Hóa đơn điện tử là gì? | 9 thông tin người dùng cần biết  

Hóa đơn điện tử là gì ? Đây là loại hóa đơn được tạo, lập bằng các phương tiện điện tử. Với nhiều ưu điểm hơn so với hóa đơn giấy và lợi ích lớn mang lại cho người dùng, cùng quy định bắt buộc sử dụng của các cơ quan chức năng, hóa đơn điện tử đang được sử dụng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Những thông tin tổng hợp về hóa đơn điện tử sau đây sẽ giúp người dùng hiểu thêm về hóa đơn điện tử và sử dụng đúng quy định. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được coi là một trong những bước tiến giúp người dùng hạn chế được rất nhiều những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy như: rách, hỏng thất lạc, mất khi lưu trữ…

1.1. Định nghĩa

Theo điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu khái niệm của hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Như vậy hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy thể hiện các thông điệp dữ liệu về quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ giữa bên mua và bên bán. Nhưng nếu hóa đơn giấy được lập bằng tay viết hoặc in thì hóa đơn điện tử được lập trên hệ thống máy tính và cơ quan thuế có thể cập nhật ngay khi bạn lập hóa đơn. Do đó, hóa đơn điện tử được coi là xu thế tất yếu trong thời công nghệ 4.0 và minh bạch các giao dịch tài chính giữa các đơn vị. 

1.2. Các loại hóa đơn điện tử

Phía trên chúng ta đã hiểu hóa đơn điện tử là gì, tiếp đến chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại hóa đơn điện tử.Tùy theo từng loại hình kinh doanh, đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các đơn vị sử dụng loại hóa đơn điện tử khác nhau. Sau đây là các loại hóa đơn điện tử phổ biến: 

• Hóa đơn xuất khẩu: Dành cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn điện tử phổ biến và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. 
• Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng thông thường, được sử dụng trong các cửa hàng, hộ kinh doanh bán lẻ,…
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Thứ nhất: Các doanh nghiệp/tổ chức/đơn vị có đủ điều kiện và thực hiện giao dịch điện tử để nộp tờ khai, báo cáo với cơ quan thuế; hoặc là các đơn vị ngân hàng, tín dụng có sử dụng giao dịch điện tử.
• Thứ hai: Đơn vị/doanh nghiệp cần đảm bảo về địa điểm, cơ sở vật chất, kết nối mạng để có thể sử dụng, lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Thứ ba: Cần đảm bảo nhân tố về con người. Tức là có đội ngũ nhân viên, am hiểu và biết cách khởi tạo, lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Thứ tư: Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ thì người dùng cần phải có chữ ký điện tử theo quy định để xác nhận việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử.  
• Thứ năm: Sở hữu phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định (do bên đơn vị có tư cách pháp nhân cung cấp) để đảm bảo lập và sử dụng hóa đơn điện tử thành công. 
• Thứ sáu: Đảm bảo về chất lượng lưu trữ như: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

Ngoài yêu cầu về cơ sở kỹ thuật để sử dụng hóa đơn điện tử thì để đảm bảo tính hợp lệ hóa đơn điện tử cần đáp ứng nội dung:

• Trên hóa đơn phải có đầy đủ những thông tin về: Tên hóa đơn (hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT..), ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ (đối với hóa đơn, tem phiếu thông thường). Còn đối với hóa đơn GTGT, cần phải có thêm thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và cuối cùng là tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Đây chính là thay thế cho chữ ký tay và dấu mộc trong hóa đơn giấy. Ngoài ra, còn cần thêm chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

3. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020. Tuy nhiên, tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, Chính phủ đã đưa ra Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT được lùi lại ngày 1/07/2022. 

Ngoài ra, bộ tài chính còn ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC để hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nội dung Thông tư khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022.

Sự thay đổi và khác nhau giữa 2 Nghị định nhằm mục đích tạo thêm thời gian cho các đơn vị, doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện để sử dụng HĐĐT và cũng để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 

Xem ngay: Giải pháp hóa đơn điện tử – 3 điều quan trọng cần biết

4. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Tổ chức/doanh nghiệp muốn khởi tạo HĐĐT thi buộc phải hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Quyết định áp dụng HĐĐT. 
• Khởi tạo mẫu HĐĐT (do bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện). 
• Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Người dùng có thể gửi bằng văn bản giấy hoặc gửi điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
• Sau 2 ngày kể từ khi gửi thông báo, nếu đơn vị không nhận được phản hồi của Cơ quan thuế. Khi đó, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. 

Hồ sơ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Quyết định áp dụng HĐĐT theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT-BTC)

5. Hóa đơn điện tử hợp lệ

Khi lập hóa đơn điện tử, người dùng cần phải nắm rõ những tiêu chí để đánh giá hóa đơn hợp lệ. Bởi nếu hóa đơn không đảm bảo theo quy định thì có thể bị phạt và bên nhận có thể bị loại chi phí khi hạch toán hóa đơn không hợp hợp lệ. Các yếu tố đánh giá hóa đơn điện tử hợp lệ gồm: 

Hoá đơn điện tử hợp lệ phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: 

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”

Có thể hiểu một cách đơn giản: hoá đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả hóa đơn được tạo lập từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu của hoá đơn điện tử với cơ quan thuế. 

1 – Hiển thị dưới dạng dữ liệu điện tử:

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3,  Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”

Tức hóa đơn điện tử phải được lập các thông tin của giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử, thông qua hệ thống máy móc có kết nối internet và chuyển dữ liệu của hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế thành công. 

2 – Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin:

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hoá đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn thông tin cần các yếu tố: 

• Dữ liệu đầy đủ và chưa bị thay đổi thông tin (ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử). 
• Dữ liệu chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được ở dạng hoàn chỉnh khi cần.

3 – Thể hiện đầy đủ nội dung hàng hóa và thông tin của các bên liên quan:

Theo Điều 6,  Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hoá đơn điện tử cần có những nội dung bắt buộc như sau:

• Thông tin hoá đơn: Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn, thời điểm lập hoá đơn điện tử, mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế,…
• Nội dung hàng hóa: Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,…
• Tiền hàng: Cộng tiền hàng, tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng thuế, tổng tiền thanh toán bằng số, bằng chữ. 
• Thông tin người mua hàng, người bán hàng: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số,…

Ngoài ra, các trường hợp nội dung hóa đơn điện tử có thể thay đổi đã được quy định tại Khoản 4, Điều 3, thông tư 68/2019/TT-BTC:

• Thêm logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của bên bán.
• Thêm thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và nhiều thông tin khác.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: Lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.

4 – Định dạng tiêu chuẩn kỹ thuật hợp lệ:

Theo Khoản 1, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử”. 

Định dạng hoá đơn điện tử được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử, tạo nên sự nhất quán giữa bên nhận, xuất hóa đơn và cơ quan thuế. Định dạng hóa đơn điện tử sẽ gồm 2 phần là:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử 
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số
• Còn với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần có thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế gửi đến. 

5 – Thời điểm lập hóa đơn đúng quy định

Căn cứ vào Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hoá đơn điện tử được quy định như sau:

• Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, kể cả chưa thu tiền hay đã thu tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn chính là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, kể cả chưa thu tiền hay đã thu tiền.
• Trường hợp giao hàng thành nhiều lần: Lập hoá đơn điện tử trong mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

6. Cách xuất hóa đơn điện tử là gì?

Để xuất hóa đơn điện tử người dùng cần thực hiện qua các bước như: 

• Lập hóa đơn: Người dùng sẽ dựa vào nội dung của giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau đó lập hóa đơn với các thông tin như: người mua, hàng hóa dịch vụ cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế suất và thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử.  
• Ký hóa đơn: Sau khi đã lập xong hóa đơn và gửi cho bên mua hóa đơn nháp. Bên mua đồng ý với nội dung hóa đơn thì bên bán sẽ thực hiện thao tác ký hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn vừa lập. Người dùng sẽ cắm token và thực hiện ký số. Sau khi ký hóa đơn thành công, sẽ xuất hiện biểu tượng  và tên doanh nghiệp.
• Gửi hóa đơn: Sau khi hóa đơn được lập và ký thành công thì người lập sẽ thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho bên mua qua email mà bên mua đăng ký.
• In hóa đơn: Thực tế, quy định không bắt buộc việc in hóa đơn. Nhưng hóa đơn bản giấy mang lại rất nhiều lợi ích giúp người dùng tiện lợi trong hạch toán và dễ dàng cho các cơ quan kiểm tra. Vì vậy, người dùng vẫn nên in hóa đơn. Việc in hóa đơn là thao tác dễ dàng như in các văn bản bằng giấy khác. Sau khi mở hóa đơn điện tử thì người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng in, chọn máy in là hoàn thành. 

Xem ngay: [CHI TIẾT] Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

7. Cách tra cứu hoá đơn điện tử mà bên bán gửi

Tra cứu hóa đơn điện tử là bước mà người mua tải và lưu hóa đơn điện tử được bên bán gửi. Thao tác này thường được thực hiện qua các bước sau: 

• Bước 1: Người dùng vào mail mà bên xuất hóa đơn gửi. Sau đó lựa chọn vào thư mà nhận được hóa đơn cần tra cứu. 
• Bước 2: Vào link chứa thông tin tra cứu và đăng nhập. Sau đó, chọn link file XML để tải về và lưu vào trong máy. Nên tạo 1 thư mục riêng để lưu hóa đơn, có thể lưu theo tháng, quý hoặc lưu theo đơn vị cung cấp. 
• Bước 3: Vào link chứa file PDF để xem và in (nếu cần).

Xem ngay: [Hướng dẫn] Chi tiết tra hóa đơn điện tử MobiFone với 4 bước nhanh chóng

8. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử của bên bán (lập hóa đơn) và bên mua (nhận hóa đơn) là khác nhau. Cụ thể:

8.1. Với bên lập hóa đơn – hóa đơn đầu ra

Với bên lập hóa đơn thì bạn cũng cần phải lưu hóa đơn và minh xuất ra (hóa đơn đầu ra). Việc lưu trữ hóa đơn đầu ra khá đơn giản bởi hóa đơn của bạn đã được lưu trữ ngay trên ứng dụng hóa đơn điện tử. 

Khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, bạn nên kết xuất dữ liệu hóa đơn điện tử và nén lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng. Khi cần thiết bạn chỉ cần vào phần mềm hóa đơn điện tử xem hoặc in ra để theo dõi, kiểm tra.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn một trong các cách lưu như hóa đơn đầu vào như: lưu trên bảng kê excel, lưu trên một Folder trên máy tính hoặc Drive,… để đề phòng hoặc xem lại thuận tiện khi cần. 

8.2. Với bên nhận hóa đơn – hóa đơn đầu vào

Với các hóa đơn được nhận từ phía đối tác (hóa đơn mua vào) thì việc lưu trữ cần cẩn thận hơn. Có rất nhiều cách giúp bạn lưu trữ hóa đơn đầu vào an toàn như:

Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn điện tử bạn sẽ được bên bán gửi qua email. Để kiểm soát hóa đơn đầu vào tốt hơn bạn cần lập một email mới và chỉ nhận thư gửi hóa đơn điện tử. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót hóa đơn điện tử đầu vào do nhầm lẫn với các thư khác. 

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Phương pháp in hóa đơn giấy rồi lưu trữ giống như phương pháp lưu hóa đơn giấy truyền thống. Theo phương pháp này thì hóa đơn điện tử in ra bản giấy chỉ có tác dụng giúp kế toán hạch toán thuận tiện còn file PDF và file XML vẫn cần tải về và lưu trữ theo quy định và để có hóa đơn khi bản giấy bị mất, thất lạc.   

Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên một Folder trong máy tính hoặc google Drive được nhiều người lựa chọn để hạn chế bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng. Bạn cần lưu hóa đơn điện tử theo thời gian, theo nhà cung cấp hoặc một tiêu chí nhất định để dễ dàng tìm kiếm khi cần.  

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Việc sử dụng bảng kê excel để lưu trữ hóa đơn cũng được nhiều người dùng lựa chọn và tạo điều kiện thuận lợi khi tra cứu. Tuy nhiên bạn cần phải copy link mã tra cứu của hóa đơn điện tử vào dòng tương ứng với hóa đơn để thuận tiện hơn khi lấy thông tin hóa đơn.

Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Với sự phát triển của công nghệ thì người dùng có thể sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu để lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, đơn giản. Cùng với việc tích hợp lên hệ thống kế toán, bạn sẽ không mất nhiều thời gian nhập tay hạch toán hóa đơn vào phần mềm. 

Cách 6: Lưu trữ trên các thiết bị ngoài như USB, CD…

Việc lo sợ bị mất dữ liệu máy tính khi lưu trong máy hay in giấy thì bạn có thể lưu hóa đơn điện tử trên thiết bị ngoài như USB, CD….. Khi hóa đơn điện tử của bạn càng được lưu trên nhiều thiết bị thì càng hạn chế được tình trạng mất hóa đơn.  

9. Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được coi là bước tiến mới, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, tạo sự minh bạch trong các giao dịch và giúp các cơ quan quản lý dễ dàng giám sát hoạt động của doanh nghiệp. 

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn: So với hóa đơn giấy cần chi phí in ấn, lưu trữ, gửi chuyển phát nhanh cho bên mua hàng thì hóa đơn điện tử giải quyết tốt bài toán về chi phí này. Bởi hóa đơn điện tử không cần nhất thiết phải in và được lưu trữ ngay trên máy tính. Đồng thời, bên bán sẽ chuyển hóa đơn cho bên mua qua email nên không mất chi phí vận chuyển hóa đơn.  
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử. Với nhiều lớp bảo mật như mật khẩu đăng nhập, lưu trữ trong máy giúp người dùng tránh được rủi ro trong bảo quản. Cùng với quy trình lập phức tạp, ký hóa đơn qua chữ ký số, giúp doanh nghiệp an tâm, hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Khi sử dụng hóa đơn điện tử việc lập hóa đơn nhanh hơn hóa đơn giấy vì không phải viết tay, tính số tiền hay tổng tiền…. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động tính các tiêu chí này một cách chính xác. Ngoài ra, gửi hóa đơn điện tử bằng email hay không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý/tháng sẽ giúp người dùng giảm được các thủ tục hành chính. 
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng: Ngoài việc gửi hóa đơn qua email. khách hàng còn có thể gửi hóa đơn qua SMS, zalo,…tạo thuận lợi cho cả người gửi và người nhận hóa đơn điện tử. 

Chính vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu hiện nay. Điều quan trọng là bạn cần chọn những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử giao diện thân thiện, dễ thao tác để thuận lợi sử dụng hóa đơn điện tử. 

Trong các ứng dụng hóa đơn điện tử hiện nay, Mobifone Invoice được nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn. Bởi vì các lý do sau: 

• Dễ sử dụng: MobiFone Invoice với giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng tạo, lập, lưu trữ hóa đơn.
• API tích hợp các hệ thống bên ngoài với hệ thống hóa đơn điện tử: MobiFone Invoice tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai GTGT và liên kết với hệ thống kế toán, thanh toán. Từ đó, giúp người dùng tiết kiệm thời gian hạch toán và đối chiếu dữ liệu. 
• Nhiều ưu đãi: MobiFone Invoice thường xuyên triển khai các chương trình ưu đãi hấp dẫn dành tặng khách hàng. Với khách hàng đăng ký mới sẽ được tặng 1.000 hóa đơn sử dụng miễn phí. Còn với khách hàng ký kết hợp đồng sử dụng MobiCA trong 02 năm trở lên sẽ được miễn phí 500 hóa đơn và giá dịch vụ cam kết ưu đãi nhất thị trường. Cùng với gói dịch vụ đa dạng từ 300 đến 100.000 hoá đơn, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu để tối ưu chi phí. 

Như vậy, hóa đơn điện tử là gì đã có câu trả lời qua những chia sẻ trong bài viết trên. Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử chính là một quyết định đúng đắn mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và góp phần vào công cuộc thương mại hóa tại Việt Nam. Bạn hãy lựa chọn những phần mềm uy tín, giao diện thân thiện như MobiFone Invoice để tiết kiệm chi phí và yên tâm sử dụng.

Nếu muốn tư vấn thêm về hóa đơn điện tử bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.

Có thể bạn chưa biết: Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? 05 tiêu chí nhận biết