Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Hệ thống họp trực tuyến đang được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp, đơn vị, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp. Giải pháp họp trực tuyến được coi là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số giúp các đơn vị/doanh nghiệp tổ chức cuộc họp một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm hơn. Cùng tìm hiểu thêm về hệ thống này qua bài viết dưới đây bạn nhé!
1. Hệ thống họp trực tuyến là gì?
Hệ thống họp trực tuyến sử dụng các phần cứng chuyên dụng hay phần mềm thông qua môi trường Internet để kết nối âm thanh, hình ảnh giữa nhiều điểm cầu cách xa nhau về mặt địa lý. Với hình thức này, người dùng có thể cùng nhau thảo luận mà không cần gặp mặt trực tiếp. Chính vì vậy, hệ thống họp trực tiếp được coi là giải pháp ưu việt để các đơn vị/doanh nghiệp triển khai cuộc họp nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí.
Hệ thống họp trực tuyến chính là một trong những giải pháp công nghệ ưu việt để con người nhận thấy được sức mạnh và lợi ích mà công nghệ 4.0 mang lại. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh hay kết nối nhiều người ở nhiều nơi khác nhau một cách tiện lợi, nhanh chóng. Giúp các đơn vị/doanh nghiệp không bị gián đoạn công việc, học tập.
Xem chi tiết: Hội nghị trực tuyến là gì? Giải pháp hội thảo trực tuyến Mobifone Meeting
2. Thiết bị cần thiết của hệ thống họp trực tuyến
Tùy thuộc vào hệ thống họp trực tuyến là qua phần mềm hay các thiết bị phần cứng mà thiết bị cần chuẩn bị là khác nhau. Cụ thể:
2.1. Hệ thống phòng họp trực tuyến qua phần mềm
Để triển khai hệ thống phòng họp trực tuyến qua phần mềm các doanh nghiệp/đơn vị cần có phần mềm chuyên dụng để triển khai phòng họp trực tuyến như MobiFone Meeting, Zoom, Microsoft Teams… Ngoài ra, người dùng cần chuẩn bị thêm các thiết bị tùy theo quy mô phòng họp như:
- Với phòng họp từ 1 – 10 người: webcam, laptop, máy chiếu, tivi.
- Với phòng hợp từ 10 – 20 người: camera ngoại vi, màn hình hiển thị, hệ thống âm thanh như microphone, loa.
- Với phòng họp hơn 20 người: camera ngoại vi, hệ thống âm thanh chuyên dụng, mini PC, màn hình hiển thị
2.2. Hệ thống phòng họp trực tuyến thông qua các thiết bị phần cứng chuyên dụng
Việc triển khai họp trực tuyến qua các thiết bị phần cứng chuyên dụng đòi hỏi người dùng cần đầu tư nhiều thiết bị, máy móc hơn so với triển khai họp trực tuyến qua phần mềm. Những thiết bị cơ bản mà người dùng cần chuẩn bị là:
- Bộ thiết bị họp trực tuyến: Codec, camera, microphone, remote, bộ nguồn và một số dây cáp.
- Đường truyền mạng có tốc độ tối thiểu là 1 Mbps.
- Màn hình hiển thị.
- Một số thiết bị hỗ trợ như: loa, bộ khuếch tán điện tử, mic…
3. Cách thiết lập hệ thống họp trực tuyến
Việc thiết lập hệ thống họp trực tuyến được tiến hành nhanh hay chậm phụ thuộc vào cách triển khai hệ thống họp trực tuyến qua phần mềm hay các thiết bị phần cứng. Cụ thể:
3.1. Thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến qua phần mềm
Muốn thiết lập hệ thống họp trực tuyến qua phần mềm thì người chủ cuộc họp cần tạo cuộc họp và mỗi đầu cầu kết nối phải cài đặt phần mềm họp trực tuyến. Các bước thiết lập như sau:
- Bước 1: Người tạo cuộc họp và các đầu cầu cần cài đặt phần mềm họp trực tuyến vào máy tính/điện thoại.
- Bước 2: Người tạo cuộc họp thực hiện kết nối micro, camera vào laptop của mình để phát đi hình ảnh, tiếng nói tới các điểm cầu.
- Bước 3: Mở ứng dụng họp trực tuyến và vào chức năng tạo phòng họp, thiết lập phòng họp. Sau đó, mời các điểm cầu tham gia vào cuộc họp.
- Bước 4: Người tạo cuộc họp sẽ cấp ID và password để mọi người vào phòng, tham gia cuộc họp.
- Bước 5: Người khởi tạo cuộc họp và các điểm cầu cùng tham gia vào cuộc họp và thảo luận, trao đổi thông tin, hình ảnh thuận tiện.
3.2. Thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng các thiết bị phần cứng chuyên dụng
Nếu bạn thực hiện họp trực tuyến với giải pháp sử dụng các thiết bị phần cứng chung dụng thì thời gian thiết lập khá lâu. Các bước cần thực hiện gồm:
- Bước 1: Chuẩn bị các thiết bị cần thiết để tiến hành cuộc họp gồm: thiết bị họp, đường truyền mạng, thiết bị hỗ trợ như Codec, camera, microphone, remote, bộ nguồn, loa, mic…
- Bước 2: Thực hiện kết nối các thiết bị với nhau để truyền tải được hình ảnh, âm thanh rõ ràng. Bước kết nối này khá phức tạp và phải được thực hiện bởi kỹ thuật am hiểu.
- Bước 3: Sau khi kết nối thành công người tạo cuộc họp sẽ gửi địa chỉ IP cho các điểm cầu cần kết nối. Các điểm cầu sẽ nhập địa chỉ IP và tham gia cuộc họp.
- Bước 4: Khi các điểm cầu đã được kết nối thì cuộc họp sẽ được tiến hành. Mọi vấn đề sẽ được thảo luận, trao đổi như gặp mặt trực tiếp.
4. Ưu – nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến
Hệ thống họp trực tuyến giúp các đơn vị/doanh nghiệp tiến hành cuộc họp nhanh chóng, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này vẫn có một số hạn chế nhất định. Cụ thể:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
5. Những lưu ý khi lựa chọn giải pháp hệ thống họp trực tuyến
Để sở hữu giải pháp hệ thống họp trực tuyến phù hợp, hiệu quả sử dụng cao thì các đơn vị/doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
- Cần lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu: Người dùng cần xác định được nhu cầu sử dụng của mình như: điểm kết nối, chi phí đầu tư… để lựa chọn giải pháp phù hợp mà vẫn tối ưu chi phí.
- Hệ thống họp trực tuyến thông qua thiết bị phần cứng: Đây là giải pháp giúp quá trình họp ổn định và không bị ảnh hưởng bởi bên thứ 3 như nhà cung cấp phần mềm hay hệ thống mạng. Tuy nhiên, chi phí đầu tư các thiết bị phần cứng là khá cao. Vì vậy, giải pháp này phù hợp với những doanh nghiệp lớn hay triển khai các cuộc họp quan trọng.
- Hệ thống họp trực tuyến qua ứng dụng: Giải pháp họp trực tuyến này có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn nhưng chất lượng cuộc họp phụ thuộc vào đường truyền mạng. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn được đơn vị cung cấp giải pháp hệ thống họp trực tuyến uy tín, yêu cầu tốc độ mạng thấp, bảo mật cao thì vẫn đảm bảo nhu cầu sử dụng. Cùng với mức phí tối ưu hơn nhiều so với giải pháp họp trực tuyến qua thiết bị phần cứng, hệ thống họp trực tuyến qua ứng dụng là sự lựa chọn lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp.
Một trong những ứng dụng họp trực tuyến uy tín được nhiều đơn vị/doanh nghiệp lựa chọn hiện nay là MobiFone Meeting. Đây là giải pháp được triển khai bởi nhà mạng MobiFone. Giải pháp không yêu cầu thiết bị phần cứng chuyên dụng và hỗ trợ sử dụng trên hầu hết các thiết bị như: di động, máy tính bảng, laptop. PC… trên các hệ điều hành như Windows, Android, IOS… Do đó, người dùng có thể sử dụng ứng dụng một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí nhất.
Có thể bạn chưa biết:
