Smart Office là gì? Sai lầm tai hại khi xây dựng Smart Office

Văn phòng thông minh (Smart Office) được coi là một trong những xu hướng kinh doanh mạnh mẽ hiện nay bởi những tiện ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Vào năm 2020, Smart Office được định giá ở mức 33,53 tỷ USD, và đến năm 2026, văn phòng thông minh được kỳ vọng mức tăng trưởng sẽ tăng hơn gấp đôi 67,69 tỷ USD. Vậy Smart Office là gì? Tác động của nó đến doanh nghiệp và cách xây dựng ra sao và hiệu quả mà nó mang lại như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Smart Office là gì?

Smart Office là văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi được ứng dụng khoa học công nghệ để tạo môi trường làm việc thông minh. Điều này giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với quy trình, điều kiện làm việc của công ty.

Smart Office là một mô hình văn phòng áp dụng những công nghệ cao giúp hỗ trợ các quy trình làm việc năng suất, liền mạch và tự động hơn. Các công cụ được sử dụng trong văn phòng thông minh có thể bao gồm phần mềm phòng họp, đặt bàn, công cụ phần cứng, phân tích,… cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng các không gian làm việc khác nhau. 

Xây dựng văn phòng thông minh nhằm mục đích: 

• Kết nối mọi yếu tố trong văn phòng từ cơ sở vật chất đến con người giúp đem lại hiệu quả công việc tốt nhất.
• Quản lý tốt quá trình làm việc, giảm sức người, tăng năng suất lao động.
• Tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp: tuy ban đầu vốn đầu tư cho văn phòng thông minh cao hơn bình thường nhưng về lâu dài giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, tiết kiệm năng lượng tốt hơn,…

Cơ sở hạ tầng văn phòng truyền thống cũng có các hệ thống an ninh, thiết bị điện nước. Tuy nhiên nhờ việc tích hợp công nghệ hiện đại, văn phòng thông thường được nâng cấp thành văn phòng thông minh, bao gồm 3 yếu tố:

• Cơ sở hạ tầng: Hệ thống an ninh, an toàn, bảo mật được nâng cấp, hệ thống điều hòa tự động, quản lý tài sản dựa trên điện toán đám mây, hệ thống phát hiện rò rỉ nhiên liệu, Internet 5G,…
• Thiết bị nhà thông minh: Hệ thống chiếu sáng, điều chỉnh nhiệt độ thông minh, cảm biến IoT, máy pha cà phê, ổ khóa thông minh, hệ thống liên lạc video,…
• Công nghệ, ứng dụng số hóa doanh nghiệp: TV thông minh cho hội nghị trực tuyến tuyến, phần mềm số hóa quy trình làm việc, hội họp, báo cáo, đào tạo,… 

Xem thêm: Giải pháp văn phòng thông minh, Mục tiêu và Giải pháp tốt nhất hiện nay

2. Sai lầm trong xây dựng văn phòng thông minh hiện nay

Việc tích hợp hệ thống văn phòng với công nghệ thông minh cần một khoản đầu tư lớn. Nhưng đây là một xu hướng tất yếu bởi mang đến nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm rất nhiều chi phí: tất cả thiết bị sử dụng năng lượng được tự động hóa, chỉ bật khi có người sử dụng, tự tắt khi không có ai trong văn phòng và tự động điều chỉnh mức độ cao hay thấp theo điều kiện nhiệt độ, thời tiết, khí hậu.
• Gia tăng giá trị tài sản: những văn phòng thông minh sẽ có định giá tài sản cao hơn so với những văn phòng thông thường khi cùng chung một diện tích. 
• Tăng chất lượng lao động và giữ chân nhân viên: khi làm việc trong một văn phòng thông minh, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn, làm việc hiệu quả và phát triển bản thân. Từ đó, doanh nghiệp có thể giữ chân những nhân viên giỏi, trình độ cao.

Trong quá trình thiết lập Smart Office, nhiều doanh nghiệp thường tập trung mua sắm thiết bị thông minh thay vì số hóa văn phòng. Điều này khiến:

• Lãng phí nguồn lực tài chính của công ty do chưa tối ưu được quy trình làm việc, tận dụng được tối đa các tính năng của thiết bị.
• Gây hoang mang cho nhân viên: Nhân viên cảm thấy khó làm việc, không được quan tâm dẫn đến giảm năng suất lao động làm giảm thời gian gắn bó với công ty.

3. Số hóa văn phòng – Bước đầu tiên trong quá trình triển khai văn phòng thông minh

Số hóa văn phòng giúp chuyển các hình thức làm việc truyền thống như viết tay, in trên giấy,… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Đây là bước đầu tiên trong kế hoạch xây dựng văn phòng thông minh của doanh nghiệp.

3.1. Lợi ích của số hóa doanh nghiệp

Số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Nâng cao năng suất làm việc: Số hóa giúp nhân viên thực hiện các thao tác với tài liệu một cách đơn giản. Tiết kiệm được thời gian trong tìm kiếm, lưu chuyển, lưu trữ tài liệu. 
• Tiết kiệm chi phí liên quan đến thiết bị cho doanh nghiệp: Giúp giảm các chi phí liên quan đến vận hành, sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị
• Không bị giới hạn và dễ dàng tiếp cận: số hóa giúp bạn không sợ mất kết nối. Các thiết bị đăng nhập chỉ cần có kết nối internet như máy tính, điện thoại di động… Bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu một cách đơn giản, tiện lợi.
• Bảo mật trong truy cập dữ liệu: khả năng giới hạn quyền truy cập vào văn bản như quyền xem, nhận xét, chỉnh sửa,…Người tiếp nhận văn bản sẽ không thể chỉnh sửa nếu như họ không có quyền truy cập vào văn bản.
• Hạn chế rủi ro của tài liệu sau thảm họa: sau khi số hóa, doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về việc mất tài liệu, cháy tài liệu, tài liệu bị ẩm mốc hay rách nát cả do nguyên nhân chủ quan hay khách quan nữa.
• Đặt viên gạch nền móng cho xây dựng Smart Office: Lưu trữ dữ liệu ảo là bước đầu trong xây dựng căn phòng thông minh. Công nghệ hiện đại của smart office giúp cho hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn so với bình thường. 

3.2. MobiFone Smart Office – Giải pháp số hóa văn phòng tốt nhất hiện nay

Là một giải pháp văn phòng điện tử giúp tổ chức, doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn do ứng dụng các công nghệ hiện đại vào văn phòng làm việc.

MobiFone Smart Office có 4 phân hệ chính bộ giải pháp cùng với chức năng đi kèm:

• Văn phòng điện tử eOffice: gồm các sản phẩm như lưu trữ văn bản MobiFone eOffice, quản trị công việc, quản lý dữ liệu, sắp xếp công tác hội họp (MobiFone eCabinet, MobiFone Meeting).
• Quản trị nhân sự eHRM: gồm sản phẩm hỗ trợ việc tuyển dụng nhân viên,  chấm công, tính lương hàng tháng, theo dõi KPI để tính thưởng cho nhân viên. 
• Truyền thông nội bộ eCollab: gồm các sản phẩm hỗ trợ truyền thông nội bộ, quản lý sự kiện, giao tiếp tổ chức.
• Quản lý tài sản eAsset: hỗ trợ để quản lý tài sản cho nhân viên và doanh nghiệp, tiền vốn của các dự án đầu tư, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản trị nguồn lực và nguồn tiền, tránh thất thoát. 

Ưu điểm của giải pháp văn phòng thông minh MobiFone Smart Office:

• Hiệu quả: tự động hóa giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và tiết kiệm các chi phí vận hành và bảo dưỡng.
• Thân thiện: tạo không gian làm việc thoải mái, thân thiện cho nhân viên.
• Đồng bộ: tạo ra kết nối đồng bộ đảm bảo các thông tin được truyền đến nhân viên là thống nhất từ trên xuống dưới. 
• Ký số sim PKI: sử dụng công nghệ SIM PKI có tính an toàn bảo mật EAL 4+ tránh bị rò rỉ thông tin. 
• Bảo mật: dữ liệu được mã hóa khi kết xuất ra ngoài dựa trên công nghệ bảo mật hàng đầu phát triển bởi MobiFone.

Giới thiệu Bộ sản phẩm Văn phòng điện tử MobiFone Smart Office

Trên đây là những thông tin về văn phòng thông minh (Smart Office). Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn có góc nhìn tổng quan nhất về văn phòng thông minh. Muốn tìm hiểu thêm bất kỳ thông tin gì về MobiFone Smart Office, hãy liên hệ tới số 0936 110 116 của MobiFone để được tư vấn và giải đáp chi tiết!

Có thể bạn chưa biết: Top 06 tính năng của giải pháp Smart Office MobiFone