Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ? Quy định pháp luật

Hóa đơn điện tử không có ngày ký có được không? Ngày ký hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử liệu có hợp lệ?  Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn điện tử không có ngày ký. 

1. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp pháp không?

Theo  Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập hóa đơn nhưng không bắt buộc phải có ngày ký hóa đơn.

Vì vậy hoá đơn không có ngày ký vẫn được coi là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin về ngày lập hoá đơn và các thông tin khác theo thỏa thuận của người bán và người mua dựa trên quy định của pháp luật. 

Ngược lại, hoá đơn điện tử không có ngày ký và thiếu các thông tin nói trên được coi là không hợp lệ.

2. Cách kiểm tra ngày ký của hóa đơn điện tử

Căn cứ tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về ngày ký hóa đơn điện tử như sau: 

“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.” 

Việc kiểm tra ngày ký hóa đơn giúp xác định ngày giao dịch, ngày mà hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. 

Để kiểm tra hoá đơn điện tử không có ngày ký, khách hàng có thể thực hiện theo 2 cách:

Cách 1:

Truy cập vào phần mềm tra cứu hóa đơn MobiFone Invoice và đăng nhập bằng “mã số thuế đơn vị bán”, “số bảo mật”, sau đó xem thông tin ngày ký được hiển thị trên hoá đơn điện tử.

Cách 2:

Tra cứu hóa đơn trên điện tử theo Thông tư 78 trên trang web của Tổng cục Thuế:

• Bước 1: Truy cập vào Hệ thống tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Nhập thông tin: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Bước 3: Nhập mã captcha.
• Bước 4: Ấn tìm kiếm.
• Bước 5: Kiểm tra ngày ký của hoá đơn trên thông tin hóa đơn điện tử hệ thống trả về.

3. Quy định mới nhất về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử

Để tránh nhầm lẫn và sai sót về ngày ký và ngày lập hóa đơn, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật những thông tư, nghị định mới được ban hành. Dưới đây là tổng hợp những quy định mới nhất về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC:

3.1. Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Những thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn điện tử theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC: 

Nội dung của hóa đơn điện tử: 

Thông tin của hàng hóa:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thuế suất thuế giá trị gia tăng, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng từng loại tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tất cả tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng,…

Thông tin của người bán:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử.

Thông tin của người mua:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu người mua có mã số thuế).
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua.

Thông tin quản lý:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Phí, lệ phí trong ngân sách nhà nước, phần trăm chiết khấu thương mại, khuyến mại,…

Tương tự như các Nghị định, Thông tư đã ban hành, thông tin thời điểm lập hóa đơn điện tử là nội dung bắt buộc và ngày ký hóa đơn không phải là thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

3.2. Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử không có ngày ký không bắt buộc? Theo Khoản 3, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung thông tin ngày ký hóa đơn không bắt buộc thể hiện trên hóa đơn. 

Bên cạnh đó, một số trường hợp không nhất thiết có đầy đủ các nội dung sau:

• Chữ ký điện tử của người mua: Tùy theo thỏa thuận giữa người mua và người bán dựa trên quy định.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế: Đối với hóa đơn điện tử bán hàng siêu thị, hóa đơn điện tử bán xăng dầu, hóa đơn điện tử tem, vé, thẻ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Không bắt buộc đối với các hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
• Thông tin về tiêu thức người mua: Tuy nhiên cần thông tin tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Ký hiệu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chữ ký điện tử người mua: không nhất thiết phải thể hiện trên hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

Xem ngay: Hóa đơn điện tử: Ngày lập và Ngày ký khác nhau | 4 câu hỏi thường gặp

4. Một số câu hỏi thường gặp về ngày ký trên hóa đơn điện tử

Những thông tin giải đáp sau sẽ giúp làm rõ hơn một số nhầm lẫn thường gặp về ngày ký trên hóa đơn điện tử:

4.1. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào?

Ngày ký và ngày lập hóa đơn có vai trò và chức năng khác nhau dựa theo nội dung quy định tại các Nghị định, thông tư. Cụ thể:

4.2. Ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau thì tính theo ngày nào?

Thông thường ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử thường trùng nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì các thông tin kê khai, nộp thuế, hạch toán sẽ tính theo ngày lập hóa đơn điện tử.

Bộ Tài chính sẽ căn cứ theo quy định của pháp luật quản lý thuế, pháp luật thuế giá trị gia tăng để hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với những trường hợp khác theo quy định hiện hành.

Ngoài ra, khi có phát sinh các trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp nên gửi văn bản phản hồi lên Cục thuế để có phương án áp dụng hợp lý nhất.

Hóa đơn điện tử không có ngày ký và có đầy đủ các nội dung khác theo quy định vẫn được tính là hợp lệ. Tuy nhiên các doanh nghiệp nên thận trọng và tránh nhầm lẫn giữa ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử để tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Nếu có thắc mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng hãy liên hệ ngay đến Hotline 0936 110 116 của MobiFone để được tư vấn trực tiếp nhé!