Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc và được hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị áp dụng. Chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử sau đây sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện thao tác lập, ký và gửi hóa đơn điện tử.
1. Nguyên tắc khi xuất hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử khi lập phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và yếu tố sau:
- Tên hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn: Những thông số này đã được bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cập nhật.
- Tên; địa chỉ; MST của người bán: Đây cũng là thông tin được cập nhật trên phần mềm hóa đơn điện tử và khi có sự thay đổi thì doanh nghiệp cần báo lại cho bên cung cấp để chỉnh sửa kịp thời.
- Tên; địa chỉ; MST của người mua: Nếu đối tượng mua là doanh nghiệp thì những thông tin này phải đầy đủ. Còn là đối tượng khách lẻ thì có thể không đầy đủ địa chỉ, tên và không cần mã số thuế.
- Tên hàng hoá – dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT; tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất; tổng cộng tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT;
- Chữ ký số điện tử của người bán;
- Thời điểm lập HĐĐT; thời điểm ký hóa đơn điện tử. Lưu ý, thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử cần phải trùng cùng một ngày.
Sau khi lập xong thì hóa đơn điện tử phải được gửi cho người mua qua email và được lưu trữ theo quy định.
2. Cách xuất hóa đơn điện tử
Khi xuất hóa đơn điện tử, bất kể là hóa đơn cho khách lẻ hay khách doanh nghiệp hoặc hóa đơn thay thế thì cách lập, ký và gửi mail đều được thực hiện với các bước tương tự nhau.
2.1. Các bước cơ bản để xuất hóa đơn điện tử
Để xuất hóa đơn điện tử người dùng cần thực hiện qua các bước như:
- Lập hóa đơn: Là bước người lập dựa vào hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ và lập cho bên mua với giá trị tương ứng. Để lập hóa đơn, bạn cần xác định được các thông tin như: người mua, hàng hóa dịch vụ cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế suất và thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Ký hóa đơn: Đây là thao tác cuối cùng để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn vừa lập. Người dùng sẽ cắm token và thực hiện ký số. Sau khi ký hóa đơn thành công, sẽ xuất hiện biểu tượng và tên doanh nghiệp.
- Gửi hóa đơn: Sau khi hóa đơn được lập và ký thành công thì người lập sẽ thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho bên mua qua email mà bên mua đăng ký.
- In hóa đơn: Đây là bước không bắt buộc, người lập có thể không cần thực hiện in hóa đơn. Nhưng việc in hóa đơn vừa giúp lưu trữ cùng chứng từ đi kèm như: hợp đồng, biên bản giao hàng,… và giúp kế toán thực hiện hạch toán và vào sổ dễ dàng hơn.
2.2. Chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử MobiFone Invoice
Được đánh giá là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác, MobiFone Invoice được nhiều người sử dụng. Sau đây là các bước xuất hóa đơn điện tử MobiFone Invoice để bạn dễ dàng theo dõi và xuất hóa đơn:
1 – Lập hóa đơn điện tử:
Bước 1: Người dùng vào phân hệ “Hóa đơn” rồi chọn “Lập hóa đơn” chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT).
Bước 2: Màn hình hiển thị giao diện hóa đơn thì điền các thông tin như: Thông tin hóa đơn (ngày lập, mẫu số, mã tiền, hình thức thành toán); thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), chi tiết hóa đơn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất).
Bước 3: Sau khi đã điền các thông tin hóa đơn thì ấn “Lưu”. Sau đó, màn hình danh sách hóa đơn hiện nay, hóa đơn của bạn vừa lập sẽ ở trạng thái “Chờ ký”.
2 – Ký hóa đơn điện tử:
Bước 1: Bạn vào danh sách hóa đơn và chọn vào hóa đơn cần ký ở trạng thái “Chờ ký” rồi bấm “Ký hóa đơn”.
Bước 2: Bạn cắm token vào khe cắm USB, sau đó nhập mã pin USB token.
Bước 3: Hệ thống sẽ tự động kết nối đến USB token và ký hóa đơn. Sau khi ký xong ở danh sách hóa đơn, hóa đơn bạn vừa ký sẽ ở trạng thái “Đã ký”.
3 – Gửi mail cho khách hóa đơn điện tử:
Bước 1: Khách hàng vào hóa đơn cần gửi email cho khách. Sau đó vào phân hệ “Chức năng” chọn “Gửi email”.
Bước 2: Khi màn hình gửi email hiển thị, người dùng vào mục “Người nhận” và nhập email. Bạn có thể nhập nhiều email, mỗi email sẽ được tách bởi dấu “,”.
Ngoài ra, bạn có thể gửi email tự động nếu trong phần khai báo thông tin hóa đơn đã khai báo email của khách hàng.
Sau đó, người dùng vào phần “Khai báo tham số hệ thống” để tự động gửi email sau khi ký hóa đơn.
4 – In hóa đơn điện tử để lưu trữ:
Bước 1: Người dùng vào danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần in. Sau đó vào phân hệ “Chức năng” chọn “In chuyển đổi”.
Bước 2: Sau khi máy tính kết nối với hệ thống máy in thì hóa đơn của bạn sẽ được in ra bản giấy.
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn để tránh sai sót
Với các cách xuất hóa đơn điện tử, đòi hỏi người lập phải thực hiện các thao tác tuần tự, cẩn thận. Đồng thời, cần lưu ý những vấn đề sau để hạn chế sai sót.
- Trong quá trình lập hóa đơn tránh cắm token vì có thể khiến bạn thao tác nhầm và ký hóa đơn khi chưa kiểm tra kỹ.
- Nên lập hóa đơn nháp gửi cho khách hàng để họ kiểm tra. Khi bên mua hàng đã xác nhận và đồng ý với nội dung hóa đơn thì mới tiến hành ký hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử hiện nay không giới hạn số dòng do đó người lập nên kê chi tiết từng vật tư hàng hóa trên bảng kê, không lập hóa đơn theo bảng kê đính kèm. Nếu số loại vật tư, hàng hóa nhiều thì hóa đơn điện tử khi thể hiện ra bản in giấy có thể là 2 trang hoặc nhiều hơn.
- Hiện nay, theo Luật thuế, một số hàng hóa sẽ được giảm thuế chỉ còn 8%. Nếu hàng hóa/dịch vụ xuất bán có nhiều mức thuế thì bạn có thể lập thành nhiều hóa đơn và mỗi hóa đơn một mức thuế khác nhau để tiện kiểm tra, đối chiếu và hạch toán sau này.
4. Cách xử lý hóa đơn điện tử khi xuất sai
Để xử lý hóa đơn điện tử lập sai, bạn cần dựa vào từng trường hợp nhất định để đưa ra cách xử lý khác nhau. Cụ thể:
- Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa và chưa kê khai: Căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn trong trường hợp kê khai hoặc thiếu thông tin số lượng hàng, đơn giá, số tiền thì cần hủy bỏ hóa đơn và lập biên bản thu hồi hóa đơn. Trong biên bản thu hồi cần thể hiện rõ được nguyên nhân thu hồi hóa đơn và 2 bên cùng ký xác nhận, mỗi bên lưu 1 bản. Sau đó, lập hóa đơn mới thay thế theo quy định.
- Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa/dịch và 2 bên đã thực hiện kê khai: Trường hợp này bên lập hóa đơn không thể thực hiện thao tác hủy hóa đơn cũ và thay thế hóa đơn mới mà bắt buộc phải thực hiện “Điều chỉnh hóa đơn”. Bởi theo căn cứ tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, có quy định trong trường hợp hóa đơn lập sai nhưng 2 bên đã thực hiện kê khai thì cần lập biên bản điều chỉnh có xác nhận của 2 bên. Trong biên bản điều chỉnh cần ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh. Sau đó, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để (tăng, giảm) số lượng hàng, giá bán cho đúng.
Để tìm hiểu chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai mời bạn tham khảo thêm tại đây..
Cách xuất hóa đơn điện tử có nhiều công đoạn và thao tác, đòi hỏi người lập cần thực hiện một cách cẩn trọng và tuần tự để hạn chế sai sót. Hãy sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử giao diện thân thiện, dễ sử dụng như MobiFone Invoice để xuất hóa đơn điện tử dễ dàng và chuẩn xác hơn. Nếu bạn cần được tư vấn thêm về cách xuất hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.
Có thể bạn chưa biết:
