những ưu điểm và lợi ích của giải pháp đến từ MobiFone này.
1. Giải pháp số hóa văn bản của MobiFone là gì?
Số hoá văn bản MobiFone là một giải pháp thuộc phân hệ eOffice trong bộ giải pháp MobiFone Smart Office. Giải pháp này bao gồm các chức năng số hóa tài liệu tự động, lưu trữ trực tuyến, sắp xếp, quản lý, tìm kiếm, chia sẻ dữ liệu và tích hợp module quản lý văn bản.
Với các chức năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin, sử dụng và quản lý văn bản mà không lo mất mát, hỏng hóc giấy tờ, tiết kiệm được không gian, chi phí lưu trữ, in ấn và linh hoạt chuyển đổi giữa các loại dữ liệu số khác nhau.
Giải pháp số hoá văn bản của MobiFone phát triển trong bộ giải pháp văn phòng điện tử MobiFone Smart Office. Đây là giải pháp số hoá tác vụ làm việc văn phòng, giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành các hoạt động văn phòng và hành chính hiệu quả.
MobiFone Smart Office đáp ứng mọi yêu cầu về vận hành doanh nghiệp với 6 phân hệ toàn diện bao gồm eOffice, eHRM, eCollaboration, eAsset, eMeeting và Drive. Với nền tảng công nghệ hiện đại, quy trình linh hoạt, độ bảo mật cao và hỗ trợ trên nhiều nền tảng, bộ giải pháp MobiFone Smart Office là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp trong quá trình phát triển và chuyển đổi số.
Xem thêm ngay: Tính năng quản lý văn bản của MobiFone eOffice: Hướng dẫn sử dụng từ A – Z
2. Top 5 công nghệ số hóa văn bản hiện đại nhất của MobiFone eOffice
MobiFone đã không ngừng cập nhật và ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất cho giải pháp số hoá văn bản để các doanh nghiệp có được trải nghiệm và sự hỗ trợ tốt nhất. Các công nghệ tiêu biểu của MobiFone eOffice:
2.1. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học AI OCR
Công nghệ đầu tiên phải kể đến là công nghệ nhận dạng ký tự quang học AI OCR do Trung tâm công nghệ thông tin của MobiFone phát triển. Công nghệ này ứng dụng vào số hóa tài liệu tự động, cho phép chuyển đổi định dạng tài liệu (file ảnh, pdf,…) sang dạng searchable, tích hợp với giải pháp quản lý văn bản, lưu trữ, backup,…
Các tính năng của giải pháp với công nghệ AI OCR:
- Nhập liệu và hỗ trợ nhập liệu ở nhiều dạng khác nhau
- Chuyển đổi giọng nói thành văn bản (Speech to text)
- Kiểm tra và quản lý thông tin đã nhập liệu
AI OCR giúp doanh nghiệp thay thế phương thức nhập liệu truyền thống và giảm lưu trữ tài liệu giấy, tiết kiệm không ít thời gian và chi phí. Quá trình nhập liệu với AI OCR qua nhiều bước nhập và kiểm tra giúp đảm bảo chính xác. Cùng độ bảo mật thông tin cao, chia sẻ thông tin nhanh chóng, AI OCR được coi là công nghệ hàng đầu trong số hoá văn bản hiện nay.
2.2. Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói AI TTS
AI TTS là công nghệ chuyển đổi văn bản thành giọng nói trên nền tảng trí tuệ nhân tạo (AI), trên cơ sở đó hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các hệ thống tổng đài thông minh trả lời tự động, các hệ thống thông báo công cộng, trợ lý ảo (Virtual Assistant), báo nói, sách nói, thuyết minh phim,…
Với công nghệ này, người dùng có thể chuyển đổi văn bản thành giọng nói trực tiếp thông qua giao diện website hoặc kết nối với API để phát triển các giải pháp riêng biệt.
Các tính năng của giải pháp với công nghệ AI TTS:
- Chuyển văn bản thành giọng nói tiếng Việt với ngữ điệu tự nhiên và chuyển đổi linh hoạt theo vùng miền và giới tính.
- Lưu trữ và sử dụng dưới dạng file âm thanh cơ bản như mp3, wav,…
- Thiết kế giọng đọc theo từng ngữ cảnh, vùng miền, giới tính, tuỳ chỉnh tốc độ, cách ngắt nghỉ tiếng nói.
- Cập nhật từ điển viết tắt/ từ điển nước ngoài và cho phép chỉnh sửa từ điển khi ở ở dạng văn bản.
- Kết nối hoặc chuyển đổi qua APIs để phát triển các giải pháp riêng biệt.
Với công nghệ AI TTS, khách hàng không chỉ được nâng cao trải nghiệm chuyên nghiệp và hiện đại mà còn có thể tự phát triển các giải pháp nội bộ. Công nghệ này cho phép doanh nghiệp triển khai sản phẩm, dịch vụ kinh doanh một cách đa dạng, tiết kiệm phí nhân sự, vận hành và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
2.3. Công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản AI STT
Ngược lại với AI TTS, AI STT là công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản, được tích hợp sẵn trong công nghệ AI OCR. Công nghệ AI STT giúp doanh nghiệp nhập liệu và hỗ trợ nhập liệu ở nhiều dạng khác nhau một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động.Với giải pháp số hoá văn bản của MobiFone doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian nhập liệu.
Không chỉ áp dụng trong nhập liệu, công nghệ này còn áp dụng trong phê chuyển văn bản, giúp các lãnh đạo của doanh nghiệp phê chuyển văn bản nhanh chóng và dễ dàng hơn.
2.4. Công nghệ lưu trữ, xử lý dữ liệu Big Data trên nền tảng đám mây
Big Data là công nghệ lưu trữ và phân tích dữ liệu trên nền tảng hệ thống thông tin lưu trữ mở, có khả năng mở rộng không hạn chế và tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin sẵn có của doanh nghiệp. Không chỉ cho phép lưu trữ và quản lý lượng lớn dữ liệu, Big Data còn giúp phân tích nguồn dữ liệu sẵn có để phục vụ cho các mục đích kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp.
Các tính năng của giải pháp với công nghệ Big Data:
- Thu thập và quản lý tài liệu, loại hình tài liệu
- Tra cứu dữ liệu, tra cứu hồ sơ và văn bản
- Khai thác và sử dụng tài liệu
- Quản trị hệ thống và danh mục hệ thống
- Tích hợp ký số điện tử
- Tích hợp với hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp
- Sao lưu Import, Export dưới dạng XML
Công nghệ Big Data giúp doanh nghiệp tích hợp nhiều tính năng kể trên. Từ đó hỗ trợ quản lý văn bản một cách tối ưu, giảm thiểu chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ và thời gian vận hành của doanh nghiệp. Có thể thấy với công nghệ Big Data, việc số hoá văn bản của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Xem thêm ngay: Lưu trữ số hóa điện tử tập trung trên nền tảng Big Data
2.5. Công nghệ ký số sim PKI
MobiFone đã tích hợp công nghệ ký số qua sim PKI mới nhất vào giải pháp số hoá văn bản của mình. Với công nghệ này, doanh nghiệp có thể ký số văn bản linh hoạt và dễ dàng mọi lúc, mọi nơi, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và tối ưu được chi phí, thời gian.
Các tính năng của giải pháp với công nghệ ký số sim PKI:
- Ký số thông qua sim PKI
- Xác thực điện tử vào các hệ thống công nghệ thông tin
3. Chức năng quản lý văn bản trên MobiFone eOffice
Giải pháp số hoá văn bản của MobiFone được tích hợp với module quản lý văn bản của phân hệ eOffice, giúp hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp trong việc chuyển đổi số các công tác văn phòng, hành chính. Các chức năng quản lý văn bản của giải pháp:
3.1. Quản lý văn bản đến
Các quyền của văn thư khi quản lý văn bản đến:
- Vào sổ và chuyển xử lý các văn bản đến theo đường điện tử (email,…)
- Thêm mới và vào sổ văn bản đến theo đường bên ngoài (fax, bưu điện,…) trên hệ thống
- Tìm kiếm các văn bản đến đã tiếp nhận
Các quyền của lãnh đạo/chuyên viên khi quản lý văn bản đến:
- Quản lý danh sách văn bản đến chờ xử lý/đã xử lý
- Tìm kiếm văn bản đến
- Xem chi tiết và chuyển xử lý văn bản đến
- Theo dõi lịch sử chỉnh sửa, thay đổi,… lên văn bản đến
- Từ chối văn bản đến
- Thu hồi văn bản đến
- Kết thúc văn bản đến
3.2. Quản lý văn bản đi
Các quyền của văn thư khi quản lý văn bản đi:
- Truy cập danh sách văn bản chờ ban hành
- Ban hành văn bản đi đã được ký duyệt
- Quản lý danh sách văn bản đã ban hành
- Quản lý Hashtag
- Tìm kiếm các văn bản đi đã ban hành
Các quyền của lãnh đạo/chuyên viên khi quản lý văn bản đi:
- Quản lý danh sách văn bản dự thảo, văn bản đã phát hành
- Tìm kiếm văn bản đi dự thảo/đã phát hành
- Quản lý văn bản dự thảo
- Xem chi tiết văn bản đi
- Ghi chú và từ chối văn bản đi
- Ký số và chuyển xử lý văn bản dự thảo
- Thu hồi văn bản
- Ký duyệt trên văn bản
- Chuyển tiếp văn bản đã phát hành
- Theo dõi lịch sử tác động lên văn bản đi
3.3. Ký số và chuyển xử lý văn bản
Các quyền của văn thư khi quản lý ký số và chuyển xử lý văn bản:
- Thực hiện chuyển xử lý văn bản đến
- Tìm kiếm các văn bản đã chuyển xử lý
Các quyền của lãnh đạo/chuyên viên khi quản lý ký số và chuyển xử lý văn bản:
- Ký số và chuyển xử lý văn bản dự thảo
- Ký duyệt trên văn bản
- Từ chối văn bản
3.4. Theo dõi lịch sử tác động đến văn bản
Chức năng theo dõi lịch sử tác động lên văn bản được cấp cho lãnh đạo và chuyên viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tính chính xác cũng như bảo mật của tài liệu.
3.5. Tương tác trên văn bản
Người dùng là lãnh đạo hoặc chuyên viên có thể thực hiện các tương tác trên văn bản như:
- Xem chi tiết, sửa, xoá văn bản
- Ghi chú trên văn bản
- Ký duyệt trên văn bản
3.6. Phân tích, báo cáo và thống kê
Người dùng là lãnh đạo/chuyên viên có thể sử dụng các chức năng phân tích, báo cáo và thống kê văn bản theo đơn vị. Các công cụ này sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của doanh nghiệp và của từng đơn vị một cách khách quan nhất, từ đó đưa ra được các quyết định/giải pháp xử lý phù hợp.
4. Có nên sử dụng giải pháp số hóa văn bản của MobiFone?
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, ngày càng có nhiều giải pháp số hoá văn bản được phát triển với nhiều công nghệ và chất lượng khác nhau. Với nền tảng công nghệ hiện đại và nhiều tính năng vượt trội, giải pháp số hoá văn bản của MobiFone đang được coi là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số hiệu quả.
Giải pháp số hoá văn bản của MobiFone có nhiều ưu điểm nổi bật sau:
- Mọi lúc mọi nơi: Giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý các văn bản được xử lý trên các thiết bị điện tử cá nhân, hạn chế các rào cản về không gian và thời gian, đảm bảo công việc được tiến hành nhanh chóng và kịp thời.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Giải pháp cung cấp nền tảng lưu trữ dữ liệu có hệ thống và công nghệ tìm kiếm mới nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm văn bản và đẩy nhanh tốc độ làm việc.
- Bảo mật: Công nghệ lưu trữ Big Data hiện đại giúp thông tin được bảo mật một cách tuyệt đối, hạn chế các rủi ro mất mát thông tin của doanh nghiệp.
- Quy trình linh hoạt: MobiFone cho phép doanh nghiệp lựa chọn và thanh toán cho các tính năng theo nhu cầu, giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.
- Sử dụng đa nền tảng: Giải pháp hỗ trợ số hoá văn bản trên nhiều nền tảng khác nhau như website, ứng dụng mobile (iOS và Android) nhưng vẫn đảm bảo doanh nghiệp được kết nối một các đồng bộ và sử dụng các tiện ích mọi lúc, mọi nơi.
- Giá thành cạnh tranh, tích hợp trong bộ giải pháp toàn diện MobiFone eOffice: Giải pháp được triển khai theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp trong bộ giải pháp eOffice giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo doanh nghiệp có được trải nghiệm tốt nhất.
Trên đây là thông tin về giải pháp số hoá văn bản của MobiFone. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn về giải pháp công nghệ để có thể thực hiện số hoá văn bản hiệu quả, bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số của thời đại.
Liên hệ ngay tới hotline 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết về các giải pháp công nghệ của MobiFone!
Có thể bạn chưa biết: