Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Cách xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được nhiều người dùng quan tâm, tìm hiểu. Tuy nhiên, đây là điều không nên bởi theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các doanh nghiệp sau khi xuất hóa đơn sẽ phải thực hiện chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế. Vì vậy, việc xuất hóa đơn cách số, lùi ngày sẽ khó khả thi và có thể đơn vị xuất sẽ bị phạt.
1. Có nên xuất hóa đơn điện tử lùi ngày không?
Đầu tiên cần khẳng định, người dùng không nên xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Bởi các ứng dụng hóa đơn điện tử hiện nay đều không hỗ trợ. Ngày của hóa đơn điện tử sẽ được phần mềm tự động cập nhật theo thời điểm hiện tại. Ngoài ra, theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu rõ:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi xuất hóa đơn, bên bán (người lập hóa đơn) phải ký số, gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi cấp mã thành công thì mới gửi hóa đơn đó cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Trình tự xuất hóa đơn điện tử sẽ ngược lại với hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Bên bán xuất hóa đơn, ký số và gửi người mua luôn. Sau khi gửi xong cho người mua thì mới gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Tuy nhiên, người bán phải gửi chậm nhất trong cùng ngày gửi hóa đơn cho người mua.
Như vậy, cả 2 trường hợp hóa đơn điện tử có mã hay không có mã thì đều phải chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế cùng ngày với ngày ký hóa đơn. Do đó, cơ quan thuế đều có thể kiểm soát được thời điểm lập hóa đơn và dễ dàng phát hiện ra sự sai lệch giữa ngày lập hóa đơn, thời điểm ký và ngày chuyển dữ liệu. Ba yếu tố này đều phải được thực hiện cùng trong một ngày.
Chính vì vậy, việc lập hóa đơn điện tử lùi ngày là không nên. Bởi khi thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế dễ dàng phát hiện những sai lệch và có thể hóa đơn của bạn sẽ không hợp lệ và bị loại.
Xem ngay: Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy định pháp luật
2. Mức phạt khi xuất hóa đơn điện tử lùi ngày
Phía trên đã nói rõ về cách xuất hóa đơn điện tử lùi ngày, nhưng nếu xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sẽ bị phạt, mức phạt khi xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sau đây sẽ giúp bạn đưa ra những cân nhắc phù hợp khi xuất hóa đơn không đúng ngày. Cụ thể:
Bên xuất hóa đơn (bên bán): Tùy theo từng ngày quá hạn (số ngày xuất lùi) mà bên bán sẽ bị phạt hành chính theo các mức khác nhau.
| Vi phạm | Quá hạn | Mức phạt |
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn (số ngày xuất lùi so với thời điểm hiện tại) | 1 – 5 ngày làm việc | 2 – 5 triệu đồng |
| 6 – 10 ngày làm việc | 5 – 8 triệu đồng | |
| 11 ngày làm việc trở lên | 10 – 20 triệu đồng | |
| Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ | 5 – 8 triệu đồng | |
| Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế | 10 – 20 triệu đồng | |
Bên nhận hóa đơn (bên mua): Với bên nhận hóa đơn xuất lùi ngày thì hóa đơn đó sẽ bị coi là không hợp lệ. Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra có thể hóa đơn đầu vào đó của bạn sẽ bị loại chi phí. Khi đó, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên và có thể đơn vị sẽ phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như bị tính lãi số ngày nộp chậm trên mức thuế thu nhập tăng lên đó.
3. Những trường hợp về ngày lập và ký hóa đơn
Việc xuất hóa đơn lùi ngày là không hợp lệ và những cách xuất hóa đơn điện tử lùi ngày cũng vậy không hợp lệ. Khi bạn có ý định xuất hóa đơn lùi ngày thì sẽ xảy ra 3 trường hợp về ngày lập và ký hóa đơn như sau:
Trường hợp 1: Xuất hoá đơn hợp lệ
Ngày ký và ngày lập hóa đơn trùng nhau và cùng với ngày giao hàng hay hoàn thiện dịch vụ cho bên mua.
Ví dụ: Ngày 20/7/2022 người bán lập 1 hóa đơn số 60 thì ngày hóa đơn phần mềm tự động hiển thị là ngày 20/7/2022. Khi đã giao hàng và gửi hóa đơn nháp cho khách hàng, được khách duyệt thì bên bán ký hóa đơn điện tử cùng thời điểm ngày 20/7/2022. Hóa đơn này là hợp lệ.
Trường hợp 2: Xuất hoá đơn lùi ngày không hợp lệ
Ngày lập hóa đơn là ngày trước thời điểm hiện tại. Thông thường các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ không cho người lập thực hiện thao tác sửa và lùi ngày. Ngày trên hóa đơn được tự động cập nhật theo thời gian hiện tại.
Ví dụ: Hôm nay là ngày 25/07 người bán muốn lập hóa đơn số 61 ngày 23/7/2022. Điều này là không khả thi, bạn sẽ không thể thao tác sửa ngày hiển thị (25/07/2022) trên hóa đơn số 61 thành ngày 23/7/2022. Như vậy, trường hợp này người lập khó có thể thực hiện xuất lùi ngày về thời điểm quá khứ.
Trường hợp 3: Ngày lập và ngày ký số hoá đơn khác nhau
Ngày lập hóa đơn là thời điểm hiện tại sau đó hóa đơn chưa chốt và để ở trạng thái nháp hoặc chưa ký. Sau đó một thời gian hóa đơn mới được chốt và ký gửi cho khách hàng.
Ví dụ: Thời điểm ngày 23/7 người bán lập hóa đơn số 61 ngày 23/7/2022 và chưa ký chưa gửi cho bên mua. Đến 25/7/2022 sau khi thống nhất đc hóa đơn người bán mới ký và gửi cho bên mua. Hóa đơn này vẫn hợp lệ nhưng sẽ phải giải trình với cơ quan thuế về sự khác nhau giữa thời điểm ký và lập hóa đơn. Nếu không giải trình được thì hóa đơn này có thể sẽ bị loại.
Trường hợp 4: Chưa hoàn thành ký số hoá đơn cũ, chưa thể xuất hoá đơn mới
Thông thường các ứng dụng phần mềm sẽ không cho phép xuất hóa đơn mới khi chưa hoàn thành ký hóa đơn cũ. Tính năng này nhằm tránh cho người dùng lập hóa đơn sai về thời gian, hóa đơn số nhỏ phải được lập trước thời điểm so với các hóa đơn số sau.
Ví dụ: Thời điểm ngày 23/7 người bán lập hóa đơn số 61 ngày 23/7/2022 và chưa ký chưa gửi cho bên mua. Đến 25/7/2022 người bán muốn lập số hóa đơn 62 và ký số. Điều này không thể thực hiện bởi số hóa đơn 61 chưa được ký. Như vậy để lập được hóa đơn 62, người dùng phải lập và ký hoàn thiện số hóa đơn 61.
Theo bài viết trên, cách xuất hóa đơn điện tử lùi ngày đã được làm rõ. Bạn không nên xuất hóa đơn lùi ngày để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, đúng quy định. Để tìm hiểu thêm về cách xuất hóa đơn điện tử đúng, bạn hãy liên hệ tới số Hotline 0936 110 116 để được MobiFone trợ giúp tận tình.
Có thể bạn chưa biết:
