Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? Khác gì với hóa đơn giấy? Cách thực hiện

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang nhầm lẫn giữa hoá đơn điện tử chuyển đổi và hoá đơn giấy là một loại hoá đơn. Tuy nhiên đây là hai loại hoá đơn khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi vấn đề liên quan tới hóa đơn điện tử chuyển đổi.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Căn cứ vào khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC, quy định về hoá đơn chuyển đổi như sau:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

Như vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản về hoá đơn chuyển đổi như sau: Hoá đơn điện tử chuyển đổi là hoá đơn được in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của bên bán và bên mua.

Các mục đích sử dụng của hóa đơn điện tử chuyển đổi thường gặp bao gồm:

• Chứng minh nguồn gốc của hàng hoá hữu hình khi lưu thông trên thị trường.
• Lưu trữ chứng từ kế toán mà Luật kế toán quy định.

Việc thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy pháp đáp ứng 3 điều kiện:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải chính xác và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi có ký hiệu riêng xác nhận.
• Trên mỗi hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện kèm theo thời điểm chuyển đổi.

Dù có sử dụng với mục đích gì thì hoá đơn điện tử chuyển đổi vẫn phải được đóng dấu và xác nhận của công ty để đảm bảo tính chính xác. 

2. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy

Hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử chuyển đổi khác nhau ở điểm nào? Hãy cùng MobiFone tìm hiểu ngay! 

Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ về hoá đơn giấy. Căn cứ vào khoản 1 điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn giấy là chứng từ kế toán được thể hiện bằng văn bản giấy do tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng lập và theo dõi ghi nhận thông tin giao dịch.

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi đều thể hiện nội dung trên chất liệu giấy. Để hiểu rõ sự khác nhau giữa hai hoá đơn này, mời bạn theo dõi bảng so sánh dưới đây. 

3. Nguyên tắc khi in hóa đơn điện tử chuyển đổi

Tại điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ về nguyên tắc khi in hoá đơn chuyển đổi: 

“Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Bên cạnh đó căn cứ theo khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC có quy định thêm về nguyên tắc khi chuyển đổi:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.”

Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải khớp về nội dung, và chỉ được in chuyển đổi 1 lần. Hoá đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. 

Về cơ bản, hoá đơn chuyển đổi cần đảm bảo 3 điều kiện: Đảm bảo chính xác và đầy đủ về nội dung, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, ký hiệu riêng. Khi đảm bảo những nguyên tắc và điều kiện trên thì hoá đơn điện tử chuyển đổi mới có tính pháp lý.

4. Cách in hóa đơn điện tử chuyển đổi nhanh chóng

Để in hoá đơn điện tử chuyển đổi, chúng ta cần thực hiện 3 bước sau để có thể in chính xác và nhanh chóng.

• Bước 1: Bên bán xuất một bản file điện tử của hoá đơn điện tử khi thực hiện bán hàng. Nếu bên bán và bên mua có nhu cầu chuyển đổi thì tiến hành lưu file điện tử về máy tính dưới dạng file pdf. 
• Bước 2: Sau khi đã lưu trữ về máy, bên bán hoặc bên mua thực hiện in hoá đơn giấy từ file điện tử của hoá đơn đã lưu. 
• Bước 3: Hoá đơn chuyển đổi được in thành công, bên bán hoặc bên mua thực hiện ký tên và ghi rõ họ tên người tiến hành quá trình chuyển đổi hoá đơn. 

5. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử chuyển đổi trên phần mềm MobiFone Invoice

Hiện nay, MobiFone Invoice là phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Vậy làm thế nào để in hoá đơn điện tử chuyển đổi trên phần mềm M-Invoice? 

Để in hoá đơn chuyển đổi trên phần mềm MobiFone Invoice, cần tiến hành 4 bước:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn MobiFone Invoice. Mật khẩu và tên đăng nhập đã được gửi qua mail ngay khi doanh nghiệp đăng ký thành công tài khoản trên M-Invoice. 
• Bước 2: Kết nối máy in với máy tính. Bước này rất quan trọng, yêu cầu người thực hiện cần kiểm tra kỹ càng phần kết nối trước khi bắt đầu in. 
• Bước 3: Sau khi đã kết nối thành công với máy in, chọn hóa đơn cần in. Trên thanh công cụ chọn chức năng, chọn In chuyển đổi.
• Bước 4: Máy in bắt đầu tiến hành in hoá đơn chuyển đổi. Máy in kết thúc,, người in cần tiến hành ký và ghi rõ họ tên. 

In hóa đơn điện tử chuyển đổi trên MobiFone Invoice nhanh chóng, đảm bảo tính toàn vẹn và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Như vậy, hoá đơn điện tử chuyển đổi hoàn toàn khác với hoá đơn giấy. Để hoá đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo những nguyên tắc và điều kiện theo quy định của Nhà nước. Nếu bạn gặp vấn đề về phần mềm MobiFone Invoice, liên hệ hotline 0704.048.662 để được nhân viên hỗ trợ nhanh nhất nhé. 

Có thể bạn chưa biết: 

• Hóa đơn điện tử có hủy được không? 4 bước hủy đơn giản, nhanh chóng
• Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản?