Doanh nghiệp số 
Chính phủ số 
Công nghệ 4.0 (AI - IoT - Big Data) 
Khách hàng cá nhân Trong quá trình xuất hoá đơn điện tử, đôi khi người dùng sẽ khó tránh mắc phải những sai sót. Đừng lo, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai và giải pháp nhằm hạn chế xuất sai HĐĐT sau đây sẽ giúp bạn giải quyết tình huống này đúng theo quy định.
1. Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai
Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai được quy định cụ thể tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy theo từng trường hợp và thời điểm viết sai để có hướng xử lý đúng theo quy định.
1.1. Hóa đơn điện tử lập sai, đã ký nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp này cần xử lý như sau:
- Bước 1: Xóa bỏ hóa đơn đã lập sai
- Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế
- Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
1.2. Hóa đơn điện tử lập sai, đã ký và gửi cho người mua nhưng 2 bên chưa kê khai thuế
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tùy theo từng nội dung sai để xử lý phù hợp. Cụ thể, với từng trường hợp sai thông tin trên hóa đơn điện tử, cách giải quyết như sau:
1.2.1. Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai thông tin tên, địa chỉ người mua
Khi sai thông tin về tên, địa chỉ của người mua thì trường hợp này không cần hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế. Mà sẽ tiến hành gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người bán và gửi thông báo hóa đơn sai cho cơ quan thuế xác nhận là được. Cụ thể:
- Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho người mua để bên mua biết về nội dung sai sót trên hóa đơn.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên cơ quan thuế tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) với nội dung Giải trình và ghi rõ lý do sai sót.
- Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo với cơ quan thuế. Đồng thời, lập biên bản xác nhận xóa bỏ hóa đơn. Trong biên bản cần thể hiện được số hóa đơn xóa bỏ, lý do xóa bỏ để 2 bên cùng ký nhận.
Xem chi tiết: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhanh gọn, đúng pháp luật
1.2.2. Lập sai mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền tổng
Xử lý hoá đơn điện tử viết sai các thông tin về mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tổng điện thì cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới. Bởi đây là những thông tin quan trọng trên hóa đơn điện tử. Cụ thể 2 cách xử lý trong trường hợp này như sau:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120), nêu rõ thông tin sai.
- Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót để 2 bên cùng ký, đóng dấu xác nhận.
Phương án 2: Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới
- Bước 1: Hủy hóa đơn sai sót về những thông tin trên.
- Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn lập sai.
- Bước 3: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120) và biên bản xác nhận xóa bỏ hóa đơn bị lập sai để 2 bên cùng ký xác nhận.
1.3. Hóa đơn điện tử lập sai, gửi cho người mua và 2 bên đã kê khai thuế
Trường hợp này không được pháp hủy hóa đơn mà chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh mới. Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai, gửi cho người mua và 2 bên đã kê khai thuế
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh để 2 bên ký xác nhận
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót.
- Bước 3: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định 120).
- Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua qua email mà khách hàng đăng ký.
2. Những lưu ý khi xuất hóa đơn để tránh sai sót
Hóa đơn điện tử hiện đã hạn chế được rất nhiều sai sót so với hóa đơn giấy. Cùng với những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có khi lập hóa đơn điện tử:
- Không nên vừa cắm token vừa lập hóa đơn: Trong quá trình lập hóa đơn tránh cắm token vì có thể khiến bạn thao tác nhầm và ký hóa đơn khi chưa kiểm tra kỹ. Bạn cần chắc chắn hóa đơn đã lập đúng thì mới nên cắm token để ký hóa đơn.
- Gửi hóa đơn nháp cho khách trước khi ký: Nên lập hóa đơn nháp gửi cho khách hàng để họ kiểm tra. Khi bên mua hàng đã xác nhận và đồng ý với nội dung hóa đơn thì mới tiến hành ký hóa đơn.
- Không nên lập hóa đơn kèm bảng kê: Hóa đơn điện tử hiện nay không giới hạn số dòng do đó người lập nên kê chi tiết từng vật tư hàng hóa trên bảng kê, không lập hóa đơn theo bảng kê đính kèm (trừ trường hợp giải trình được cơ quan thuế đồng ý hoặc xuất hàng hóa/dịch vụ theo kỳ phát sinh). Nếu số loại vật tư, hàng hóa nhiều thì hóa đơn điện tử khi thể hiện ra bản in giấy có thể là 2 trang hoặc nhiều hơn.
- Tách hóa đơn khi hàng hóa/dịch vụ xuất cùng một hóa đơn có mức thuế khác nhau: Hiện nay, theo Luật thuế, một số hàng hóa sẽ được giảm thuế chỉ còn 8%. Nếu hàng hóa/dịch vụ xuất bán có nhiều mức thuế thì bạn có thể lập thành nhiều hóa đơn và mỗi hóa đơn một mức thuế khác nhau để tiện kiểm tra, đối chiếu và hạch toán sau này.
- Ưu tiên sử dụng hóa đơn có giao diện thân thiện: Nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử giao diện thân thiện để dễ lập hóa đơn, tích hợp sẵn các mẫu biên bản nhằm thuận tiện xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai. Điển hình như phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice. Đây là một sản phẩm được triển khai bởi một trong những đơn vị hàng đầu về công nghệ tại Việt Nam – MobiFone.
Phần mềm MobiFone Invoice rất dễ sử dụng, dễ lập, điều chỉnh, xử lý khi lập sai hóa đơn. Cùng với việc tích hợp sẵn các mẫu biên bản điều chỉnh, biên bản hủy hóa đơn,…. giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi hoàn thiện các thủ tục về việc lập sai hóa đơn đúng quy định. Ngoài ra, MobiFone Invoice còn dành tặng khách hàng nhiều ưu đãi như: dành tặng 1.000 hóa đơn sử dụng miễn phí cho khách hàng đăng ký lần đầu, khách hàng ký kết hợp đồng sử dụng MobiCA trong 02 năm trở lên sẽ được miễn phí 500 hóa đơn…Chính vì vậy, MobiFone Invoice là lựa chọn lý tưởng cho người dùng.
Như vậy, xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể để đảm bảo đúng theo quy định. Người dùng cần nắm rõ quy định lập, sửa hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn thật cẩn thận để hạn chế những sai sót không đáng có. Để được tư vấn thêm về các cách xử lý hóa đơn điện tử khi lập sai, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.
Có thể bạn chưa biết:
