Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản? [Update 2022]

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là thủ tục được lập khi hóa đơn có sự sai sót và cần phải hủy bỏ. Do đó, mỗi khi hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản và quy định này là bắt buộc. Hãy cùng MobiFone tìm hiểu cụ thể vấn đề này với bài viết sau đây và thực hiện theo đúng quy định.

1. Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản không?

Hủy hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi trong quá trình sử dụng, lập hóa đơn. Và khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều cần thiết.

Trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:

1 – Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.  

2 – Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế. 

3 – Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:

• Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
• Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.

4 – Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền).

5 – Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định. 

Xem ngay: Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mà bạn cần phải lưu ý

2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Theo cập nhật mới nhất năm 2022 thì có 2 mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử. Đó là mẫu biên bản hủy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. 

1 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: Download tại đây. 

2 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Download tại đây. 

Mục đích của việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để nêu rõ lý do hủy và cả 2 bên cùng thống nhất nội dung. Sau đó, cả người mua và người bán cùng nhau ký kết để đảm bảo tính pháp lý cho biên bản. Qua đó, giúp hóa đơn hủy được hợp lệ.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Ngoài lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử thì để hoàn thiện hồ sơ khi cần hủy hóa đơn, bạn cần thực hiện các giấy tờ và quy trình như sau: 

3.1. Chuẩn bị hồ sơ

Tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định rõ “Hồ sơ hủy hóa đơn” gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Mẫu này có thể do doanh nghiệp tự lập nội bộ. 
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Trong bảng kiểm kê cần nêu đầy đủ các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (cần kê chi tiết từng số, nếu hủy nhiều và liên tục thì có thể ghi hủy từ số… đến số…).
• Biên bản hủy hóa đơn theo mẫu Thông tư 39 hoặc Thông tư 78.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) và phải đảm bảo có các nội dung chính như: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu trữ tại bên lập hóa đơn. Trong đó, thông báo kết quả hủy hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn cần được lập thành ít nhất 02 bản. Với thông báo kết quả hủy hóa đơn thì 01 bản lưu tại doanh nghiệp còn 01 bản gửi đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ khi hủy hóa đơn. Còn biên bản bản hủy thì bên bán giữ 01 bản, bên mua giữ 01 bản để đối chiếu khi cần. 

3.2. Cách hủy hóa đơn điện tử

Cách hủy hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể:

1 – Hủy hóa đơn điện tử do viết sai: 

• Lập sai hóa đơn nhưng chưa ký số và chưa gửi cho bên mua: Theo tình huống này, người lập thì chỉ cần thực hiện xóa hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
• Lập sai hóa đơn nhưng đã ký số và gửi cho bên mua: Thì người lập cần xóa bỏ hóa đơn lập sai, lập hóa đơn mới thay thế và lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký xác nhận của 2 bên.
• Lập sai hóa đơn, đã ký số gửi cho bên mua và 2 bên đã thực hiện kê khai: Trường hợp này, người lập sẽ lập biên bản điều chỉnh, ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh và 2 bên ký đóng dấu, xác nhận. Sau đó, còn tùy thuộc vào tình huống điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm/điều chỉnh khác để thực hiện các bước cho phù hợp.

2 – Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động:

• Trước tiên bạn cần xác định số lượng hóa đơn phải hủy và thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Lưu ý, chọn phương pháp hủy hóa đơn là phương pháp điện tử.
• Cần đính kèm biên bản hủy và quyết định hủy hóa đơn vào trong thông báo hủy hóa đơn điện tử.
• Khi thao tác xong thì kết xuất thông báo hủy dưới dạng file XML để ký gửi lên trang Thuế điện tử.

Chi tiết từng bước thực hiện, mời các bạn theo dõi thêm tại đây.

4. Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử 

Hủy hóa đơn điện tử được thực hiện khá nhanh chóng, nhưng trong quá trình hủy bạn cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo hủy hóa đơn đúng quy định: 

• Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy. Tức không được thay đổi, điều chỉnh thông tin trên những hóa đơn đã lập, đã ký và gửi đi. 
• Trường hợp hủy hóa đơn đang sử dụng ở Thông tư cũ để chuyển sang hóa đơn theo Thông tư mới, cần làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC trên HTKK và gửi cho Cục thuế.
• Để hạn chế việc hủy hóa đơn do sai sót khi lập, nên lập hóa đơn nháp và gửi sang cho bên mua để kiểm tra. Khi bên mua đã đồng ý thì mới ký số và gửi đi.
• Nên chọn những phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn biên bản hủy hóa đơn để dễ dàng hơn trong việc lập các thủ tục, hồ sơ khi hủy hóa đơn. 

Điển hình như phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, ngoài việc tích hợp các mẫu biên bản có sẵn, ứng dụng còn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cùng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng MobiFone Invoice chính là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp.  

MobiFone Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp

Như vậy, hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản để đảm bảo thủ tục theo đúng quy định và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hóa đơn hủy, lý do hủy. Qua đó, rút kinh nghiệm và hạn chế những sai sót liên quan tới việc tạo lập hóa đơn. Hãy lựa chọn MobiFone Invoice đồng hành cùng các bạn để sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và yên tâm hơn.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.

Xem thêm ngay: Hóa đơn điện tử có hủy được không? 4 bước hủy đơn giản, nhanh chóng