Tổng đài di động – 5 điều QUAN TRỌNG cần biết 

Tổng đài di động đang trở thành xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số và được nhiều doanh nghiệp/đơn vị sử dụng. Tổng đài di động sẽ giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng toàn diện, chuyên nghiệp hơn. Hãy theo dõi bài viết sau để có được những thông tin tổng quan và lựa chọn được giải pháp tổng đài thông minh ưu việt nhất. 

1. Tổng đài di động là gì?

Tổng đài di động là một giải pháp sử dụng các thiết bị di động và số di động để cung cấp các chức năng của một tổng đài thông thường. Giải pháp tổng đài thông minh này giúp doanh nghiệp có thể sở hữu một tổng đài riêng mà không cần phải tốn nhiều chi phí đầu tư, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng.

Hiểu một cách đơn giản về tổng đài di động là thay vì sử dụng các đầu số như 1800, 1900 hoặc số điện thoại bàn thông thường thì sẽ sử dụng chính đầu số di động có sẵn của doanh nghiệp. Với đầu số di động này (hoặc đầu số đẹp mới) vẫn đảm bảo tính năng cơ bản của một tổng đài là có thể gọi đi và nhận nhiều cuộc gọi đồng thời.

2. Ưu nhược điểm của tổng đài di động

Được đánh giá là một giải pháp chăm sóc khách hàng thông minh, tổng đài di động sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật. Bên cạnh đó, tổng đài di động vẫn có những hạn chế nhất định. Cụ thể: 

2.1. Ưu điểm

1 – Tạo sự tiện lợi, nhanh chóng khi triển khai và áp dụng: 

Với hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải mất thời gian chuẩn bị triển khai mặt bằng, lắp đặt hệ thống máy móc. Còn với tổng đài di động việc triển khai sẽ rất nhanh chóng, chỉ trong khoảng 1-2 ngày vì giải pháp này được triển khai dựa trên nền tảng mạng di động và điện toán đám mây. Do đó, khi sử dụng tổng đài di động người dùng sẽ tạo điều kiện thuận lợi, nhanh chóng đưa giải pháp vào sử dụng. 

2 – Giúp người dùng tiết kiệm chi phí đầu tư, lắp đặt

Khi sử dụng tổng đài cố định truyền thống, doanh nghiệp sẽ mất nhiều chi phí mặt bằng, đầu tư, hao mòn máy móc, nhân lực,… Với các tổng đài đầu số 1800, 1900 cước phí cũng cao hơn so với cước di động thông thường. Còn tổng đài di động thì cước phí rẻ, không mất chi phí đầu tư, vận hành nên giúp người dùng tiết kiệm chi phí hiệu quả. 

3 – Chuyên nghiệp hóa tổng đài của bạn

Nhờ tính năng chăm sóc khách hàng đa kênh trên một nền tảng duy nhất, giải pháp tổng đài di động sẽ giúp hiển thị thông tin của khách hàng, các cuộc gọi, tin nhắn của khách trên một giao diện. Khi đó, các nhân viên sẽ hỗ trợ nhau thuận lợi hơn, tăng thêm sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc. 

4 – Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Với tổng đài di động doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng qua nhiều kênh như: thoại, SMS, Facebook, Livechat, Email trên một nền tảng duy nhất. Khi đó việc chăm sóc khách hàng sẽ được nhanh chóng và toàn diện hơn.

5 – Tối đa hiệu suất làm việc của nhân viên

Giải pháp tổng đài di động giúp nhận cuộc gọi theo nhiều cách như: nghe trực tiếp từ điện thoại di động, hoặc nghe bằng phần mềm (application) trên điện thoại di động, có thể nghe trên máy tính (dùng tai nghe Call Center) hay nghe bằng điện thoại IP,…

Chính vì vậy, nhân viên của bạn có thể tiếp nhận cuộc gọi của khách linh hoạt, để lắng nghe và tư vấn cho khách hàng ngay cả khi đang di chuyển. Nhờ vậy mà giúp doanh nghiệp tối đa được hiệu suất làm việc của nhân viên. 

2.2. Nhược điểm

1 – Cần có đội ngũ nhân viên am hiểu, có năng lực để điều hành, quản lý

Tổng đài di động được triển khai trên nền tảng mạng di động và điện toán đám mây. Chì vì vậy để sử dụng và quản lý giải pháp này cần đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin và có năng lực. 

2 – Mất thời gian đào tạo nhân viên

Trước khi đưa vào triển khai giải pháp tổng đài di động thì doanh nghiệp cần dành thời gian để đào tạo nhân viên, đội ngũ bán hàng. Giúp họ hiểu về giải pháp tổng đài di động và thực hiện các thao tác, sử dụng tổng đài đúng, hiệu quả. 

3. Các loại tổng đài di động và đối tượng sử dụng

Sau đây là các loại tổng đài di động và đối tượng sử dụng tương ứng để người dùng lựa chọn được loại tổng đài phù hợp. 

• Tổng đài di động số hotline: Là loại tổng đài thường được sử dụng tại các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh, buôn bán để khách hàng kết nối khi cần tư vấn hoặc giải đáp thắc mắc. 
• Tổng đài di động làm số đại diện công ty: Đây là loại tổng đài sử dụng với mục đích để khách hàng, các cơ quan liên quan như thuế, bảo hiểm, hải quan… liên hệ khi cần. Do đó, đối tượng phù hợp sử dụng tổng đài di động này là các doanh nghiệp. 
• Tổng đài di động mục đích kinh doanh: Với mục đích chính để khách hàng hay các đối tác liên hệ, tổng đài di động mục đích kinh doanh được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp hoặc đơn vị như ngân hàng, bảo hiểm,…

4. Các tính năng cần thiết của một tổng đài di động ưu việt

Một tổng đài di động ưu việt, đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng cần có những tính năng cần thiết sau: 

• Hotline di động không giới hạn cuộc gọi: Được cung cấp chức năng như một tổng đài chuyên nghiệp với hàng chục đến hàng trăm chuyên viên, thực hiện và tiếp nhận không giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời. 
• Sử dụng không cần cài App hay Internet: Có thể sử dụng tổng đài mà không phụ thuộc mạng Wifi/3G/4G, hoạt động tốt trong môi trường sóng di động thông thường. Để nhân viên có thể tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng mọi lúc, mọi nơi. 
• Định tuyến phân phối cuộc gọi thông minh, giám sát chất lượng cuộc gọi: Giúp phân chia cuộc gọi theo kỹ năng, phòng ban, chuyển cuộc gọi tới đúng đối tượng. Từ đó, doanh nghiệp quản lý tốt các cuộc gọi, phục vụ khách hàng chu đáo hơn. 
• Tích hợp đa kênh thoại: Đa kênh hợp nhất Thoại/SMS/Facebook, Livechat, Email. Mỗi một kênh giống như một cách để tiếp cận với các đối tượng khách hàng khác nhau. 
• Hệ thống ghi nhận phiếu chi (Ticket) chuyên nghiệp: Đây là một tính năng cần thiết dùng để ghi nhận thông tin khách hàng. Các ticket được tạo từ các nguồn như Thoại, SMS, Livechat, Email, Facebook sẽ được tự động chia việc cho nhân viên theo các cơ chế định tuyến thông minh của hệ thống. Từ đó, giúp các nhân viên bán hàng, chăm sóc khách hàng phối hợp với nhau một cách dễ dàng, nhịp nhàng hơn. 
• Hệ thống quản lý cam kết chăm sóc khách hàng SLA: Chăm sóc khách hàng theo mô hình SLA là xu thế chính hiện nay. Đây là mô hình chăm sóc khách hàng để đánh giá và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Qua đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá được hiệu quả công việc và đưa ra những định hướng chăm sóc khách hàng phù hợp. 

5. Tổng đài di động 3C MobiFone – Giải pháp tổng đài ảo ưu việt hiện nay

Một trong những giải pháp tổng đài di động được nhiều doanh nghiệp quan tâm và tin tưởng sử dụng hiện nay là 3C MobiFone. Đây là giải pháp tổng đài sử dụng 1 hoặc nhiều số máy đẹp của Mobifone làm số Hotline – tổng đài chung. Đồng thời, 3C MobiFone sẽ sử dụng các máy điện thoại di động, điện thoại cố định, softphone, SIP phone làm số máy lẻ.

Dịch vụ 3C MobiFone bao gồm 2 giải pháp chính là: 3C Call Center và 3C Contact. Với 2 giải pháp này, 3C MobiFone sẽ đáp ứng đầy đủ các tính năng của một tổng đài thông thường. Ngoài ra, giải pháp này còn sở hữu thêm nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Tăng tỷ lệ bắt máy lên tới 90%: Với việc sử dụng số tổng đài là số di động đẹp, giúp khách hàng tin tưởng và tăng tỷ lệ bắt mới tới 90%.  
• Cước phí rẻ nhất thị trường: Với tổng đài truyền thống cước gọi vào số máy cố định hay đầu số 1800, 1900 cước sẽ là 900 – 1200 đồng/.phút. Còn với cước gọi tổng đài di động chỉ dao động từ 200 – 500 đồng/phút. Vì vậy, sử dụng tổng đài di động giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% – 50% cước phí gọi ra so với việc dùng số di động hoặc tổng đài cố định thông thường. 
• Tích hợp dễ dàng miễn phí: Đáp ứng mọi nhu cầu tích hợp của doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí, từ tích hợp đầu số cho tới tích hợp phần mềm CRM hay các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp.
• Phân tích và báo cáo theo thời gian thực: Theo dõi, phân tích báo cáo mọi khía cạnh của tổng đài theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, người quản lý sẽ đưa ra những đánh giá năng lực từng nhân viên chính xác và xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp. 
• Tăng khả năng hợp tác nội bộ: Xử lý vấn đề qua hệ thống Ticket – Phiếu ghi chuyên nghiệp, giúp tất cả nhân viên đều biết khách hàng đó là ai, vấn đề là gì và phối hợp xử lý đơn giản, dễ dàng. 

5.1. Bảng giá dịch vụ tổng đài di động 3C MobiFone

Gói Basic 3CB (dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ)

Phí thuê bao cho tổng đài: 

• Tổng đài đại diện doanh nghiệp: 299.000 VNĐ/thuê bao/tháng.
• Các hotline, thuê bao mở rộng: 4 mức, dao động từ 19.000 – 49.000 VNĐ/thuê bao/tháng.

Phí cuộc gọi, tin nhắn:

Phí cuộc gọi theo gói: 

• 7 gói nội mạng: 330 – 460đ/phút với số lượng phút gọi từ 10.000 – 1.000.000.
• 7 gói ngoại mạng (trong nước): 730 – 800đ/phút với số lượng phút gọi từ 10.000 – 1.000.000.
• Thời gian sử dụng: 31 ngày.

Xem thêm ngay: 3 Đối tượng sử dụng tổng đài di động giúp nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng

Gói Call Center và Contact Center 3CL (dành cho các doanh nghiệp quy mô lớn)

Phí thuê bao cho tổng đài: 

• Tổng đài đại diện doanh nghiệp: 299.000 VNĐ/thuê bao/tháng.
• Các hotline, thuê bao mở rộng: Có 4 mức để khách hàng lựa chọn, phí thuê bao dao động từ 19.000 – 49.000 VNĐ/thuê bao/tháng.

Phí thuê bao cho người dùng:

Phí thuê bao máy nhánh: 

Phí cuộc gọi và tin nhắn: Tương tự gói Basic 3CB.

5.2. Hướng dẫn triển khai tổng đài di động 3C MobiFone

Để triển khai tổng đài di động 3C MobiFone, khách hàng có thể thực hiện theo 2 cách sau:

Cách 1: Liên hệ tới Hotline của MobiFone 0936 110 116

• Bước 1: Gọi điện tới số Holine 0936 110 116
• Bước 2: Gặp tư vấn viên và trình bày về nhu cầu sử dụng Tổng đài 3C MobiFone.
• Bước 3: Nhân viên tư vấn để khách hàng lựa chọn được gói cước phù hợp. Sau khi thống nhất gói cước, khách hàng chuẩn bị một số thủ tục liên quan.
• Bước 4: Kỹ thuật viên sẽ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo và khách hàng sử dụng nhanh chóng chỉ sau 1-2 ngày.

Cách 2: Đến trực tiếp cửa hàng giao dịch của MobiFone gần nhất

• Bước 1: Khách hàng tới cửa hàng giao dịch gần nhất của MobiFone
• Bước 2: Tại đây, khách hàng sẽ được nhân viên tư vấn của MobiFone hướng dẫn tận tình để đăng ký sử dụng nhanh nhất. 
• Bước 3: Khách hàng chuẩn bị và hoàn tất một số thủ tục liên quan.
• Bước 4: Kỹ thuật viên sẽ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo và khách hàng sử dụng nhanh chóng chỉ sau 1-2 ngày.

Sau khi đăng ký tổng đài di động thành công, người dùng sẽ được kỹ thuật viên của MobiFone hướng dẫn tận tình việc triển khai và sử dụng.

Tổng đài di động chính là một trong những công cụ cần thiết để doanh nghiệp chăm sóc khách hàng toàn diện, chuyên nghiệp hơn. Khi lựa chọn tổng đài di động, bạn nên ưu tiên giải pháp có nhiều tính năng ưu việt, mức phí ưu đãi như 3C MobiFone để sử dụng hiệu quả và tối ưu chi phí. 

Để tìm hiểu thêm về giải pháp tổng đài di động 3C MobiFone, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua số Hotline 0936 110 116 để được tư vấn cụ thể.

Có thể bạn chưa biết: Giải pháp chăm sóc khách hàng đa kênh hiệu quả 3C MobiFone