Hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào? 1/7/2022 bắt buộc sử dụng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP các đơn vị cần sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022. Và đây chính là câu trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để hiểu thêm về thời điểm cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định. 

1. Hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?

Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định trong những văn bản pháp luật sau: 

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020. Tuy nhiên, do tình hình thực tế doanh nghiệp, một số đơn vị vẫn chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất để có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, Chính phủ đã đưa ra Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định về thời gian bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/07/2022. 

Cũng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC Bộ Tài chính khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì cần áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022.

Sự thay đổi và khác nhau giữa 2 Nghị định 119 và Nghị định 123 nhằm mục đích tạo thêm thời gian cho các đơn vị, doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện để sử dụng HĐĐT và cũng để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 

Nhưng Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết, tránh bị phạt không đáng có .

2. Lộ trình chuyển đổi HĐĐT

Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế và Bộ Tài chính thực hiện bao gồm 2 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trên 6 tỉnh/thành phố: Hà Nội, TP,Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ. Mục tiêu của Bộ Tài chính là đến hết ngày 31/12/2021, những địa phương trên phải đạt ít nhất 70% số lượng doanh nghiệp/đơn vị chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP..
• Giai đoạn 2: Theo Quyết định 206/QĐ-BTC sẽ tiếp tục triển khai sử dụng hóa đơn điện tử với 57 tỉnh thành còn lại. Thời gian thực hiện là từ tháng 4/2022. 57 tỉnh thành còn lại gồm:

Đồng thời, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử trước và sau thời điểm ngày 1/7/2022. Cụ thể: 

• Trước ngày 1/7/2022: Chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với các cơ quan/doanh nghiệp mà cơ quan thuế gửi thông báo về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Đây chính là các đơn vị đã đáp ứng đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng.
• Từ ngày 1/7/2022 trở đi: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với tất cả các đối tượng có sử dụng hóa đơn. Trừ một số trường hợp doanh nghiệp nhỏ, đơn vị hợp tác xã, hộ kinh doanh tại những nơi khó khăn, không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương pháp điện tử.

3. Tại sao lại bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Phía trên chúng ta đã hiểu hoá đơn điện tử bắt buộc khi nào và phần này sẽ nói tại sao chúng ta bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc bắt buộc này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để cơ quan thuế quản lý hoạt động của doanh nghiệp minh bạch. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn có tác dụng đẩy nhanh tiến trình thương mại điện tử, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và xã hội.

• Giảm chi phí: Đó là các chi phí liên quan tới sử dụng, chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy như: chi phí chuyển phát nhanh, chi phí văn phòng phẩm cho việc lưu trữ hóa đơn,..
• Dễ dàng kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn: Nếu sử dụng hóa đơn giấy bạn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng và kê khai số lượng hóa đơn. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bạn không cần làm bảng kê này và cơ quan thuế đã kiểm soát được từng hóa đơn mỗi khi bạn xuất ra. 
• Xử lý các nghiệp vụ, lập, kiểm tra, lưu trữ hóa đơn nhanh chóng: Các nghiệp vụ như lập, ký hóa đơn được thực hiện tiện lợi mọi lúc, mọi nơi và nhanh hơn ghi hay ký tay. Ngoài ra, việc kiểm tra và lưu trữ cũng nhanh chóng hơn rất nhiều vì bạn không phải tìm kiếm, sắp xếp một đống giấy tờ mà chỉ cần một vài click chuột đơn giản. 
• Hạn chế những sai sót khi lập hóa đơn: Khi ghi tay hóa đơn giấy, chỉ cần sai một chữ, số hay ký tự thì hóa đơn của bạn đã phải hủy bỏ. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn giấy, bạn chỉ cần nhập đúng mã số thuế, mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ được cập nhật. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử sẽ tự động tính số tiền và điền số tiền bằng chữ, giúp bạn hạn chế sai sót với khi viết tay. 
• Kiểm soát và thu hồi công nợ nhanh: Hóa đơn điện tử sau khi lập sẽ được chuyển ngay cho bên mua qua mail. Do đó, đối tác sẽ nhận được chứng từ sớm hơn và tiến hành thanh toán cho bạn.
• Khắc phục được tình trạng mất, thất lạc hóa đơn: Tình trạng mất, thất lạc hóa đơn giấy khi chuyển cho đối tác hoặc khi lưu trữ là khó tránh khỏi. Với hóa đơn điện tử, mọi công tác gửi nhận đều diễn ra qua email, hóa đơn bạn lập cũng luôn có sẵn trong hệ thống phần mềm và lưu trữ trong máy tính. Do đó, việc mất, thất lạc hóa đơn điện tử được hạn chế tối đa.
• Hạn chế trường hợp bị cơ quan thuế phạt: Do hạn chế được việc lập sai hay mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không bị cơ quan thuế phạt bởi các lỗi này.

4. Trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã có một lộ trình dài và được quy định rõ ràng hoá đơn điện tử bắt buộc khi nào và vào thời điểm nào. Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp sau sẽ không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Các hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đó là những đối tượng không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không đảm bảo về cơ sở vật chất, thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu tới cơ quan thuế, đối tác bằng hóa đơn giấy thì không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ chỉ gia hạn cho những đối tượng không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tối đa 12 tháng. Sau thời gian này cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử:

• Với các hộ kinh doanh hoạt động trước ngày 01/7/2022 thì thời gian gia hạn 12 tháng được tính từ ngày 01/7/2022. 
• Với các hộ kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022 thì sẽ được tính gia hạn từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn.

5. Những lưu ý khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử người dùng cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Cần phải đảm bảo hệ thống công nghệ, cơ sở vật chất, mua ứng dụng phần mềm để có thể sử dụng hóa đơn điện tử
• Trước khi sử dụng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Hủy bỏ hóa đơn giấy còn lại chưa sử dụng, hóa đơn điện tử theo thông tư (nếu có) theo quy định. Việc hủy bỏ cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ khi Cơ quan Thuế chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Sau đó, làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC trên HTKK và gửi cho Cục thuế.  
• Người dùng nên lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để nâng cao bảo mật, dễ sử dụng và được hỗ trợ nhanh chóng 24/7.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng, nhiều ưu đãi – MobiFone Invoice

MobiFone Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được người dùng đánh giá cao hiện nay. MobiFone Invoice chinh phục người dùng bởi giao diện dễ nhìn, tạo lập hóa đơn đơn giản và nhiều ưu đãi hấp dẫn.

• Dễ sử dụng: MobiFone Invoice có giao diện thân thiện, dễ dàng tạo, lập, lưu trữ hóa đơn, dễ xuất hóa đơn điện tử,…..
• API tích hợp các hệ thống bên ngoài với hệ thống hóa đơn điện tử: Giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai hoặc hạch toán kế toán. Cụ thể, MobiFone Invoice tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai GTGT. Hay liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán, thanh toán giúp người dùng thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu. 
• Nhiều ưu đãi: Từ 1/4, MobiFone Invoice có ưu đãi hấp dẫn là dành tặng cho các doanh nghiệp đăng ký mới tới 1.000 hóa đơn sử dụng miễn phí. Bên cạnh đó, MobiFone Invoice cung cấp các gói dịch vụ khác nhau với gói từ 300 đến 100.000 hoá đơn để doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng. Cùng với ưu đãi miến phí 500 hóa đơn khi khách hàng ký kết hợp đồng sử dụng MobiCA trong 02 năm trở lên và mức giá dịch vụ cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối ưu. 

Qua bài viết trên, mong rằng đã giúp các bạn có được câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào? Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022 không chỉ là đúng quy định mà còn mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và xã hội. Để dễ dàng tạo, lập hóa đơn điện tử hãy lựa chọn những phần mềm uy tín, giao diện thân thiện như MobiFone Invoice và yên tâm sử dụng.

Nếu muốn tư vấn thêm về hóa đơn điện tử bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.

Những điều bạn chưa biết: 

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? Khác gì với hóa đơn giấy? Cách thực hiện 
• Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy định pháp luật