(+84) 936 110 116

Hóa đơn điện tử: Ngày lập và Ngày ký khác nhau | 4 câu hỏi thường gặp

views 03/08/2022 10:52 am By: admin

Thông thường, ngày lập và ngày ký của hoá đơn điện tử thường vào cùng một ngày để tiện cho việc kê khai, nộp thuế và hạch toán thu chi. Vậy những hoá đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không và sử dụng chúng như thế nào? Bài viết sau đây, MobiFone sẽ trả lời cho câu hỏi này!

1. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào? 

Thông thường, ngày lập và ngày ký hoá đơn cần trùng nhau. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã gặp phải tình trạng ngày ký với ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ngày lập và ngày ký hoá đơn để có thể xử lý tình huống này một cách tốt nhất.

Bảng phân biệt ngày lập và ngày ký hoá đơn:

Tiêu chí Ngày lập hóa đơn điện tử Ngày ký hóa đơn điện tử
Định nghĩa theo pháp luật Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về ngày lập hóa đơn điện tử như sau: “Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa”. Khoản 9, điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch”.
Vai trò Ngày lập hoá đơn thể hiện: 
  • Thời điểm bàn giao quyền sở hữu, sử dụng của bên mua
  • Ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ
  • Ngày thu tiền thanh toán hàng hoá/dịch vụ
Ngày ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. 

Xem ngay: Làm thế nào in hóa đơn điện tử MobiFone Invoice? 4 bước cực đơn giản

2. Hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?

Quy định mới nhất, theo Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: 

“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”. 

Như vậy, có thể thấy ngày lập hoá đơn và ngày ký hoá đơn không bắt buộc phải trùng nhau. Hoá đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ và đủ điều kiện kê khai thuế.

Tuy nhiên, tốt nhất doanh nghiệp nên lập hoá đơn và ký số trong một ngày để đảm bảo các hoạt động được diễn ra đồng bộ nhất.

Ngày lập hoá đơn và ngày ký hoá đơn
Ngày lập hoá đơn và ngày ký hoá đơn không bắt buộc phải trùng nhau

3. Ngày lập và ngày ký khác nhau trên hóa đơn điện tử được kê khai theo thời điểm nào?

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau thì kê khai thuế theo thời điểm nào? Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp cần kê khai thuế theo ngày lập hoá đơn điện tử. 

Điều 9 của Nghị định nói trên cũng đã quy định về thời điểm lập hoá đơn chi tiết như sau: 

  • Đối với hoạt động bán hàng hoá (bao gồm cả tài sản nhà nước, sung quỹ nhà nước, hàng dự trữ quốc gia): là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua và đã thu được tiền hoặc chưa.
  • Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ và đã thu được tiền hoặc chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước và trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm thu tiền đặt cọc hay tạm ứng).
  • Đối với trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc chỉ bàn giao từng phần: hóa đơn cần lập sau mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao. Nội dung ghi rõ khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Một số trường hợp đặc biệt được quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:

Lĩnh vực Thời điểm lập hóa đơn
Dịch vụ cung cấp số lượng lớn, thường xuyên và cần có thời gian đối soát số liệu Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Trong vòng 7 ngày của tháng sau tháng cung cấp dịch vụ. Hoặc trong vòng 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. 
Dịch vụ viễn thông và Công nghệ thông tin Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ (chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối).
Các hoạt động xây dựng, lắp đặt Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, đã thu tiền hoặc chưa.
Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng bất động sản
  • Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Thời điểm lập hoá đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
  • Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Thời điểm lập hoá đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Dịch vụ vận tải hàng không
  • Không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất bản trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
  • Nếu dịch vụ hàng cung cấp qua đại lý: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên và không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. 
Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, đã thu tiền hoặc chưa.
Hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được vận chuyển bằng đường ống dẫn khí  Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng và không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo chuỗi cửa hàng Thời điểm tổng hợp dữ liệu từ Phiếu tính tiền của cơ sở sau khi kết thúc hoạt động kinh doanh cuối ngày. Với các khách hàng yêu cầu hoá đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
Hoạt động bán điện của các công ty điện lực Căn cứ vào thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. 
Hoạt động bán xăng dầu Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, các thông tin của chuyến đi được phần mềm tính tiền thực hiện tổng hợp và lập hoá đơn điện tử để gửi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. 
Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí Thời điểm cơ sở y tế tổng hợp thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền của các dịch vụ y tế trong ngày. 

4. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có sao không?

Ngày ký không phải là thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Hoá đơn không có ngày ký vẫn được coi là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin về ngày lập và thực hiện đúng quy định pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. 

Ngược lại, các hoá đơn thiếu ngày lập hoặc được khởi tạo, phát hành và sử dụng không đúng quy định được coi là không hợp lệ. Theo quy định của pháp luật, thời điểm lập hoá đơn được sử dụng khi doanh nghiệp kê khai thuế. Do đó, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập.

Ngày ký không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Ngày ký không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là công cụ đắc lực cho của các doanh nghiệp trong thời đại số. Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cách sử dụng đối với hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau để thực hiện các hoạt động kê khai, nộp thuế và hạch toán thu chi một cách tốt nhất.

Nếu có thắc mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng hãy liên hệ ngay đến Hotline của MobiFone 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Xem ngay: Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *