Giải pháp hóa đơn điện tử – 3 điều quan trọng cần biết

Giải pháp hóa đơn điện tử đang trở thành một xu thế tất yếu trong thời đại hiện nay. Tuy nhiên giải pháp hóa hóa đơn điện tử vẫn còn là khái niệm lạ lẫm với nhiều công ty, doanh nghiệp Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là bản tập hợp các thông tin điện tử liên quan tới bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. 

Hoá đơn điện tử được tổ chức có mã số thuế cấp bởi Tổng cục thuế khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính. Những hóa đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính của các bên theo Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11. 

Hóa đơn điện tử được chia thành nhiều loại khác nhau:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem điện tử, vé điện tử, phiếu kiểm kho hoặc vận chuyển điện tử,…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không điện tử, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế điện tử, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng điện tử,…

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: 

• Số hóa đơn phải được xác định theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian.
• Hóa đơn sẽ có một số hóa đơn riêng được lập và chỉ được sử dụng 1 lần. 

Không chỉ có nguyên tắc, hóa đơn điện tử cũng phải được đáp ứng 3 điều kiện sau:

• Mỗi hóa đơn điện tử phải đầy đủ, chính xác và toàn vẹn thông tin theo đúng quy định.
• Thông tin hóa đơn phải đầy đủ và chưa có sự thay đổi. Việc thay đổi hóa đơn có thể được chấp nhận là thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập bởi cơ quan Thuế. 

Ngoài ra có thể xem thêm về Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Giải pháp hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và xã hội. 

2.1. Đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp,hóa đơn điện tử đem đến những ích lợi đáng kể tới như:

• Giảm thiểu chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy như chi phí giấy in, mực in; chi phí vận chuyển, lưu trữ; chi phí xây dựng không gian kho hàng lưu trữ hóa đơn,….
• Đề phòng, giảm thiểu rủi ro từ các trường hợp như mất, cháy, hỏng khi sử dụng hóa đơn giấy.
• Giúp khách hàng an tâm khi mua hàng hóa và dịch vụ. Hóa đơn điện tử lưu trữ trên hệ thống nên khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra về thông tin hàng hóa và bên bán. 

2.2. Đối với cơ quan quản lý nhà nước

Sự ra đời của hóa đơn điện tử mang tới lợi thế lớn cho cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể:

• Giúp dễ dàng kiểm soát doanh nghiệp, ngăn chặn kịp thời các trường hợp trốn Thuế, gian lận Thuế.
• Giúp giảm bớt chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn. Các phần mềm hóa đơn điện tử giúp cơ quan tra cứu hồ sơ dễ dàng. 
• Hỗ trợ xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn thông qua xây dựng hệ cơ sở dữ liệu hóa đơn khổng lồ.

2.3. Đối với xã hội

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp xã hội nhanh chóng chuyển mình, bắt kịp cuộc cách mạng 4.0. Đồng thời:

• Khắc phục tình trạng gian lận, sử dụng hóa đơn trái phép, làm giả hóa đơn.
• Tăng tính lành mạnh, văn minh cho môi trường kinh doanh.
• Bảo vệ môi trường nhờ giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, hạn chế rác thải. 
• Thúc đẩy thương mại điện tử ngày càng phát triển và được hoàn thiện hơn. 

3. Nguyên lý hoạt động của các giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay

Giải pháp hóa đơn điện tử bao gồm 02 bộ phận chính:

Database

Đây là hệ thống cơ sở dữ liệu thường được lưu trữ trong hệ quản trị dữ liệu hóa đơn điện tử như phần mềm hóa đơn điện tử,… Vai trò của database là truy xuất dữ liệu hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cao. 

Hệ thống công cụ 

Hệ thống này bao gồm nhiều web, phần mềm với các mục đích khác nhau.

• WebService xuất hóa đơn: Cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan tới xuất hóa đơn điện tử như: xuất hóa đơn, ký số hóa đơn, in hóa đơn,… Website này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chính xác hóa đơn điện tử đã xuất và xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. 
• Website tra cứu hóa đơn: Cho phép truy cập, tìm kiếm mọi hóa đơn điện tử và cập nhật hóa đơn điện tử ký số vào danh sách. Website giúp người mua cũng như người bán dễ dàng tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng và đầy đủ. 
• Website Thống kê: Thống kê báo cáo tình hình xuất, nhập hóa đơn điện tử mới. Website này còn giúp khách hàng biết được hóa đơn nào chưa được ký số và hóa đơn nào đã được thực hiện. 
• Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử thực hiện tất cả các nhiệm vụ liên quan tới giải pháp hóa đơn điện tử. Phần mềm quản lý hóa đơn tích hợp nhiều quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp không phải thay đổi nhiều quy trình, kiểm soát lượng hóa đơn điện tử dễ dàng và tiện ích. 

Nguyên lý, quy trình liên quan đến hóa đơn điện tử:

• Người nộp thuế: Người nộp thuế phải đăng ký thuế, sử dụng, lập và gửi hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Người nộp thuế phải đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị được cơ quan thuế cấp phép. 
• Giải pháp hóa đơn điện tử đảm bảo mỗi hóa đơn điện tử được lập đúng thời điểm, đầy đủ nội dung được quy định rõ tại điều 9, 10 của Nghị định 123/ 2020/NĐ-CP của Nhà nước. 
• Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ, nhận, truyền hóa đơn điện tử: đảm bảo 4 tiêu chí về chủ thể, tài chính, nhân sự và kỹ thuật được đề cập tại khoản 2 điều 10 của thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cơ quan thuế: tiếp nhận và giải quyết những hóa đơn bị sai.

4. MobiFone Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử số 1 hiện nay

MobiFone là doanh nghiệp tại Việt Nam cung cấp dịch vụ công nghệ – viễn thông hàng đầu ở Việt Nam. MobiFone với hệ thống hạ tầng kỹ thuật đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp đáp ứng thông tư của Bộ Tài chính trong quá trình chuyển đổi số.

4.1. Thông tin chung về MobiFone Invoice

MobiFone trở thành một trong số 18 đơn vị được phép cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc.  MobiFone đạt điều kiện hoạt động theo điều 10 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC. 

Đáp ứng theo yêu cầu của nhà nước, MobiFone cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử MobiFone Invoice. Đây là giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay cho rất nhiều doanh nghiệp. 

Với hệ thống hiện đại, công nghệ tiên tiến hàng đầu cả nước, MobiFone Invoice tự tin là phần mềm hàng đầu hỗ trợ các doanh nghiệp về giải pháp hóa đơn điện tử.

4.2. Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử 

Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của MobiFone đã được hoàn thiện, bao gồm: 

• WebService xuất hóa đơn. http://invoice.mobifone.vn/dang-nhap
• Website tra cứu hóa đơn:  http://tracuuhoadonvienthong.mobifone.vn/
• Website Thống kê. http://invoice.mobifone.vn/dang-nhap
• Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: MobiFone Invoice

4.3. Các tính năng nổi bật của MobiFone Invoice

Tại sao lại nói MobiFone Invoice là một trong những số ít giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện trên thị trường? MobiFone Invoice mang đến hàng loạt tiện ích cho người dùng.

• Kết nối với cổng nhận, truyền tải và lưu trữ hóa đơn điện tử của MobiFone.
• Đăng ký, tạo lập và quản lý hóa đơn trực tuyến ngay trên phần mềm. 
• Có sẵn nhiều mẫu hóa đơn để tổ chức / doanh nghiệp thoải mái lựa chọn.
• Cung cấp dịch vụ thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.
• Đầy đủ các tính năng xử lý như lập mới hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn theo đúng quy định.
• Thư viện mẫu báo cáo thống kê đa dạng về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế… 
• Có nhiều các tiện ích về quản lý hóa đơn.
• Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền cho từng người sử dụng.
• Có sẵn nhiều tài liệu, video hướng dẫn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Tính năng tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

4.4. Vì sao nên chọn giải pháp hóa đơn điện tử MobiFone Invoice? 

MobiFone Invoice là lựa chọn hàng đầu về giải pháp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. MobiFone Invoice có rất nhiều các ưu điểm là lợi thế cho công ty có thể kể tới như:

• Tư vấn chuyên nghiệp: Đội ngũ CSKH luôn hoạt động 24/7, hỗ trợ kỹ thuật khách hàng mọi lúc.
• Tiết kiệm chi phí: MobiFone Invoice giúp giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy.
• Tiết kiệm 90% thời gian: MobiFone Invoice giúp doanh nghiệp không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn. 
• Giá thành cạnh tranh: MobiFone invoice cam kết giá thành cạnh tranh nhất trên thị trường, chỉ từ 100đ/ hóa đơn.
• An toàn, bảo mật tuyệt đối: Doanh nghiệp tự cập nhật thông tin, tăng độ an toàn, chính xác của thông tin. MobiFone Invoice hỗ trợ lưu trữ hồ sơ an toàn, miễn phí tới 10 năm. 

Để đăng ký MobiFone Invoice, khách hàng cần trải qua 4 bước:

• Bước 1: Khách hàng tiến hành khai báo thông tin và ký hợp đồng với đơn vị MobiFone khu vực gần nơi khách hàng sinh sống, làm việc.
• Bước 2: Đơn vị đó sẽ tiến hành khai báo hợp đồng của khách hàng lên hệ thống Quản lý sản phẩm CNTT của MobiFone trong 1 ngày làm việc.
• Bước 3: Chuyên viên vận hành hệ thống cấu hình tạo tài khoản và gửi lại cho bên đơn vị ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.
• Bước 4: Đơn vị sẽ nhận thông tin và gửi tài khoản cho khách hàng thông qua email. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về giải pháp hóa đơn điện tử và những điều cơ bản về hóa đơn điện tử. MobiFone Invoice là 1 trong những số ít phần mềm đầy đủ về giải pháp hóa đơn điện tử cho mọi doanh nghiệp. Hãy đăng ký MobiFone Invoice ngay hôm nay để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ hotline 0936 110 116 ngay!. 

• Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mà bạn cần phái lưu ý
• Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhanh gọn, đúng pháp luật