Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Trong quá trình lập hóa đơn, đôi khi người dùng không tránh khỏi việc hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế. Lúc này, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà người lập hoá đơn sẽ có những hướng xử lý khác nhau. Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây để xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế đúng quy định.
1. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế khi nào?
Mã số thuế là một trong những thông tin quan trọng và bắt buộc phải có khi lập hóa đơn cho khách hàng. Bởi thông tin mã số thuế là tiêu chí để phân biệt các đơn vị/doanh nghiệp hoạt động trên thị trường và mỗi đơn vị sẽ có một mã số riêng, không trùng nhau.
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, mặc dù đã hạn chế được nhiều sai sót khi lập hóa đơn hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nếu có lỗi đánh máy hoặc nhầm sang mã số thuế của công ty khác, sẽ khiến hóa đơn của bạn bị sai thông tin về mã số thuế.
Mã số thuế là thông tin quan trọng, khi lập hóa đơn điện tử sai mã số thuế người dùng phải lập hóa đơn mới thay thế, hoặc điều chỉnh hóa đơn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Hãy theo dõi phần tiếp theo sau đây để có cách xử lý phù hợp cho trường hợp lập sai hóa đơn điện tử này.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế
Khi lập hóa đơn điện tử và phát hiện bị sai mã số thuế, bạn cần căn cứ vào tình trạng hóa đơn lập sai để xử lý. Cụ thể:
2.1. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Theo điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý sai sót hóa đơn điện tử: “Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Cách xử lý cụ thể:
Bước 1: Bên bán và bên mua lập biên bản thỏa thuận về nội dung lập sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử và thống nhất xóa bỏ hóa đơn sai.
Bước 2: Bên bán xóa bỏ hóa đơn đã lập sai mã số thuế.
Bước 3: Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, thực hiện ký số và gửi lại cho bên mua. Thông tin trên hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn lập sai bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
Bước 4: Sau đó, bên bán tiến hành lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ rồi gửi tới Cơ quan thuế quản lý bằng phương pháp điện tử.
Lưu ý:
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế, cần phải gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế quản lý. Sau đó, lập hóa đơn mới thay thế và chờ Cơ quan thuế cấp mã mới rồi thực hiện ký số và gửi cho bên mua.
2.2. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế đã gửi cho người mua
Theo điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn: “Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
Các bước xử lý:
Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản điều chỉnh hóa đơn sai sót về thông tin mã số thuế để 2 bên ký xác nhận và mỗi bên giữ 1 bản.
Bước 2: Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi cho cơ quan thuế quản lý.
Bước 3: Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới hoặc hóa đơn điều chỉnh, rồi ký điện tử, và gửi email cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử thay thế/điều chỉnh bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
Lưu ý
- Nếu doanh nghiệp/đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước. Sau khi được cấp lại mã số mới cho hóa đơn thay thế/điều chỉnh thì mới ký số và gửi cho người mua.
- Trường hợp hóa đơn có sai mã số thuế đã được gửi cho bên mua và bên mua đã tiến hành kê khai hóa đơn này thì nên lập hóa đơn điều chỉnh.
2.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Với những trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng được phát hiện bởi cơ quan thuế thì xử lý như sau:
Bước 1: Cơ quan thuế quản lý sẽ gửi thông báo cho người lập hóa đơn theo Mẫu số 05 trong Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán có thể kiểm tra sai sót.
Bước 2: Khi nhận được thông báo, bên doanh nghiệp sẽ lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi tới cơ quan thuế trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận thông báo.
Bước 3: Hai bên bán và mua cũng sẽ phải lập biên bản thỏa thuận lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử và cùng ký xác nhận.
Bước 4: Bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh mới gửi cho bên mua rồi gửi vào email mà bên mua đăng ký. Ngoài ra cần gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử thay thế/điều chỉnh tới Cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Nếu hóa đơn đã được kê khai rồi thì cả bên mua và bên bán cần kê khai điều chỉnh thông tin phù hợp.
- Trong trường hợp nhận được thông báo của cơ quan thuế mà bên lập không xử lý hóa đơn sai thì sẽ bị Cơ quan thuế xử phạt vì lập hóa đơn sai và bên mua sẽ bị loại hóa đơn khi kiểm tra, kiểm toán.
- Còn với trường hợp hóa đơn điện tử không có mã thì Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn chi tiết việc xử lý hóa đơn lập sai mã số thuế.
3. Kinh nghiệm giúp tránh lập hóa đơn điện tử sai mã số thuế
Để hạn chế lập hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế người lập cần ghi nhớ những vấn đề sau:
- Kiểm tra lại thông tin trước khi ký và gửi cho khách: Nên kiểm tra lại một loạt các thông tin trên hóa đơn vừa lập, trong đó có thông tin về mã số thuế để chỉnh sửa thông tin sai kịp thời trước khi ký hóa đơn.
- Nên lập hóa đơn nháp gửi cho khách hàng để họ kiểm tra: Khi bên mua hàng đã xác nhận và đồng ý với nội dung hóa đơn thì mới tiến hành ký hóa đơn. Điều này giúp bạn hạn chế được lập hóa đơn sai mã số thuế hoặc sai các thông tin khác.
- Sử dụng chức năng nhập mã số thuế để tự động hiển thị các thông tin khác của bên mua: Một số ứng dụng cho phép nhập mã số thuế sau đó bạn nhấn tìm kiếm thì sẽ hiển thị các thông tin về tên, địa chỉ,…bên mua. Khi đó, bạn nên kiểm tra kỹ lại thông tin của bên mua nhằm hạn chế nhầm lẫn với đơn vị khác.
- Ưu tiên lựa chọn hóa đơn điện tử dễ sử dụng: Chọn ứng dụng hóa đơn điện tử giao diện thân thiện, giúp bạn lập và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn dễ dàng.
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice được nhiều người dùng đánh giá cao vì sử dụng đơn giản, hỗ trợ và tích hợp nhiều biên bản khi hóa đơn có sai sót. Giúp bạn dễ dàng xử lý các sai sót khi lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế cần phải được xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Với bài viết trên, mong rằng đã giúp các bạn bình tĩnh và xử lý hóa đơn điện tử sai đúng quy định. Để được tư vấn thêm về các cách xử lý hóa đơn điện tử khi lập sai, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.
Có thể bạn chưa biết:
