(+84) 936 110 116

Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào là ĐÚNG QUY ĐỊNH? 

views 17/08/2022 11:32 am By: admin

Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào? Cũng tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng cần phải lưu trữ trong vòng 10 năm để giúp người sử dụng xem lại khi cần thiết và trình cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra. Hãy theo dõi bài viết sau đây để lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định và dễ dàng rà soát lại hóa đơn khi cần thiết.

1. Quy định, quy tắc và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Để lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn thì bạn cần nắm rõ những quy định, quy tắc và điều kiện lưu trữ hóa đơn. Cụ thể:  

1.1. Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

  • “Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
  • HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy”.

1.2. Quy tắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Quy tắc cần lưu ý khi lưu trữ hoá đơn điện tử: 

  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được thay đổi, điều chỉnh thông tin. Việc đảm bảo tính toàn vẹn này không được thay đổi suốt thời gian lưu trữ. Ngoài ra, người dùng cần đảm bảo tính bảo mật của hóa đơn để bảo vệ quyền lợi của mình.  
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định: Hiện nay, Luật kế toán đưa ra mức thời gian chung cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm kể từ khi phát hành. Tuy nhiên trong một số trường hợp cần lưu lại hóa đơn để phục vụ điều tra hoặc một số lý do khác thì cần lưu trữ lâu hơn. 
  • HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu: Mặc dù theo quy định không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy. Nhưng việc thể hiện ở bản giấy mang lại nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế khi cần nên bạn nên in bản giấy của hóa đơn điện tử. 
Hóa đơn lưu trữ cần phải đảm bảo các điều kiện, quy tắc
Hóa đơn lưu trữ cần phải đảm bảo các điều kiện, quy tắc đúng theo quy định

1.3. Điều kiện của hóa đơn điện tử khi lưu trữ

Để đảm bảo đúng quy định hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện sau :

  • Hóa đơn hợp lệ: Tức là hóa đơn điện lập đảm bảo đúng quy định theo Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Đó là các quy định về thời điểm lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn,…Hóa đơn hợp lệ cần đầy đủ thông tin và đúng theo các quy định hiện hành. Do đó, người lập cần phải nắm vững các thông tin, nghị định về hóa đơn để lập đủ, đúng theo quy định. 
  • Nội dung của hoá đơn phải đầy đủ, chính xác: Hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ thông tin, sự chính xác để người dùng hay cơ quan thuế dễ dàng truy cập hoặc tham chiếu khi cần.
  • Giống với khuôn mẫu ban hành: Mỗi đơn vị/doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn riêng nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Đồng thời hóa đơn điện tử lưu trữ cần có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành.  
  • Hóa đơn được lập theo trình tự về thời gian: Hoá đơn điện tử cần được lập đúng theo trình tự về ngày, giờ, tức số hóa đơn nhỏ phải được lập và ký trước số hóa đơn lớn hơn. 

Xem thêm ngay: Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết

2. Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?

Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản giấy thể hiện và có giá trị pháp lý. Còn hóa đơn điện tử thì bao gồm 2 dạng file luôn đi cùng nhau là file PDF và file XML. Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi). Còn file PDF chỉ là bản thể hiện nhưng lại giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần). Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… để đề phòng khi máy tính có sự cố và không bị mất dữ liệu. 

Sau đây là cách giúp các bạn lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra an toàn, bảo mật. 

2.1. Lưu trữ hoá đơn đầu vào

Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào với hóa đơn điện tử đầu vào là những hóa đơn mà bạn nhận được từ các bên đối tác gửi qua email. Để lưu trữ hóa đơn đầu vào, bạn có thể chọn một trong các cách sau.

Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn điện tử bạn chủ yếu nhận hóa đơn từ đối tác qua email. Để tránh bị nhầm lẫn với các thư khác và giúp người dùng kiểm soát hóa đơn đầu vào tốt hơn thì lập một email mới chỉ nhận hóa đơn là điều cần thiết. 

  • Bước 1: Bạn lập một email mới cho doanh nghiệp
  • Bước 2: Thông báo với các đối tác về email mới và báo khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.
  • Bước 3: Hóa đơn điện tử khi được gửi vào email mới, bạn sẽ tải cả file PDF và XML về máy tính.
  • Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào ở riêng một thư mục và lưu theo tháng/quý hoặc tên nhà cung cấp để dễ theo dõi, tìm kiếm khi cần. 
Bạn nên tạo email mới chỉ để nhận hóa đơn đầu vào và lưu trữ
Bạn nên tạo email mới chỉ để nhận hóa đơn đầu vào và lưu trữ thuận tiện, dễ tìm kiếm 

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Đây là phương pháp lưu theo truyền thống, khá tốn kém chi phí in ấn. Theo phương pháp này thì hóa đơn điện tử in ra bản giấy chỉ có tác dụng giúp kế toán hạch toán thuận tiện còn file PDF và file XML vẫn cần tải về và lưu trữ vào ổ máy tính, tránh trường hợp bị mất email.  

  • Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn đầu vào. 
  • Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử được bên đối tác gửi. Chọn vào file PDF.
  • Bước 3: Sau đó, nhấn in để in ra bản giấy.
Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào nhận qua email
Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào nhận qua email rồi in ra bản giấy giúp hạch toán và vào sổ kế toán dễ dàng hơn  

Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên một Folder trong máy tính hoặc google Drive cũng là một gợi ý hay. Bởi việc lưu trữ này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng mất dữ liệu hóa đơn điện tử. Bạn cần lưu hóa đơn điện tử theo thời gian, theo nhà cung cấp hoặc một tiêu chí nhất định để dễ dàng tìm kiếm khi cần.  

  • Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn đầu vào. 
  • Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử mua vào.
  • Bước 3: Sau đó, tải file PDF, XML và lưu trữ vào Folder hoặc Drive nhất định.
Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên Folder hoặc Driver
Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên Folder hoặc Driver giúp tiết kiệm chi phí in ấn 

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Thông thường các kế toán khá quen thuộc với việc sử dụng excel và bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên ứng dụng này. 

  • Bước 1: Bạn lập một file excel với tiêu đề hóa đơn đầu vào theo tháng/quý. Các dòng là từng hóa đơn, còn cột sẽ là những nội dung như: STT, Bên mua, Ngày xuất hóa đơn, Link hóa đơn,…
  • Bước 2: Đăng nhập vào email nhận hóa đơn đầu vào.
  • Bước 3: Sau đó, vào từng hóa đơn điện tử, copy link mã tra cứu hóa đơn.
  • Bước 4: Dán từng link tra cứu hóa đơn điện tử vào dòng tương ứng với các thông tin.

Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được coi là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. Ứng dụng này sẽ giúp bạn quản lý và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, đơn giản. Cùng với việc tích hợp lên hệ thống kế toán, bạn sẽ không mất nhiều thời gian nhập tay hạch toán hóa đơn vào phần mềm. 

  • Bước 1: Bạn lập một email nhận hóa đơn điện tử.
  • Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào.
  • Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng vào máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn đầu vào mới lên phần mềm kế toán.
Sử dụng phần mềm xử lý - quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mang lại nhiều lợi ích lớn 

Cách 6: Lưu trữ trên các thiết bị ngoài như USB, CD…

Để hạn chế việc mất dữ liệu hóa đơn điện tử do máy tính hỏng thì bạn có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn trên thiết bị ngoài. Nếu bạn càng lưu hóa đơn trên nhiều thiết bị thì càng hạn chế được tình trạng mất hóa đơn.  

  • Bước 1: Bạn đăng nhập vào email nhận hóa đơn do bên bán gửi.
  • Bước 2: Bạn truy cập vào từng hóa đơn và thực hiện tải file PDF, XML.
  • Bước 3: Bạn lưu cả 2 file của hóa đơn điện tử vào các thiết bị ngoài như USB, CD…
Bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên các thiết bị ngoài
Bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên các thiết bị ngoài để hạn chế mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố

Ưu – nhược điểm của từng cách lưu trữ hoá đơn đầu vào:

  Ưu điểm Nhược điểm
Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
  • Tạo điều kiện thuận lợi khi kế toán mới muốn theo dõi dữ liệu
  • Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn và không bị lẫn bởi các email khác.
  • Kiểm soát hóa đơn gửi về chặt chẽ và dễ dàng hơn,
  • Nhiều email được lập có thể làm người dùng bị nhầm lẫn và quên mật khẩu.
Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ
  • Người dùng không cần lập email mới.
  • Giúp cho việc hạch toán, vào sổ kế toán dễ dàng hơn. 
  • Tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn.
  • Kiểm soát hóa đơn khó khăn, khi cần tìm hóa đơn cũng mất nhiều thời gian hơn.
Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive
  • Người dùng không cần email mới.
  • Giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy. 
  • Nếu chỉ lưu vào Folder trên máy thì có thể bị mất dữ liệu khi máy tính có sự cố.
  • Không thể thao tác nhiều hóa đơn cùng một lúc và phải mất thời gian xem, tải và lưu trữ từng hóa đơn.
Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel
  • Dễ dàng lưu trữ và phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.
  • Tra cứu hóa đơn khá thuận tiện và dễ dàng. 
  • Không thể thao tác nhiều hóa đơn cùng một lúc và phải mất thời gian xem, tải và dán link tra cứu từng hóa đơn.
  • Nguy cơ mất dữ liệu hoặc nhầm lẫn khi lập file excel.
Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
  • Dễ dàng lưu trữ và kiểm soát hóa đơn điện tử.
  • Lưu trữ hóa đơn tự động, nhanh chóng, không cần thực hiện các bước xem, tải và lưu trữ hóa đơn như lưu trên Folder, Drive, Excel. 
  • Kế toán không phải nhập tay số liệu vào phần mềm kế toán mà ứng dụng đã tự động cập nhật. 
  • Mất phí cài đặt và sử dụng phần mềm xử lý, quản lý hóa đơn và phù hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng hóa đơn điện tử nhiều.
Cách 6: Lưu trữ trên các thiết bị ngoài như USB, CD…
  • Không lo mất dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào khi máy tính gặp sự cố.
  • Không làm ảnh hưởng tới dung lượng máy tính. 
  • Thực hiện dễ dàng, đơn giản.  
  • Không thể thao tác nhiều hóa đơn điện tử cùng một lúc. Người dùng cần vào từng hóa đơn để tải và lưu trữ vào USB, CD,…
  • Quá trình lưu trữ mất khá nhiều thời gian và chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn.

2.2. Lưu trữ hoá đơn đầu ra

Vậy thì hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào với hóa đơn điện tử đầu ra? Thì đây trước tiên các hóa đơn điện tử đầu ra là các hóa đơn do bên doanh nghiệp lập và xuất gửi đối tác. Đối với hóa đơn đầu ra, việc lưu trữ được thực hiện dễ hơn bởi hóa đơn của bạn đã được lưu trữ ngay trên ứng dụng hóa đơn điện tử. Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, bạn nên kết xuất dữ liệu hóa đơn điện tử và nén lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng. Khi cần thiết bạn chỉ cần vào phần mềm hóa đơn điện tử xem hoặc in ra để theo dõi, kiểm tra.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn một trong các cách lưu như hóa đơn đầu vào như: lưu trên bảng kê excel, lưu trên một Folder trên máy tính hoặc Drive,… để đề phòng hoặc xem lại thuận tiện khi cần. 

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra đơn giản
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra đơn giản và được thực hiện theo nhiều cách

3. Giải đáp thắc mắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Có khá nhiều thắc mắc khi lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra. Sau đây là một số thắc mắc phổ biến và giải đáp để mọi người thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng hơn. 

Câu hỏi 1: Lưu trữ hóa đơn điện tử ở mấy dạng file. File nào có giá trị pháp lý

Trả lời: Lưu hóa đơn điện tử ở File PDF, XML và ở cả văn bản giấy. Tuy nhiên file PDF hay giấy chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Còn file XML chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Do đó, lưu trữ hóa đơn ở dạng XML là bắt buộc.

Câu hỏi 2: Lưu trữ hóa đơn điện tử ở đâu để an toàn?

Trả lời: Không thể đưa ra đáp án chính xác là lưu trữ hóa đơn ở đâu an toàn nhất. Sự an toàn sẽ càng cao nếu bạn lưu trữ hóa đơn điện tử ở nhiều nơi như: thiết bị ngoài hay trên ứng dụng Google Drive, file excel…. để hạn chế việc mất dữ liệu.

Câu hỏi 3: Lưu hóa đơn điện tử như thế nào để dễ kiểm soát?

Trả lời: Với hóa đơn điện tử đầu vào nên lưu trữ thành từng file theo quý/tháng hoặc theo tiêu chí đơn vị cung cấp để tạo điều kiện thuận lợi khi cần kiểm tra, rà soát hóa đơn. Còn hóa đơn đầu ra thì lưu theo tháng/quý.

Câu hỏi 4: Có cần thiết phải lập một email mới để chỉ nhận hóa đơn điện tử?

Trả lời: Đây là điều cần thiết giúp các kế toán dễ dàng kiểm soát hóa đơn đầu vào, tránh nhầm lẫn với các thư khác. Đồng thời, giúp bạn tìm kiếm hóa đơn đầu vào giản hơn. 

Câu hỏi 5: Có cần phải in hóa đơn điện tử bản giấy?

Trả lời: Theo Luật kế toán thì doanh nghiệp không nhất thiết phải in hóa đơn điện tử bản giấy. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bản giấy mang lại nhiều thuận lợi khi làm tờ khai, báo cáo hoặc giải trình với cơ quan thuế khi cần. 

Như vậy, hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào là tùy thuộc vào lựa chọn của mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo sự bảo mật và an toàn cho hóa đơn điện tử đầu ra và đầu vào bạn cần lưu trên nhiều thiết bị hoặc các ứng dụng để hạn chế bị mất dữ liệu. Nếu bạn cần tư vấn thêm về cách lưu trữ hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.

Có thể bạn đang thắc mắc :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *