Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Sử dụng hoá đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0. Vì vậy, giải pháp quản lý hoá đơn điện tử ngày càng được quan tâm và phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian sử dụng hoá đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ mang đến 5 giải pháp quản lý hoá đơn điện tử an toàn và tiện dụng nhất hiện nay.
1. Lợi ích của quản lý hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử được trao đổi qua rất nhiều nguồn (email, zalo, google drive, các phần mềm kế toán,…) khiến dữ liệu của chúng thiếu nhất quán, khó tra cứu, mất thời gian nhập liệu thủ công và tạo ra sai sót. Vì vậy, quản lý hoá đơn điện tử là yêu cầu tất yếu khi doanh nghiệp sử dụng dạng hoá đơn này.
Quản lý hoá đơn điện tử hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp như:
- Dễ dàng báo cáo với cơ quan thuế: Hoá đơn điện tử được quản lý tốt sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian nộp hoá đơn cũng như chi phí cho các các thủ tục hành chính của cơ quan Thuế. Đồng thời tránh việc nộp chậm/không nộp hoá đơn dẫn đến bị xử phạt.
- Dễ dàng tra soát, hạch toán và tìm kiếm hóa đơn: Quản lý tốt sẽ rút ngắn thời gian thao tác trên hoá đơn, theo dõi tính hợp lệ và tìm kiếm các sai sót trên hoá đơn, giúp sửa đổi nhanh chóng và hạn chế gây tổn thất cho công ty.
Bên cạnh đó, điều này cũng thúc đẩy doanh nghiệp đổi mới để thích nghi nhanh với các điều kiện kinh doanh thay đổi không ngừng hiện nay, tăng cơ hội cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
2. 5 giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp
Theo sự phát triển của công nghệ hiện nay, các giải pháp quản lý hoá đơn điện tử cũng ngày càng được đổi mới và phong phú hơn. Dưới đây là 5 giải pháp quản lý hoá đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến nhất:
Giải pháp 1: Lập email mới để nhận/gửi hóa đơn điện tử
Thay vì dùng email chung cho nhiều loại công việc, các doanh nghiệp có thể tạo một email riêng cho việc trao đổi hoá đơn điện tử với khách hàng, đối tác.
Ưu điểm:
- Dễ quản lý và phân loại hoá đơn điện tử, không bị sót hoá đơn và giảm khả năng nhầm lẫn với các email cho các công việc khác.
- Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về hoá đơn điện tử để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.
Nhược điểm:
- Tính chuyên nghiệp không cao, tốn thời gian chứng thực khi khách hàng yêu cầu.
- Với giải pháp quản lý hoá đơn điện tử này thì có tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị mất hoặc bị khoá.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán nên dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải pháp 2: In email hóa đơn điện tử để lưu trữ
Hoá đơn điện tử sau khi được tạo lập/nhận từ nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể in hoá đơn trực tiếp ra giấy để lưu trữ và quản lý thủ công. Dữ liệu về hoá đơn điện tử sẽ được lưu trữ cả ở email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
- Không cần tạo email mới để trao đổi hoá đơn với khách hàng, đối tác.
- Điểm mạnh của giải pháp quản lý hoá đơn điện tử này thì hạn chế nguy cơ mất dữ liệu khi có vấn đề về email do dữ liệu còn được lưu trữ ở dạng chứng từ giấy..
- Thực hiện đơn giản, thuận tiện, không tốn nhiều thời gian.
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy và chi phí in ấn, lưu trữ.
- Khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hoá đơn.
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải pháp 3: Lưu ảnh của email hóa đơn điện tử trên máy tính
Hoá đơn điện tử sau khi được tạo lập/nhận từ nhà cung cấp, một số doanh nghiệp thường lưu ảnh hoá đơn vào thư mục riêng trên máy tính của kế toán để tiện cho việc theo dõi. Các hoá đơn thường được lưu trữ theo ngày/tháng/năm, nhà cung cấp, số hoá đơn,…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ/siêu nhỏ, ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ,…
Nhược điểm:
- Không thể thực hiện các thao tác trên nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Tốn thời gian, quy trình rườm rà.
- Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu.
- Kiểm tra hóa đơn bằng mắt dễ gây sai sót.
- Tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu hoá đơn khi máy tính lưu trữ gặp sự cố.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải pháp 4: Lập file excel liệt kê các email hóa đơn điện tử đi/đến
Excel là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi quản lý hóa đơn và các công việc khác. Với giải pháp quản lý hoá đơn điện tử này thì sau khi nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán của doanh nghiệp có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, kế toán thực hiện nhập dữ liệu từ excel lên phần mềm kế toán và kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với nghiệp vụ của đa số kế toán.
- Dễ dàng tra cứu, phân loại hoá đơn điện tử theo nhà cung cấp, ngày mua, loại hàng hóa, dịch vụ,…
- Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Nhược điểm:
- Nhập liệu thủ công hoá đơn điện tử từ email vào bảng tính và từ bảng tính vào phần mềm kế toán dễ xuất hiện sai sót, thừa/thiếu hóa đơn.
- Với các doanh nghiệp quy mô lớn: tốn thời gian do số lượng hóa đơn nhiều và phát sinh thường xuyên.
- Khó khăn trong tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính, tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin và tiềm ẩn nguy cơ không thống nhất dữ liệu giữa các nguồn lưu trữ.
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
Giải pháp 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử giúp khắc phục hầu hết các hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử nói trên và là hình thức quản lý tối ưu nhất hiện nay.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email, thời gian đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng phương pháp thủ công.
- Hạn chế được sai sót trong quá trình kế toán nhập liệu thủ công.
- Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào được kiểm tra một cách tự động: kiểm tra thông tin của doanh nghiệp, của hóa đơn, chữ ký số trong hoá đơn,…
- Được cập nhật tự động, thường xuyên. Dữ liệu được đồng bộ với phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng.
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, giải pháp quản lý hoá đơn điện tử uy tín, có công nghệ hiện đại, nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần.
3. MobiFone Invoice – Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Từ khi được ra mắt đến nay, MobiFone Invoice đã không ngừng khẳng định vị thế của mình là một trong những phần mềm quản lý hoá đơn điện tử tốt nhất. Những ưu điểm của phần mềm quản lý hoá đơn điện tử MobiFone Invoice:
- Nhận truyền dữ liệu với Cơ quan Thuế: MobiFone Invoice giúp doanh nghiệp truyền nhận dữ liệu với Cơ quan Thuế theo các quy định mới nhất về các nghiệp vụ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn, bảo mật và đáp ứng tiêu chuẩn truyền nhận của Tổng Cục Thuế.
- Đầy đủ nghiệp vụ theo quy định: MobiFone Invoice đáp ứng đủ nghiệp vụ theo yêu cầu của Nghị định 123 và Thông tư 78 về quản lý hoá đơn điện tử. Các nghiệp vụ này bao gồm: quản lý tạo lập hóa đơn có mã/không có mã của cơ quan thuế, các nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử,…
- Mẫu hóa đơn phong phú, thiết kế theo yêu cầu: MobiFone Invoice có thư viện mẫu hoá đơn phong phú, đa dạng, được cập nhật liên tục và đáp ứng yêu cầu cả về các mẫu hóa đơn đặc thù nhất như tem, vé, hóa đơn điện, nước,… Ngoài ra, hoá đơn cũng có thể được thiết kế linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng mà vẫn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
- Báo cáo thống kê hóa đơn: MobiFone Invoice cung cấp cho khách hàng các báo cáo trực quan và đầy đủ thông tin liên quan đến hóa đơn trong kỳ kê khai, giúp doanh nghiệp đánh giá được tình hình kinh doanh của mình một cách khách quan và kịp thời.
- Giá thành cạnh tranh: MobiFone Invoice có giá thành cạnh tranh so với các phần mềm quản lý hoá đơn điện tử khác hiện nay: chỉ từ 100đ/hoá đơn. Đồng thời, bảng giá linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp, số lượng hoá đơn sử dụng,… và nhiều gói khuyến mại được đưa ra giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí.
- Hỗ trợ nhiệt tình, chu đáo: Đội ngũ chăm sóc khách hàng của MobiFone Invoice được đào tạo chuyên nghiệp và dày dặn kinh nghiệm, đảm bảo hỗ trợ giải đáp các thắc mắc và phản hồi của khách hàng 24/7.
MobiFone Invoice là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng phát triển công nghệ, tối ưu hóa và hiện đại hoá hoạt động kinh doanh của mình.
Để đăng ký phần mềm MobiFone Invoice, khách hàng cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Khách hàng ký hợp đồng với Công Ty Khu vực MobiFone KV, TT CNTT hoặc ĐL phân phối của TT CNTT dựa trên danh sách KH đã đăng ký do đơn vị nào quản lý.
- Bước 2: Đơn vị trực tiếp ký Hợp đồng với KH sẽ tiến hành khai báo hợp đồng cho KH trên Hệ thống Quản lý sản phẩm CNTT trong vòng 01 ngày làm việc.
- Bước 3: Chuyên viên kỹ thuật sẽ tạo tài khoản cho khách hàng và gửi thông tin tài khoản này cho đơn vị ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.
- Bước 4: Đơn vị trực tiếp ký hợp đồng với khách hàng nhận thông tin tài khoản và gửi tới khách hàng thông qua các phương thức như email hoặc văn bản.
Trên đây là thông tin về các giải pháp quản lý hoá đơn điện tử an toàn và tiện dụng nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp quản lý hoá đơn điện tử phù hợp nhất để tối ưu hoá sử dụng hoá đơn điện tử cho các hoạt động của mình.
Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin về hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, khách hàng hãy liên hệ ngay đến Hotline của MobiFone 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
Có thể bạn chưa biết:
