Giải pháp hợp đồng điện tử và 5+ câu hỏi thường gặp

Đi cùng tốc độ phát triển của công nghệ thông tin, hợp đồng điện tử đang trở thành phương thức thay thế cho các loại hợp đồng truyền thống. Theo đó, các giải pháp hợp đồng điện tử cũng được phát triển rộng rãi để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp.. 

1. Giải pháp hợp đồng điện tử là gì? Có giá trị pháp lý không?

Vậy giải pháp hợp đồng điện tử là gì? Để hiểu rõ về giải pháp hợp đồng điện tử, trước tiên doanh nghiệp cần hiểu rõ 2 khái niệm sau đây:

• Hợp đồng điện tử được luật giao dịch điện tử 2005 quy định là loại hợp đồng được thực hiện, lưu trữ trên các phương tiện, thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện, kỹ thuật số,… với những hoạt động về việc thỏa thuận xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại của các bên tham gia. Hợp đồng điện tử hợp pháp bao gồm hợp đồng thương mại điện tử, hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng dân sự điện tử,… 
• Giải pháp là phương pháp, cách thức hoặc đường lối có tính hệ thống để giải quyết một vấn đề.

Từ 2 định nghĩa trên, giải pháp hợp đồng điện tử là các biện pháp, phương thức hỗ trợ các bên tham gia thực hiện các hoạt động ký kết hợp đồng. Chẳng hạn: tạo lập, đàm phán, giao kết, quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu hợp đồng điện tử trên các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di động, laptop,… 

Các giải pháp hợp đồng điện tử đang ngày càng được phát triển mạnh mẽ. Các công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả kinh doanh mà còn thúc đẩy các hoạt động thương mại điện tử của các doanh nghiệp. 

Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc không biết hợp đồng điện tử lập từ các giải pháp này có giá trị pháp lý không? Hợp đồng điện tử được coi là hợp pháp nếu đáp ứng được những điều kiện sau: 

• Đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin, không có thông tin thay đổi ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
• Hợp đồng công khai với các bên tham gia, có thể truy cập, xem và chỉnh sửa bằng các phương pháp mã hoá hợp pháp đã thoả thuận, có lịch sử ghi chép các hoạt động thay đổi đối với hợp đồng.
• Sử dụng chữ ký số hợp pháp: được cấp bởi đơn vị uy tín, được pháp luật công nhận và còn hiệu lực trong thời gian ký kết hợp đồng.

Hiện nay, 05 giải pháp hợp đồng điện tử đã được Bộ Công thương chứng nhận. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng đơn vị để yên tâm về tính hợp pháp của hợp đồng điện tử.

2. Đặc điểm nổi bật của hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử được hình thành dưới dạng dữ liệu điện tử, được truyền gửi và ký kết thông qua Internet và các mạng viễn thông nên có những đặc điểm chính như sau:

• Hình thức thể hiện: Hợp đồng điện tử được thể hiện thông qua các thông điệp dữ liệu điện tử. Đây là điểm vượt trội của hợp đồng điện tử so với hợp đồng truyền thống do giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
• Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: 2 chủ thể giao kết thường gặp là bên mua và bên bán. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp các dịch vụ mạng sẽ tham gia vào thực hiện hợp đồng điện tử như một bên thứ 3 để đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử. 
• Có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy (hợp đồng truyền thống): Hợp đồng điện tử có sự khác biệt về hình thức thể hiện (dữ liệu điện tử) nhưng vẫn được pháp luật bảo vệ. 
• Ký kết mọi lúc mọi nơi. Hợp đồng điện tử được thiết lập ở dạng dữ liệu điện tử thông qua Internet. Vì vậy, hai bên tham gia không cần gặp mặt trực tiếp mà có thể ký kết mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị điện tử.
• Lĩnh vực áp dụng hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước và trong các lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại, bảo hiểm,… Một số lĩnh vực không áp dụng ký với hình thức hợp đồng điện tử: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, bất động sản, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử và hối phiếu,…

3. Hợp đồng điện tử mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Hợp đồng điện tử đang dần trở thành một phương pháp tối ưu hóa các giao dịch điện tử cho doanh nghiệp với các lợi ích vượt trội như:

• Rút ngắn thời gian, chi phí giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng do các nghiệp vụ trên hợp đồng điện tử đều được thực hiện trực tuyến ngay trên các thiết bị điện tử thông qua các phần mềm giải pháp. 
• Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và quản lý hợp đồng điện tử thông qua kho dữ liệu online công khai của các phần mềm giải pháp.
• Giải quyết nhanh chóng khi xảy ra tranh chấp nhờ các phần mềm hợp đồng điện tử đều có tính năng lưu lại lịch sử hoạt động, lịch sử ký của các bên tham gia như người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký,…
• Thông tin hợp đồng được bảo mật an toàn với nền tảng công nghệ hiện đại và nhiều tính năng hạn chế quyền ký số, theo dõi và ghi lại các phiên bản/lịch sử hợp đồng, xác thực người gửi, người nhận,… từ các phần mềm hợp đồng điện tử uy tín.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng hội nhập kinh tế quốc tế cho doanh nghiệp nhờ tăng sự chuyên nghiệp, tối đa hoá hiệu suất kinh doanh, thúc đẩy các hoạt động thương mại điện tử trong và ngoài nước.

4. Hợp đồng điện tử được hình thành vào thời điểm và địa điểm nào?

Một trong những nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử là nguyên tắc tự nguyện giữa các bên tham gia. Trong đó bao gồm quyền tự do lựa chọn thời điểm, địa điểm giao kết hợp đồng. Như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện ký kết hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi với thiết bị điện tử của mình mà vẫn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hợp đồng.

Vậy hiệu lực của hợp đồng điện tử được tính từ khi nào?

Hiện nay pháp luật chưa có quy định cụ thể nào về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng điện tử. Hiệu lực của hợp đồng điện tử vẫn được xét tương tự như hiệu lực của hợp đồng giấy thông thường khi thỏa mãn các điều kiện của việc tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ hợp đồng bằng phương tiện điện tử.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng giấy thông thường sẽ có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thoả thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác. Từ thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực, các bên tham gia phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với nhau theo cam kết trong hợp đồng. 

Như vậy, hợp đồng điện tử cũng sẽ có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi các bên tham gia có thỏa thuận khác hoặc hoặc luật liên quan có quy định khác.

5. Giải pháp hợp đồng điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay, các giải pháp hợp đồng điện tử ngày càng được phát triển theo mức độ phổ biến của hợp đồng điện tử. Trong số đó, MobiFone eContract được coi là giải pháp hợp đồng điện tử tốt nhất với nhiều ưu điểm vượt trội.

MobiFone là 1 trong 5 đơn vị đầu tiên tại Việt Nam được Bộ Công thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Với giải pháp MobiFone eContract, MobiFone kỳ vọng sẽ là người đồng hành tin cậy cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và phát triển kinh doanh hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật của MobiFone eContract: 

• Mang lại lợi ích 07 KHÔNG: không chi phí in ấn, không chi phí chuyển phát, không chi phí lưu kho, không rủi ro thất lạc, không phụ thuộc vào không gian, địa lý, không phụ thuộc và không gián đoạn thời gian.
• Hỗ trợ đa dạng nhiều hình thức ký số như ký số qua USB Token, SIM PKI, remote signing, ký ảnh,… giúp doanh nghiệp linh hoạt trong lựa chọn hình thức ký số phù hợp và sẵn có.
• Hỗ trợ đa dạng các loại hợp đồng áp dụng trong các lĩnh vực được pháp luật quy định như hợp đồng thương mại, dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng xây dựng, hợp đồng trao đổi/mua bán, hợp đồng đại lý,…

Hợp đồng điện tử và giải pháp hợp đồng điện tử đang trở thành những công cụ đắc lực cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số và hội nhập quốc tế hiện nay. Doanh nghiệp nếu có thắc mắc về giải pháp MobiFone eContract hãy gọi ngay đến số hotline 0936 110 116 để được hướng dẫn và tư vấn chi tiết nhất.

• Hướng dẫn sử dụng MobiFone eContract từ A – Z
• 05 giải pháp quản lý hóa đơn điện tử an toàn, tiện dụng