[Giải đáp] Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Hóa đơn điện tử in ra giấy để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa khi lưu thông hoặc phục vụ công tác hạch toán, kiểm toán. Còn bản in này không có giá trị pháp lý, nhưng nếu đảm bảo các yêu cầu theo quy định thì bản in giấy này vẫn được coi là hợp lệ.

1. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in ra giấy là hợp lệ và được sử dụng để phục vụ chứng minh nguồn gốc hàng hóa đi đường hoặc phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán nếu các thông tin trên hóa đơn đúng và đầy đủ các nội dung theo quy định Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được tính là hợp lệ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, tức là  không bị thay thế, sửa đổi hay thêm, bớt nội dung. 
• Có ký hiệu để thể hiện được đây là bản in giấy đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử;
• Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên thì hóa đơn điện tử bản giấy được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, bản hóa đơn giấy này không có giá trị pháp lỳ. Chỉ có file XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý. Do đó, bạn cần lưu file XML cẩn thận để sử dụng khi có yêu cầu. Còn bản giấy hợp lệ này sẽ được sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi hạch toán, kiểm tra.

2. Cách in hóa đơn điện tử ra giấy

Ở trên chúng ta đã hiểu về hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Vậy in như thế nào thì được coi là hợp lệ? Để in hóa đơn điện tử, người dùng cần vào mail mà bên bán hàng gửi thông tin của hóa đơn điện tử. Sau đây là phần hướng dẫn in hóa đơn điện tử MobiFone chi tiết để các bạn có thể thực hiện thao tác này tương tự với các phần mềm hóa đơn điện tử khác. 

• Bước 1: Người dùng truy cập vào link. 
• Bước 2: Điền mã số bảo mật đã được gửi về email mà khách hàng đăng ký.

• Bước 7: Cuối cùng là chọn biểu tượng in hóa đơn trên thanh công cụ và bấm in là hoàn thành. 

Xem ngay: [CHI TIẾT] Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

3. Nhiệm vụ của hóa đơn điện tử bản giấy

Hóa đơn điện tử bản giấy tuy không có giá trị pháp lý nhưng mang lại nhiều lợi ích cho người dùng;

• Được in để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi đi đường, phục vụ công tác kiểm tra (nếu có).
• Hóa đơn điện tử bản in giúp các kế toán dễ dàng quản lý chi phí đầu ra, đầu vào và phục vụ công tác hạch toán, làm bảng kê hay vào sổ kế toán.
• Phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán khi có thanh tra, kiểm tra thuế.

Các trường hợp chuyển đổi khác:

Nếu hóa đơn chuyển đổi bị mất hoặc thất lạc thì người dùng có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file PDF và in ra bản giấy (nếu cần) để cung cấp cho các cơ quan chức năng. Trường hợp bị mất hóa đơn chuyển đổi này, người dùng sẽ không bị phạt.

4. Có cần thiết phải in hóa đơn điện tử bản giấy

Hiện nay, không có quy định bắt buộc về việc in hóa đơn điện tử bản giấy. Tuy nhiên, với nhiều lợi ích mang lại việc in hóa đơn điện tử bản giấy vẫn là cần thiết.

• Người dùng (kế toán): Hóa đơn bản giấy giúp người dùng dễ dàng theo dõi các số liệu và cập nhật vào phần mềm kế toán, vào sổ hay lên các báo cáo cần thiết. Ngoài ra, người dùng vẫn có thể in hóa đơn điện tử bản giấy và lưu như hóa đơn giấy truyền thống để dễ dàng mỗi khi cần kiểm tra sổ sách, chứng từ. 
• Phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hóa: Hóa đơn điện tử bản giấy sẽ thường được in để di chuyển cùng hàng hóa đi đường hoặc khi giao nhận cho khách hàng. Giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và người nhận tiện kiểm soát số lượng hàng, giá trị hàng.
• Phục vụ các cơ quan chức năng: Với các cơ quan như thuế, công an khi cần kiểm tra, kiểm toán sẽ sử dụng hóa đơn bản giấy để dễ dàng theo dõi và kiểm soát việc hạch toán, kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Làm thế nào khi mất bản in hoá đơn điện tử?

Khi bị mất bản in hóa đơn điện tử, đặc biệt là bản chuyển đổi chỉ có một bản duy nhất thì doanh nghiệp cũng không nên quá lo lắng. Trong tình huống này, bạn chỉ cần lưu mã tra cứu hóa đơn điện tử được bên bán gửi qua email. Khi các cơ quan chứng năng kiểm tra thì bạn sẽ sử dụng mã tra cứu để tải link file PDF và XML. Sau đó, in bản thể hiện ở file PDF gửi các cơ quan chức năng là được. Doanh nghiệp cũng không bị phạt trong trường hợp này. 

6. Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

Khi hiểu rõ những quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ giúp bạn biết được bản in hóa đơn điện tử nào sẽ được sử dụng. Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử cần có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin. Đó là bản hóa đơn đầy đủ và chưa bị thay đổi so với hóa đơn cuối cùng, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy phải đảm bảo các chỉ tiêu cơ bản sau để được coi là hợp lệ:

• Thông tin hóa đơn: Bao gồm mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Những thông tin này trên hóa đơn điện tử thường có sẵn.
• Thông tin người bán trên hóa đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế. Đây là những thông tin đã hiển thị sẵn do phần mềm hóa đơn điện tử thiết lập ngay từ ban đầu. 
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế. Đây là những thông tin mà người lập hóa đơn sẽ nhập nên bạn cần kiểm tra thật kỹ trước khi xuất, ký và gửi hóa đơn điện tử. 

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, các thông tin này cần phải được nhập chính xác và kiểm tra kỹ càng.
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán, tiền hàng bằng chữ. Thông tin này phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động cập nhật. 
• Người  mua hàng, người bán hàng (có thể ký tay hoặc ký điện tử)
• Ký điện tử và đóng dấu của người bán hàng

Với những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Hóa đơn bản in này sẽ hợp lệ nếu thông tin đúng và đáp ứng đầy đủ theo quy định. Hóa đơn giấy hợp lệ sẽ giúp người dùng theo dõi, hạch toán dễ dàng và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng thuận tiện hơn.

Có thể bạn chưa biết: 

• Hướng dẫn lấy hóa đơn điện tử MobiFone nhanh chóng
• Cách tra cứu hóa đơn điện tử của MobiFone trong chưa đầy 1 phút