Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Thời gian trước, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất hoá đơn điện tử lùi ngày. Hiện nay, hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy định mới không cho phép các doanh nghiệp có thể xuất hoá đơn điện tử lùi ngày. Cụ thể quy định mới như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về các giải pháp.
1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định của pháp luật hiện nay, việc xuất hoá đơn lùi ngày được cho là hành vi không hợp pháp.
Quy định cũ có thể kể tới như Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay Thông tư 32/2011/TT-BTC không yêu cầu rõ ràng về vấn đề xuất hoá đơn lùi ngày. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể xuất hoá đơn điện tử lùi ngày.
Tuy nhiên, hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 787/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết về việc chuyển đổi, xuất hoá đơn. Theo đó, doanh nghiệp không được phép xuất hoá đơn lùi ngày.
Căn cứ vào Thông tư 787/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy định xuất lùi ngày với hai hình thức hóa đơn như sau:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:
Sau khi nhập dữ liệu, xuất hoá đơn, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử lên cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện cấp mã sau đó sẽ gửi hóa đơn cho bên mua.
Quy định này yêu cầu doanh nghiệp phải lập tức gửi hoá đơn cho cơ quan Thuế để được đảm bảo tính pháp lý ngay tại thời điểm xuất hoá đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:
Trường hợp này có 2 phương thức để doanh nghiệp có thể chuyển đổi hoá đơn cho cơ quan Thuế:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT (phát sinh theo tháng hoặc theo quý), áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù như cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông, bảo hiểm, … và bán các loại hành hoá đặc biệt như nước, điện,..
- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Trừ các hàng hoá và cung cấp dịch vụ nêu trên).
Sau khi hoá đơn được lập đầy đủ theo quy định của luật pháp, người bán gửi đồng thời hoá đơn cho cả người mua và cơ quan Thuế. Thời gian là phải trong cùng ngày gửi cho bên mua.
Do đó, theo quy định được đề cập tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn lùi ngày sẽ khó khăn vì thời điểm chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế được quy định cùng thời điểm gửi bên mua và cơ quan thuế hoặc cùng ngày lập hóa đơn.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết
2. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất 2022
Để hiểu kỹ hơn, bạn cần phải hiểu rõ các quy định về ngày ký và ngày lập hoá đơn điện tử để có thể chuyển hoá đơn kịp thời và có giá trị pháp lý.
2.1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ vào điều 9 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ ràng về thời điểm lập hoá đơn.
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
- a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.”
Nói theo cách khác, dựa theo các khoản 1, 2, 3 điều 9 tại Nghị định này, thời điểm lập hoá đơn tuỳ thuộc vào hàng hoá, mục đích khác nhau.
- Đối với hàng hóa: Thời điểm lập hoá đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thanh toán.
- Đối với dịch vụ: Thời điểm lập hoá đơn cho cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt việc thanh toán hay chưa).
- Đối với một số ngành đặc thù: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng phải trước ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc cung cấp dịch vụ.
Nhưng vậy chúng ta đãng biết hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không.
2.2. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử
Tại khoản 9 điều 10 tại Nghị định 123 có ghi rõ:
“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.”
Theo quy định này thì việc ngày ký và ngày lập hoá đơn khác nhau là hoàn toàn hợp lệ.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?
2.3. Ngày chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế
Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật có quy định về thời gian chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế như sau:
- Doanh nghiệp có mã của cơ quan thuế: ngày chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế chính là ngày mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp gửi cho bên mua sau khi lập hoá đơn đầy đủ.
- Doanh nghiệp không có mã của cơ quan thuế: Sau khi doanh nghiệp lập hoá đơn, xuất hoá đơn thì ngay lập tức doanh nghiệp phải gửi lên cơ quan thuế để xác nhận và cấp mã. Sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi cho bên mua. Vì vậy, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày xuất hoá đơn để hoá đơn có tính pháp lý.
3. Xử phạt hóa đơn xuất lùi ngày là bao nhiêu?
Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Nếu cố tình hoặc vô tình xuất lùi ngày của hóa đơn thì mức phạt là bao nhiêu? Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn lùi ngày, không đúng thời điểm là cảnh cáo hoặc 4 – 8 triệu đồng. Cụ thể:
- Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm mà không làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Việc lập hóa đơn điện tử trước thời hạn hoặc xuất hóa đơn lùi ngày được xếp vào trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ. Với trường hợp này, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt từ 4 – 8 triệu.
Điều này được quy định rõ tại Điểm a Khoản 3 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC ban hành ngày 17/01/2014. Thông tư có ghi rõ:
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
- a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.”
Ngoài việc lập, xuất hóa đơn không đúng thời điểm, điều 3 của Thông tư 10/2014/TT-BTC còn quy định về các mức phạt khác như chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế:
“c) Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
c.1) Phạt cảnh cáo nếu ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng tổ chức, cá nhân đã kê khai, nộp thuế vào kỳ khai thuế đúng với ngày ghi trên hóa đơn.
c.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác ghi ngày trên hóa đơn đã lập trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế.”
Các mức phạt cụ thể:
- Từ 200.000 đồng tới 1.000.000 đồng đối với hành vi không lập đầy đủ nội dung theo quy định.
- Từ 2 – 4 triệu đồng với hành vi không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn không có giá trị pháp lý.
- Từ 4 – 8 triệu đồng cho các trường hợp lập hóa đơn sai ngày, xuất hóa đơn lùi ngày và thời gian lập hóa đơn khác với thời gian gửi lên cơ quan Thuế.
- Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng với hành vi làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập, chưa đến thời gian lưu trữ nhưng khách hàng chưa nhận được.
- Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng đối với những hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
4. Mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hợp pháp
Vậy làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hợp pháp? Một vài mẹo được cho là sẽ có kết quả bao gồm:
- Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên máy tính: Bạn kích chuột phải vào phần thời gian hiện dưới góc phải của máy tính. Khi lựa chọn điều chỉnh ngày/giờ, bảng cài đặt sẽ hiện ra để bạn điều chỉnh thời gian theo ý muốn.
- Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên phần mềm xuất hóa đơn: Chọn hóa đơn muốn điều chỉnh, chọn chức năng, chọn mục điều chỉnh khác. Một trang điều chỉnh sẽ hiện ra và bạn sẽ điều chỉnh ngày/ giờ theo ý muốn và lưu lại.
Những mẹo này chỉ có thể thay đổi được thời gian trên bản PDF của hóa đơn. Thời gian lập và ký hóa đơn vẫn ghi rõ trên bản gốc khi gửi lên cơ quan thuế.
Như vậy, việc hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là hoàn toàn không hợp pháp luật. Đây chính là đáp án mới nhất cho băn khoăn “Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?” Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về thời gian xuất hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay MobiFone qua hotline 0704.048.662 để được giải đáp nhanh nhất nhé!
Có thể bạn chưa biết:
