5+ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2022

Khi điều chỉnh các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây, MobiFone sẽ cập nhật các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử theo các nghị định, thông tư mới nhất. Theo dõi ngay!

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử khi hoá đơn điện tử có sai sót và được xử lý bằng biện pháp điều chỉnh.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập cùng với hoá đơn điều chỉnh để xác nhận các sai sót và nội dung điều chỉnh tương ứng về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung trên hóa đơn. Biên bản này sẽ được gửi đến cho người mua để xác nhận và ký số.

2. Trường hợp nên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử khi phát hiện sai sót trong nội dung hoá đơn như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.

• Hủy hóa đơn điện tử theo sự thống nhất của 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn được thỏa thuận.
• Người bán tạo lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định của Pháp luật và gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày… tháng… năm….”.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua hoặc đã bàn giao hàng hóa/cung ứng dịch vụ cho người mua. Người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế.

• Bên bán cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử có chữ ký điện tử của cả 2 bên mua – bán và ghi rõ sai sót của hoá đơn cần điều chỉnh.
• Sau đó, bên bán tiến hành lập hoá đơn điện tử điều chỉnh.
• Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên cần thực hiện kê khai việc điều chỉnh hoá đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

3. 05+ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2022

Tuỳ vào từng loại sai sót sẽ có mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn tương ứng. Dưới đây là một số mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử mới nhất theo quy định của pháp luật.

3.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai

Biên bản này sẽ được sử dụng trong các trường hợp hoá đơn điện tử có sai sót về nội dung. 

Ngoài các thông tin về 2 bên mua – bán và hoá đơn sai sót, biên bản cần ghi rõ lý do, nội dung cần điều chỉnh và nội dung sau khi điều chỉnh.

3.2. Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử

Biên bản điều chỉnh giảm được sử dụng khi số tiền ghi trên hoá đơn cao hơn số tiền thực chi/được thoả thuận của 2 bên mua – bán. 

Lưu ý: Số tiền ghi trên hóa đơn có liên quan trực tiếp đến thu chi và thuế của 2 bên mua – bán. Chính vì thế, biên bản điều chỉnh giảm hoá đơn điện tử cần phải được ghi chú cẩn thận và chính xác về số tiền bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.

3.3. Biên bản điều chỉnh tăng hóa đơn điện tử

Tương tự với biên bản điều chỉnh giảm, biên bản điều chỉnh tăng được sử dụng khi số tiền ghi trên hoá đơn thấp hơn số tiền thực chi/được thoả thuận của 2 bên mua – bán. Doanh nghiệp cần chú ý ghi chú chính xác số tiền bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.

3.4. Mẫu biên bản điều chỉnh mã số thuế

Mã số thuế của doanh nghiệp sẽ được cấp ngay khi hoàn thành thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật và yêu cầu bắt buộc trong mọi thủ tục hành chính cũng như các giấy tờ mua bán của doanh nghiệp. 

Vì vậy, khi hoá đơn điện tư có sai sót về mã số thuế của bên mua/bán, biên bản điều chỉnh mã số thuế sẽ được tạo lập. Doanh nghiệp cần chú ý ghi chú chính xác mã số thuế trước và sau khi điều chỉnh.

3.5. Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty

Điều chỉnh các thông tin về sai tên, sai địa chỉ công ty cũng thuộc đối tượng điều chỉnh theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. 

Cũng như khi thay đổi các thông tin khác, khi điều chỉnh thông tin tên/địa chỉ công ty thì bên mua và bên bán cũng phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cùng với hoá đơn điều chỉnh mới. Biên bản phải bao gồm chữ ký, xác nhận của các bên về sai sót này.

4. 05 bước điền biên bản điều chỉnh hóa đơn chính xác và nhanh gọn nhất

Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước điền biên bản điều chỉnh hoá đơn sau đây: 

Bước 1: Điền ngày lập biên bản điều chỉnh hoá đơn.

Ngày lập biên bản nên trùng với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Hoá đơn điều chỉnh được phát hành ngày 24/07/2022 thì ngày lập biên bản điều chỉnh cũng phải là ngày 24/07/2022.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán.

Các thông tin cần điền cho từng bên bao gồm: Tên, địa chỉ công ty, số điện thoại, mã số thuế, email, tên người đại diện cho công ty và chức vụ.

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn bị sai sót cần điều chỉnh

Các thông tin cần điền bao gồm: ngày lập hoá đơn, ký hiệu, mẫu số, giá trị hoá đơn, tên hàng hoá/dịch vụ được giao dịch.

Bước 4: Điền lý do điều chỉnh

Lý do điều chỉnh hóa đơn có thể bao gồm: sai địa chỉ, sai tên công ty; sai số tiền; sai loại hàng hóa/dịch vụ; sai sót về đơn giá, thành tiền; các loại thuế suất,…

Bước 5: Bên bán ký số và gửi cho bên mua

Việc ký số sẽ được thực hiện trên phần mềm hoá đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. 

5. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần chú ý những điểm sau đây:

• Thời gian trên biên bản và thời gian trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
• Nội dung trên biên bản phải thể hiện rõ: Nội dung điều chỉnh, mẫu số, ký hiệu, ngày lập của hoá đơn sai và hoá đơn điều chỉnh. 
• Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử cần có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện 02 bên và đóng dấu doanh nghiệp.
• Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn mà phải lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hoá đơn .
• Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

6. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng với Mobifone Invoice

Đối với các doanh nghiệp sử dụng giải pháp hoá đơn điện tử MobiFone Invoice, điều chỉnh hóa đơn được sử dụng trong trường hợp điều chỉnh sai sót cho hóa đơn tại kỳ báo cáo trước đó và không thể xoá bỏ, thay thế. Dưới đây là hướng dẫn các bước lập biên bản điều chỉnh hoá đơn trên phần mềm MobiFone Invoice:

Điều chỉnh tăng 

• Bước 1: Chọn hoá đơn cần điều chỉnh. Nhấn vào mục “Chức năng” và chọn “Điều chỉnh tăng”.
• Bước 2: Chọn hàng hoá, dịch vụ cần điều chỉnh tăng và chọn “Nhận”.
• Bước 3: Điền số văn bản, lý do điều chỉnh, thông tin số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ cần tăng thêm. Sau đó chọn “Nhận”.
• Bước 4: Hoá đơn điều chỉnh sẽ được lập cùng với biên bản điều chỉnh đi kèm (hoá đơn mới sinh ra ở trạng thái “Điều chỉnh tăng”, hóa đơn cũ ở trạng thái “Bị điều chỉnh”).

Điều chỉnh giảm

• Bước 1: Chọn hoá đơn cần điều chỉnh. Nhấn vào mục “Chức năng” và chọn “Điều chỉnh giảm”.
• Bước 2: Chọn hàng hoá, dịch vụ cần điều chỉnh giảm và chọn “Nhận”.
• Bước 3: Điền số văn bản, lý do điều chỉnh, thông tin số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ cần giảm đi. Sau đó chọn “Nhận”.
• Bước 4: Hoá đơn điều chỉnh sẽ được lập cùng với biên bản điều chỉnh đi kèm (hoá đơn mới sinh ra ở trạng thái “Điều chỉnh giảm”, hóa đơn cũ ở trạng thái “Bị điều chỉnh”).

Điều chỉnh khác

Điều chỉnh khác được sử dụng trong trường hợp điều chỉnh sai sót các thông tin về đơn vị mua hàng, thông tin tên hàng hóa dịch vụ.

• Bước 1: Chọn hoá đơn cần điều chỉnh. Nhấn vào mục “Chức năng” và chọn “Điều chỉnh khác”.
• Bước 2: Điền các thông tin cần điều chỉnh, có thể ghi nội dung chi tiết vào mục tên hàng.
• Bước 3: Hoá đơn điều chỉnh sẽ được lập cùng với biên bản điều chỉnh đi kèm (hoá đơn mới sinh ra ở trạng thái “Điều chỉnh định danh”, hóa đơn cũ ở trạng thái “Bị điều chỉnh”).

Trên đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử mới nhất theo quy định của pháp luật. Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ nắm rõ được các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử để sử dụng đúng biên bản cho các hoạt động kinh doanh. 

Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thông tin về hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, khách hàng hãy liên hệ ngay đến Hotline của MobiFone 0936 110 116 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Có thể bạn chưa biết: 

• Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhanh gọn, đúng pháp luật
• Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản? [Update 2022]
• [CHI TIẾT] Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử